Программный комплекс автоматизации аптек «М-АПТЕКА плюс»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Типовые функциональные и обеспечивающие подсистемы АС административно-организационного управления»

по теме: «Программный комплекс автоматизации аптек „М-АПТЕКА плюс“»

Содержание Введение Глава 1. Описание предметной области

1.1 Характеристика и организационная структура компании «АйТиАптека»

1.2 Определение задач подлежащих автоматизации Глава 2. Разработка программного обеспечения «М-АПТЕКА плюс»

2.1 Понятие АСУ «М-АПТЕКА плюс»

2.2 Основные задачи АСУ «М-АПТЕКА плюс»

2.3 АСУ «М-АПТЕКА плюс» на уровне программного обеспечения

2.4 Структура АСУ «М-АПТЕКА плюс»

2.5 Техническое обеспечение АСУ «М-АПТЕКА плюс»

2.6 Программное обеспечение АСУ «М-АПТЕКА плюс»

2.7 АСУ «М-АПТЕКА плюс» ввод данных

2.8 АСУ «М-АПТЕКА плюс» — Просмотр данных Заключение Список используемой литературы

Введение

автоматизация аптека управление В мире компьютерных технологий всё сложнее становиться работать без автоматизации процессов производства. IT технологии упрощают наши жизнь и сейчас мы просто не сможем представить её без них. Что же такое автоматизация? Когда-то и наличие простого калькулятора на предприятии казалось счастьем, а сейчас иногда и компьютера мало. Почему? Потому что нет подходящей программы, потому что возможности компьютера не позволяют быстро и просто выполнить то, что задумано. А иногда компьютера и вовсе нет, а есть только все тот же легендарный калькулятор! Вот тут и возникают вопросы:

Хотите ли Вы облегчить себе задачу? Чего Вы ждете от автоматизации?

Если на первый вопрос вы можете однозначно ответить «да» или «нет», то второй заставит задуматься. Мы же с вами понимаем, что автоматизация это не просто — нажал одну кнопку и все что вы хотите, сделается. Для этого нужно хотя бы определиться — чего именно Вы хотите: автоматизировать процесс продажи? Или было бы хорошо еще и программу для складского учета поставить? И формирование отчетов? И контроль над ценами?

На все эти вопросы целиком или же частично могут ответить автоматизированные системы управления производством, которые заполонили наш рынок.

Глава 1. Описание предметной области

1.1 Характеристика и организационная структура компании «АйТи-Аптека»

Основной вид деятельности предоставление автоматизированного комплекса «М-АПТЕКА плюс». Компания занимается услугой аутсорсинга, то есть — специалиста «на прокат». Если у клиента возникает проблема с техникой или ПО — то специалист компании решает проблему одним из способов: по телефону, удаленно, выезжает на место «поломки». Таким образом — у клиентов (аптек) отпадает необходимость вызывать «срочную техническую помощь» со стороны, так как сотрудники уже будут заранее знать, какое оборудование стоит у клиента и какие проблемы могли возникнуть.

Рисунок 1: Структура предприятия

1.2 Определение задач подлежащих автоматизации На сегодняшний день на обслуживании компании «АйТи-Аптека» находятся более 1000 предприятий фармацевтической отрасли более чем в 250 населенных пунктах России являются нашими клиентами. Высокий уровень обслуживания обеспечивают 25 распределенных технических центров с головным офисом в Новосибирске.

Согласно анализу компании в связи с огромным количеством клиентов было принято решение о создании программного комплекса, который в свою очередь выполнял бы следующие функции и отличался от программ конкурентов, а именно:

1. Удобный в использовании программный продукт

2. Настройка программы под Вашу технологию работы

3. Дополнительные модули и услуги

4. Техническая поддержка

5. Своевременные доработки программы в зависимости от требований современного рынка и пользователя

6. Вложение на годы — программа развивается вместе с Вашим бизнесом

10. Программный комплекс работает с ПО исключительно для аптек.

Глава 2. Разработка программного обеспечения «М-АПТЕКА плюс»

2.1 Понятие АСУ «М-АПТЕКА плюс»

Эта программа автоматизации аптек представляет собой целую систему, позволяющую не только собирать и регистрировать информацию о движении товара, но и оформлять соответствующие документы с момента принятия решения о заказе товара до его реализации.

Система сводит воедино различные элементы управления аптечным предприятием и значительно облегчает работу всем сотрудникам аптеки. Программный комплекс «М-АПТЕКА плюс» реализован по модульной системе, что позволяет каждому пользователю подобрать функционал, необходимый для удобного ведения бизнес-процессов.

Учитывая потребности клиента, компания постоянно совершенствует программу, предлагая новые услуги и дополнительные модули для более продуктивной и удобной работы аптечных учреждений.

2.2 Основные задачи АСУ «М-АПТЕКА плюс»

1. Снижение нагрузки на персонал аптеки

· «Первостольники» затрачивают существенно меньше времени на обслуживание покупателей (вся информация о наличии товара, цене, сроке годности препарата, даже инструкция по применению есть в компьютере). При желании можно даже указывать место хранения препарата — это сократит время поиска необходимого на складе.

· Значительно сокращается время на инвентаризацию (1−2 дня вместо недели), повышается точность отчетности. Исчезает необходимость вручную переписывать все названия/ производителей/ упаковки/количество. За счет технологии штрих-кодирования все происходит в автоматическом режиме.

· Повышается точность составления заявок — за счет автоматического учета товародвижения. Разнообразные отчеты позволят наиболее точно определить потребность в том или ином товаре.

Как правило — в зависимости от пожеланий заказчика — системы автоматизации охватывают довольно большую часть работ, необходимых для функционирования аптеки:

· Склад

· Офис

· Кассу

· Работы с накладными поставщиков

· Заказ товара

· Разнообразные дисконтные программы

· Льготная торговля

· Производство в аптеке

· Выгрузка информации для бухгалтерии, справочных систем

· Забракованные серии лекарственных средств

· Разнообразные справочники

· Аналитические отчеты

2. Экономические выгоды За счет функций управления ценообразованием автоматизация является важным инструментом для повышения прибыли и экономии оборотных средств. Разнообразные отчеты помогут оценивать, учитывать, формировать и постоянно контролировать величину товарного запаса. Анализ продаж позволит определить оптимальную частоту и величину заказа. Таким образом, оптимизировав склад, аптека просто перестанет замораживать средства в товаре, который плохо раскупается. Кроме того — программы для аптек это еще и маркетинговый инструмент. Статистика продаж, разнообразные дисконтные программы, адаптация ассортимента под требования покупателей, даже определение способа выкладки товара на витрины для удобства покупателей — для всего этого можно использовать системы автоматизации. Важно только точно представлять для каких целей будут использоваться те или иные отчеты. Программа автоматизации помогает владельцу аптеки (или сети аптек) оперативно получать достоверную информацию о состоянии бизнеса, а соответственно принимать своевременные решения в зависимости от ситуации.

3. Важнейший инструмент управление продажами и товарным запасом.

Планирование в бизнесе — один из важных инструментов для достижения успеха. Автоматизация дает базу для планирования. Благодаря программе для аптек руководство получает необходимые аналитические отчеты, финансовые показатели. При этом оперативно и точно. Автоматизация максимально снижает влияние человеческого фактора на отчетность. Вполне закономерно, что современные технологии, а точнее — внедрение их в бизнес — требует определенных финансовых и организационных вложений. Тем не менее эти затраты достаточно быстро окупаются. Да и не сопоставимы эти затраты с получаемой возможностью для предприятия успешно функционировать и развиваться в конкурентной среде.

2.3 АСУ «М-АПТЕКА плюс» на уровне программного обеспечения Система автоматизации «М-АПТЕКА плюс» представляет собой оптимальную программу для учета товара в широком смысле. То есть с ее помощью можно осуществлять:

Работу на складе:

· прием и обработка электронных накладных от поставщика

· прием и обработка электронных прайс-листов

· заказ товара (работа со сводным прайс-листом, работа с модулем «Система заказа»)

· частичная и полная инвентаризация

· регистрация приходно-расходных документов (включая различные нестандартные ситуации — переоценки, возвраты поставщику, акты списаний и так далее)

· просмотр состояния склада по различным параметрам (поступления от поставщиков, продажи, дефектура по различным параметрам: сроки годности, оплаты, бракованные серии, состояние конкретного товара или группы товара, от большого к частному и наоборот)

· распределение остатков склада по торговым точкам

· размещение товара при помощи модуля «Места хранения»; печать этикеток и ценников Работу за первым столом:

· быстрая продажа с использованием технологии штрих-кодирования (как внутреннего, так и заводского)

· просмотр состояния склада на любой момент времени (в том числе и остатков по всей сети)

· ввод отказов покупателям

· работа кассового оборудования с реальными остатками в программе

· различные возможности проверки проведенных операций по кассовому оборудованию Обработку информации в офисе:

· работа со справочниками

· обработка прайс-листов и накладных

· формирование заказа для всех аптек сети

· выгрузка данных для бухгалтерии

· различная аналитическая отчетность Для систематизации и управления процессом товародвижения в программе предусмотрена возможность формирования различных справок и отчетов, с возможностью их выгрузки в MS Excel

2.4 Структура АСУ «М-АПТЕКА плюс»

АСУ «М-АПТЕКА плюс» имеет свою функциональную структуру, которая предоставлена ниже.

Рисунок.2 Структура системы Даная система может быть запущена и на отдельно стоявшей машине при условии достаточной мощности.

Первый уровень или уровень аптеки. На этом уровне происходит весь рабочий процесс аптеки, а именно: заказ товара, отпуск товара из аптеки, ведение наличие товара и т. д. В аптеках работает заведующая аптеки и первостольники. Второй уровень или уровень Регионального офиса. На данном уровне происходит сбор информации от всех аптек расположенных на одном регионе. В региональных офисах в основном работает директор региона, бухгалтерия, отдел по работе с договорами. Сделано это для того чтобы централизованно отслеживать работу всех аптек региона, а также заказ медикаментов для аптек. Третий уровень или Уровень головного офиса. На этом уровне происходит хранение информации, которая приходит от всех региональных офисах сети аптек. Из Головного офиса приходят обновления программного продукта для аптек, информация о забракованных сериях, информация на цены медикаментов из ЕС (единого справочника) а так же как централизованное планирование расходов на регионы.

Так же если сеть аптек еще не дошла до своего пика развития, то структура АСУ «М-АПТЕКА плюс» состоит из двух уровней это уровень аптека и уровень регионального офиса, так же есть и одноуровневые системы, так сказать самый начальный уровень, одна аптека.

2.5 Техническое обеспечение АСУ «М-АПТЕКА плюс»

· Рекомендуются компьютеры, оснащенные процессором Intel Pentium/Celeron, AMD Athlon/Duron или совместимым с частотой 1,6 ГГц или более (одно или многопроцессорная система).

· Рекомендуется 512 Мб ОЗУ или более.

· 20 Гб свободного места на жестком диске.

· Сервер.

· Источники бесперебойного питания (ИБП).

Так же система каждую ночь делает резервную копию базы данных за сегодняшний день. В случае пропадания электропитания источники бесперебойного питания (ИБП) обеспечивают работоспособность аппаратуры не менее 15 минут для выполнения корректного закрытия системы и выполнения процедур обеспечивающих сохранность информации.

Надежность хранения информации обеспечивается разграничением прав доступа к программе. Система прав доступа позволяет разрешать доступ пользователей только к тем данным, которые необходимы им для выполнения определенных функций в прикладном решении.

Например, могут быть введены такие наборы прав:

· Администратор;

· Заведующая аптеки;

· Первостольник;

2.6 Программное обеспечение АСУ «М-АПТЕКА плюс»

Системное ПО должно быть лицензионным.

Операционная система Microsoft Windows:

Windows 7

Windows Server 2008

Windows Server 2003

Windows Server 2000

Windows Vista

Windows XP

Windows 2000

Microsoft office 2003;07

СУБДПримечание СУБД Cache`, SMWrap рекомендуется установка пакета обновлений 1 (SP1)

Архитектура x86−64

СУБД Cache`, SMWrap рекомендуется установка пакета обновлений 1 (SP1)

2.7 АСУ «М-АПТЕКА плюс» ввод данных Ввод данных, а именно внедрение автоматизированной системы в аптеку состоит из 4 этапов:

Этап 1 — Обследование и согласование В первую очередь компания узнает, что нужно клиенту. В свободной форме формируются пожелания, требования, вопросы которые клиент планирует решить с помощью автоматизации. Уточняет те новые возможности, которые хотел использовать сразу, а какие планирует внедрять постепенно.

Это является руководством к настройке системы и сдаче проекта в эксплуатацию. После этого клиенту предоставляется лист с описанием, что и когда будет сделано.

Так же клиент предоставляете список необходимого оборудования, который имеется в наличии. Специалисты компании определяют, что из него можно использовать для установки программы автоматизации и сформируют список необходимого к закупке дополнительного оборудования. Здесь же определяется, кто и как будет прокладывать компьютерную сеть, расположение компьютеров и установку сетевого оборудования.

Закупку дополнительного оборудования и прокладку сети клиент может производить самостоятельно или воспользоваться услугами наших специалистов.

Этап 2 — Предварительная подготовка На этом этапе за работу берется Группа сопровождения, которая проводит:

· Настройку программного продукта под клиента.

· Закупку оборудования

· Прокладку сети и установку сетевого оборудования

· Установку настроенного комплекса у себя в офисе и тестирование всего оборудования клиента с устранениями всех нюансов.

Этап 3 — Внедрение на месте После удовлетворительного тестирования оборудования и программного комплекса в офисе, Группа автоматизации выезжает на место установки и в течение первого дня проводится установка и настройка всего оборудования, и проверку всех процедур.

С этого момента можно начинать инвентаризацию. Ее методология тщательно отработана и проверена на многих клиентах. Оптимизирована таким образом, чтобы сократить до минимума время простоя аптека. Если аптека только открывается, то происходит ее наполнение товаром. По ее окончании аптека готова к открытию.

Этап 4 — Индивидуальные настройки и изменения.

По всем вопросам, касающимся дополнительных настроек программы или каких-либо изменений, клиент общается со своим менеджером, который внимательно выслушает пожелания и дальше передаст их Группе автоматизации (или программистам — если требуются дополнительные разработки).

В эти виды работ компания включила те функции, которые, как правило, не очень востребованы у большинства пользователей и не включены в стандартные конфигурации программы (или выходят за ее рамки).

Это:

· Настройка взаимодействия с пакетами бухгалтерских программ (только если не устраивает стандартный вариант, который уже есть)

· Автоматизация производства (установка, запуск, обучение)

· Формирование своей (отличной от стандартных возможностей) накопительной дисконтной схемы.

· Индивидуальная настройка отчетности, не входящей в стандартный пакет. Для информации — в стандартной конфигурации есть более 100 отчетов.

· Обучение технических сотрудников аптечных сетей поддержке и обслуживанию программы

2.8 АСУ «М-АПТЕКА плюс» — Просмотр данных В АСУ «М-АПТЕКА плюс» для удобства работы имеет интуитивно понятный интерфейс. Для запуска программы пользователь должен быть зарегистрирован в системе и иметь определенные права. Главное окно программы и окно авторизации приведено ниже.

Рисунок 3. Авторизация программы В поле «имя» выбираем свое имя, которое было заранее создана под администратором программа (в данном случае это «разработчик»), затем в поле «пароль» вводим заранее известный нам пароль, а нажимаем кнопку «ок».

Рисунок 4. Главное окно программы

Главное окно программы разделено на две частичасто вызываемые задачи и главное меню слева, где расположились все утилиты необходимые для работы. Меню Администратор системы и Конструктор появляются лишь в случае когда в программу зашел разработчик. В этих меню находятся утилиты для настройки программы. Меню Учет товарных запасов открывается только если в систему был выполнен вход под Заведующей аптеки. Данное меню необходимо уже для непосредственной работы с товаром в аптеке. Так же здесь расположены отчеты (их в программе более 100). Это такие отчеты как: отчет кассира, отчет о розничной реализации, отчет от прибыли, отчет о движении товара, бухгалтерский отчет и т. д.

Заключение

Подведем итог: в чем же явная польза от автоматизации? Для предприятия в целом:

1. увеличение товарооборота, а значит и прибыли

2. повышение конкурентоспособности

3. снижение «замораживания капитала» — за счет «правильного» подбора номенклатуры (товара)

4. максимальное сокращение времени от поступления товара в аптеку до выкладки на полки (в том числе и для новых аптек — как правило в автоматизированной аптеке на заполнение товаром уходит 3−4 дня вместо двух недель в аптеках без автоматизации) Для руководства

1. контроль показателей работы предприятия

2. получение консолидированных отчетов по всем аптекам сети

3. исключение «торговли из-под прилавка» и завышенных скидок «своим»

4. создание единого информационного пространства для всех аптек сети

5. единый формат работы всех аптек Для сотрудников

1. сокращение временных затрат и повышение точности при выполнении рутинных, но необходимых операций с большими объемами информации.

2. высвобождение времени для общения с покупателями

3. быстрое обслуживание покупателей

4. быстрый и удобный доступ к справочной информации

5. возможность разработки эффективной системы мотивации труда Что получат покупатели?

1. быстрое обслуживание

2. возможность купить именно то, что нужно

3. всевозможные дисконтные программы

4. интересующую информацию по необходимому препарату Согласившись на автоматизацию, создается прочный фундамент для дальнейшего успешного развития всего предприятия.

Список используемой литературы

1. М. М. Кузнецов Автоматизация производственных процессов. Москва

«Высшая школа» 1978 г.

2. Ж. А. Мрочек Основы технологии автоматизированного производства. Минск. УП «Технопринт» 2003 г.

3. http://www.ecopharmacia.ru/

4. http://itapteka.ru/

5. Беляев, А. А. Системология / А. А. Беляев, Э. М. Коротков — М.: ИНФРА-М, 2000. — 320с.

6. Коротков, Э. М. Исследование систем управления/ Э. М. Коротков — М.: Издательско-консалтинговая компания «ДеКА», 2000. — 234с.

7. Системный анализ в экономике и организации производства/ Валуев С. А., Волкова В. Н., Игнатьева А. В. и др. — Спб.: Политехника, 1999. — 365с.

8.Уемов, А. И. Системный подход и общая теория систем/ А. И. Уемов — М., 1998. — 324с.

9.Мыльник, В. В. Исследование систем управления / В. В. Мыльник, Б. П. Титаренко, В. А. Волочиенко — М., 2006.-209с.