Методы кодирования экономической информации

Обработка экономических задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитампризнака.

информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования (это специализированные средства формализованного описания), позволяющих представить экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники, и в форме, удобной для восприятия человеком.

Классификация и кодирование — неотъемлемые части процесса перевода разнообразной экономической информации с естественного языка на формализованный язык ЭВМ. В отличие от людей, ЭВМ воспринимают и обрабатывают информацию в исключительно закодированном виде.

Классификация экономической информации.

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация — это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация — это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной.

По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация — за пределами объекта.

Порядковая система кодирования заменяет перечень предметов или понятий порядковыми номерами.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

Первичная информация — это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация — это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация — это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация — это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т. д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т. п.

Постоянная (условно-постоянная) информация — это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

• · постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т. п.;
• · постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;
• · постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления экономическая информация разделяется на: планово-учетную, нормативно-справочную, отчетно-статистическую информацию.

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации и т. д.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению фирмой, В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского у чета, финансового учета. Например, учетной информацией являются: количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), заработная плата рабочего за изготовление детали (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовления изделия (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообразный вид информации. Достаточно отметить, что в общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная информация составляет 50−60%.

Примерами нормативно-справочной информации могут служить: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделия в целом; стоимостные нормативы (расценки тарифы, цены); справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т. д.

В фирме количество нормативов может достигать нескольких миллионов, а объем нормативно-справочной информации — сотен мегабайт.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т. д., например годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Серийная система кодирования применяется для кодирования сложных номенклатур. В каждой группе кодируемых объектов выделяют определенную серию номеров с определенным запасом свободных (зарезервированных) номеров.

Серийно-порядковая система кодирования является сочетанием предыдущих систем. Ее обычно применяют для кодирования изделий и т. п.

Позиционная система кодирования требует, чтобы при предварительной классификации объектов выделялись определенные признаки, за которыми закрепляется соответствующее количество разрядов в кодовом обозначении.

Структура кода может включать класс объектов, подкласс, группу объектов (в пределах определенного подкласса), подгруппу, вид (в пределах подгруппы) и код самого объекта. Для простых случаев в структуру кода может входить только код самого объекта.

После установления структуры кода каждому понятию присваивают число. Затем составляют списки классов, подклассов, групп, подгрупп, видов и предметов (изделий и т. п.). Такие списки называются классификаторы.

Комплекс взаимоувязанных классификаторов техникоэкономической информации, приспособленных для непосредственной обработки средствами вычислительной техники, представляет собой часть информационного обеспечения ИС.

Классификатор технико-экономической информации представляет собой документ (книгу, комплект таблиц, компьютерный файл и т. п.), отображающий закон разбиения множества объектов на классы, подклассы, группы, подгруппы и содержащий код тех понятий, которые входят в номенклатуру данного классификатора.

Структуру классификаторов разрабатывают с учетом следующих рекомендаций:

• * возможности расширения кодируемого множества объектов без нарушения системы кодирования;
• * обеспечения максимальной автоматизации процессов сбора, обработки, хранения и выдачи информации;
• * систем классификации и кодирования информации, действующих в разных органах управления;
• * возможности агрегирования информации по определенным категориям.

В процессе разработки классификаторов всю информацию, циркулирующую в системе, изучают и анализируют для выявления множества понятий (слов, фраз, названий предметов и т. п.), для которых возникает задача создания классификатора. Множество понятий, в свою очередь, разбивают на определенное число классифицируемых множеств, для которых установлены правила классификации элементов и методы их кодирования.

Практически при создании информационной базы на машинных носителях и распечатке выходных форм наименования видов материалов, продукции, единиц измерения и т. п. целесообразно сокращать для уменьшения расхода внешней памяти ЭВМ и объема выходных документов. Такие классификаторы с использованием сокращенных наименований отдельных позиций называются словарями.

Структуру словарей разрабатывают с учетом требований к размещению информации в выходных формах; удобства ввода в ЭВМ; возможности выборки отдельных реквизитов словаря; необходимости расширения словарных позиций.

При разработке системы кодирования по любому множеству объектов применяется системный подход. Систему кодирования, длину и структуру кода рекомендуется выбирать так, чтобы обеспечить решение всего комплекса задач. Это означает, что система кодирования должна обеспечивать возможность включения в классификатор всех объектов данного множества (всех возможных значений данного реквизита) в разрезе системы, а не только отдельных ее частей (подсистем).

«Правильная» система кодирования должна обеспечивать присвоение каждому элементу заданного множества уникального кодового обозначения — т.о., исключаются разночтения. Для этого признаки сходства (различия) элементов множества необходимо выбирать так, чтобы они были присущи всем элементам множества.

Признаки, которые не идентифицируют объект, а лишь характеризуют его с различных точек зрения, не включаются в систему кодирования данного множества, а кодируются как объекты другого множества. Также не допускается включение в систему кодирования признаков, которые относятся не ко всем элементам данного множества.

Алфавит кода для всех кодируемых множеств должен быть одинаковый — цифровой, буквенный или буквенно-цифровой. При выборе системы кодирования, структуры и длины кода необходимо резервировать не менее 25% емкости классификатора для кодирования новых элементов множества.

В зависимости от характера множества объектов классификаторы можно разрабатывать по различным формам. Простейшая форма классификатора содержит 2 реквизита: наименование объекта и его кодовое обозначение. Составленные перечни объектов классификации проверяют на полноту, качество и соответствие записей стандартам и другим руководящим материалам. После составления перечней всем позициям номенклатуры присваивают полные кодовые обозначения. Позиции классификаторов записывают в порядке возрастания числовых значений кодов, определяется компоновка текста в соответствии с классификационной группировкой.

Методы классификации экономической информации.

В классификаторах применяется два метода классификации: иерархический и фасетный. Выбор между этими двумя методами зависит от особенностей конкретной предметной области.

Существуют следующие требования для выбранной системы классификации:

• *достаточная емкость и необходимая полнота, которые гарантируют охват всех объектов классификации в заданных границах;
• *оправданная глубина;
• *обеспечение возможности решения комплекса задач различного уровня; возможность расширения множества классифицируемых объектов и внесения необходимых изменений в структуры классификации;
• * обеспечение возможности сопряжения с другими классификациями однородных объектов;
• * обеспечение простоты ведения классификатора.

Иерархический метод классификации Под Иерархическим методом классификации понимается метод, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества, постепенно конкретизируя объект классификации. При этом основанием деления служит некоторый выбранный признак. Совокупность получившихся группировок при этом образует иерархическую древовидную структуру в виде ветвящегося графа, узлами которого являются группировки.

Выбор последовательности признаков зависит, прежде всего, от характера информации. При построении классификации выбор последовательности признаков зависит от вероятности обращения к тому или иному признаку. При этом наиболее вероятным обращениям должны соответствовать высшие уровни классификации.

Требования к классификатору, построенному на иерархическом методе классификации: Классификационные группировки, расположенные на одной ступени классификатора, не должны пересекаться, то есть не должны включать в себя аналогичных понятий. На каждой ступени классификатора для разделения вышестоящей группировки должен использоваться только один признак. Сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов; не должна оставаться часть объектов, не вошедших в состав классификационной группировки.

Основными преимуществами иерархического метода является большая информационная емкость, традиционность и привычность применения, возможность создания для объектов классификации мнемонических кодов, несущих смысловую нагрузку.

Значительным недостатком иерархической классификации является слабая гибкость структуры, обусловленная фиксированным основанием деления и заранее установленным порядком следования, не допускающим включение новых объектов и классификационных группировок. Таким образом, при изменении состава объектов классификации и характеристик с помощью классификационных задач, требуется коренная переработка всей классификационной схемы.

Фасетный метод классификации Фасетный метод классификации подразумевает параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом не предполагается жёсткой классификационной структуры и заранее построенных конечных группировок. Классификационные группировки образуются путем комбинации значений, взятых из соответствующих фасетов. Последовательность расположения фасетов при образовании классификационной группировки задается фасетной формулой. Количество фасетных формул определяется возможными сочетаниями признаков.

К классификатору, построенному на фасетном методе классификации, предъявляются следующие требования:

Должен соблюдаться принцип непересекаемости фасета, то есть состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же класса;

В состав классификатора должны быть включены только такие фасеты и признаки, которые необходимы для решения конкретных задач.

Основным преимуществом классификации с использованием фасетного метода является гибкость структуры ее построения. Изменения в любом из фасетов не оказывают существенного влияния на все остальные. Большая гибкость обуславливает хорошую приспособляемость классификации к меняющемуся характеру решаемых задач, для которых она создается. При фасетной классификации появляется возможность агрегации объектов и осуществления информационного поиска по любому сочетанию фасетов. двоичный кодирование текстовый компьютер Недостатками фасетного метода классификации являются неполное использование емкости, нетрадиционность и иногда сложность применения.