Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами

• 1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о N 7 за каждый месяц.
• 2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (ж/о N 7) и данных Главной книги за каждый месяц.
• 3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по ж/о N 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о N 1.
• 4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о N 7 и ж/о N 1, данным за отчетный период по форме N 4 приложения к балансу.
• 5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91, и т. п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
• 6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
• 7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о N 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами Аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» .

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям N 6 — 18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами, на которые необходимо обратить внимание аудитору.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны [8]:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории РФ и за границу;

представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами.

Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом [4]:

• 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
• 1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
• 1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• 1.3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
• 1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• 1.5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
• 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
• 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; ревизия аудиторский доказательство подотчетный
• 2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
• 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• 2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
• 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
• 3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• 3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
• 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:
• 4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• 4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
• 5. Нарушения порядка учета представительских расходов:
• 5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
• 5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
• 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
• 6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• 6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• 6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами. Методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл.1).

По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

• 1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
• 2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;
• 3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются. Следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
• 4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом;
• 5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;

Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами.

Таблица 1 Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

• 6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;
• 7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;
• 8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится,.

то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.