Заявление о предоставлении отпуска

Унифицированная форма данного документа отсутствует. Поэтому заявление составляется в произвольной форме. Способы его оформления могут быть различными:

в одних компаниях практикуют заполнение работником специально разработанного для таких случаев бланка (в том числе утвержденного в составе локального нормативного акта организации — Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале и т. п.);

в других заявление пишется от руки (в том числе с использованием образца для правильного написания текста).

Приказ о предоставлении отпуска

В приказе о предоставлении отпуска указываются:

• * фамилия, имя, отчество работника; структурное подразделение, в котором он работает; его должность (специальность, профессия);
• * период работы, за который предоставляется отпуск;
• * количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• * даты, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• * количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.;
• * даты, на которые предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.;
• * суммарное количество календарных дней, на которые предоставляется отпуск;
• * даты, на которые предоставляется отпуск (в целом).

Оформление приказа о предоставлении отпуска внесением этих сведений не ограничивается. Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.

1. Наименование организации Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в приказе о предоставлении отпуска, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код формы по ОКУД Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Если при подготовке приказов используются справочные правовые системы или электронные системы документооборота, код по ОКУД уже проставлен на бланках приказов.

3. Код организации Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

Часть 2. Содержательная. Это главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.

4. Фамилия, имя, отчество Так как приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается на сотрудника, работающего в компании, то нет необходимости сверять фамилию, имя, отчество с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

При заполнении этой графы приказа нужно учесть, что фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в дательном падеже. (Предоставить отпуск кому? Иванову Ивану Ивановичу.).

5. Табельный номер В приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска должен быть указан табельный номер работника. Такой номер присваивается каждому работнику при приеме на работу, сохраняется за ним в течение всего срока работы у данного работодателя и указывается в большинстве документов по личному составу.

6. Структурное подразделение Рабочий год каждого работника определяется индивидуально, а вот планирование отпусков в графике отпусков осуществляется на календарный год В этой строке приказа о предоставлении отпуска указывается структурное подразделение, в котором работает работник (если он принят на работу в структурное подразделение).

Наименование структурного подразделения указывается в именительном падеже, полностью, в соответствии с принятым в организации внутренним делением (департамент, отдел, группа и т. д.). Если же структурное подразделение не было определено в трудовом договоре, строка приказа «Структурное подразделение» не заполняется.

7. Должность (специальность, профессия) Наименование должности, профессии, специальности работника также записывается без сокращений, в именительном падеже.

8. Период работы, за который предоставляется отпуск Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы в организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (в графике отпусков).

Период работы, за который предоставляется отпуск, еще называют рабочим годом работника, который исчисляется с момента поступления работника на работу и истекает через 12 месяцев работы.

Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

12. Подпись руководителя организации Приказ о предоставлении отпуска должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности уполномоченного лица, его личную подпись и расшифровку подписи.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент) Приказ о предоставлении отпуска работнику.

15. Виза ознакомления работника с приказом Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска под роспись. Срок ознакомления работ ника с приказом о предоставлении отпуска законом не предусмотрен. Очевидно, что ознакомить работника с приказом необходимо до даты начала отпуска.

Хранение приказа Как правило, приказ изготавливается в одном экземпляре и остается на хранении в кадровой службе. В бухгалтерию обычно передаются копии приказа о предоставлении отпуска. Тем более что для расчета сумм, причитающихся работнику для оплаты времени отпуска, кадровая служба и бухгалтерия совместно заполняют записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-60). Однако, если в организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу, в т. ч. и приказы о предоставлении отпуска, изготавливают и подписывают в двух экземплярах.

О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Кроме того, приказы по личному составу хранятся раздельно в зависимости от сроков их хранения.

Уведомление об отпуске

— важный документ, информирующий самого работника о начале оплачиваемого отпуска, который должен состояться каждый год. Работника нужно уведомить о начале оплачиваемого отпуска за 2 недели, но никак не позднее до его начала. Если сотрудник идет в отпуск по своему собственному заявлению, в составлении уведомления нет необходимости. Проводить извещение об оплачиваемом отпуске необходимо персонально каждому сотруднику в письменной форме. Кроме этого, возможно уведомление сотрудников одного отдела о начале и соответствующих датах отпусков под роспись в специальной тетради руководителя подразделения. Если сотрудника не предупредят об отпуске своевременно, то законный отдых от работы можно перенести на другой срок.

Если работник отказывается от ознакомления уведомления об отпуске, нужно составить акт.