Разработка управленческого решения по методу «ФСА»

Функционально-стоимостной анализ деятельности административной комиссии города Кургана направлен на поиск путей совершенствования и снижения затрат на управление на основе выбора экономических способов осуществления функций с целью повышения эффективности.

Функционально-стоимостной анализ включает следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский и рекомендательный. Основной целью функционально-стоимостного анализа является устранение ненужных функций, которые не содействуют выполнению основного назначения и представляют резерв для снижения относительной стоимости выполнения совокупности управленческих функций. Объект функционально-стоимостного анализа — деятельность административной комиссии города Кургана. Главной функцией администрации города Кургана является рассмотрение и пресечение административных правонарушений в различных сферах жизнедеятельности города. Согласно положению об административной комиссии города Кургана ее функциями являются:

• 1. организация работы административной комиссии:
• 1.1 планирование деятельности административной комиссии;
• 1.2 организация деятельности административной комиссии;
• 1.3 установление сроков заседания комиссии;
• 1.4 определение состава членов комиссии.
• 2. работа административной комиссии:
• 2.1 проведение заседаний административной комиссии;
• 2.2 рассмотрение дел об административных нарушениях;
• 2.3 вынесение постановления по результатам рассмотрения дел об административных нарушениях;
• 2.4 консультирование лиц, совершивших административное правонарушение.
• 3. делопроизводство:
• 3.1 подготовка материалов об административных правонарушениях;
• 3.2 ведение и оформление протокола заседания административной комиссии;
• 3.3 подготовка и формирование постановлений, определений, представлений, вынесенных административной комиссией.

В целях облегчения анализа и оценки функций исследуемого объекта на рисунке 2 представлена функциональная модель взаимосвязи и взаимозависимости функций. Для определения степени относительной значимости функций по управлению используется экспертная группа специалистов Департамента развития городского хозяйства Администрации города Кургана. В целях снижения субъективного фактора ряды проверяются по критерию поля допуска значений:

Где:

К — коэффициент устойчивости экспертного ряда;

Зmax — максимальная значимость в экспертном ряду;

Зmin — минимальная значимость в экспертном ряду.

Расчет коэффициента устойчивости экспертного ряда для основных и вспомогательных функций приведен в таблицах 1 и 2 соответственно.

Таблица 1. — Сводная матрица парных сравнений для основных функций административной комиссии города Кургана:

С целью ранжирования функций используется метод попарных сравнений. Каждый член экспертной группы заполняет матрицу для функций следующим образом: при сравнении двух функций цифра «2» присваивается более важной функции и «0» — другой функции. При невозможности отдать предпочтение одной из функций каждая из них получает по «1». На основе матриц парных сравнений составлена сводная матрица.

Таблица 2. — Сводная матрица парных сравнений для вспомогательных функций административной комиссии города Кургана:

Рисунок 2. — Функциональная модель:

Далее коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивается с нормативным значением этого коэффициента (Кн), который равен 2. Как видно из таблиц все рассчитанные коэффициенты меньше нормативного значения, следовательно, мнения экспертов является согласованным.

Необходимо рассчитать затраты на выполнение основных и вспомогательных функций административной комиссии города Кургана.

При расчете относительных затрат на выполнение функции учитывается фонд оплаты труда с единым социальным налогом и расходы на содержание и эксплуатацию всей вычислительной техники и офисной компьютерной техники (ее амортизацию), что составляет 95% всех затрат на выполнение функций административной комиссии города Кургана. Остальные 5% приходятся на расходные материалы для офисной техники, канцелярские принадлежности и расходы, связанные с обеспечением коммуникационной системы взаимодействия административной комиссии.

Месячный фонд рабочего времени составляет в среднем 176 часов, тогда годовой фонд рабочего времени составит 2112 часов.

Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяет выявить распределение стоимостей по функциям и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления. В состав административной комиссии входят 2 специалиста: ведущий специалист, делопроизводитель.

Годовой фонд оплаты составляет 374 976 руб. (таблица 3). Таким образом, один час рабочего времени стоит 177,55 руб.

Таблица 3. — Расчет ежемесячного фонда оплаты труда сотрудников кадровой службы:

В состав оргтехники, непосредственно используемой сотрудником для выполнения своих функций, входят: 2 компьютера — 44 000 руб., 1 принтер — 8000 руб., 2 телефон — 1200 руб. и факс — 2500 руб.

Таким образом, стоимость оргтехники равна 55 700 рублей. Рассчитаем ежегодный размер амортизации данной оргтехники, учитывая, что срок ее службы составляет 10 лет — до 5570 руб.

95% годовых затрат на выполнение функций административной комиссии составляет 380 546 рублей, а остальные 5% составляют 20 028 рублей. Тогда общие затраты на выполнение функций составляют 400 574 рублей. Затраты на выполнение функций административной комиссии неодинаковы, их распределение представлено в таблице 4.

Таблица 4. — Расчет затрат на выполнение основных и вспомогательных функций административной комиссии:

На основе полученных данных построим функционально-стоимостные диаграммы для основных и вспомогательных функций (Рисунок 3 и 4).

Рисунок 3. — Диаграмма соотношения значимости основных функций административной комиссии и затрат на их осуществление:

Рисунок 4. — Диаграмма соотношения значимости вспомогательных функций административной комиссии и затрат на их осуществление:

На творческом этапе функционально стоимостного анализа определяются методы поиска идей и активизации управленческого процесса, выдвигаются идеи относительно способов оптимальной организации осуществления управленческих функций. На основании предложенных идей формулируются варианты осуществления функций, приводится оценка и предварительно отбираются наиболее целесообразные и реальные варианты выполнения функций управления.

Анализ соотношения относительной значимости функций исследуемой административной комиссии Администрации города Кургана к относительной стоимости их реализации дает возможность сделать соответствующие выводы.

Рисунок 3 показывает, что больше всего расходуется средств на выполнение основной функции № 3 (делопроизводство) от общего объема затрат на осуществление всех функций, при том, что значимость данной функции минимальная (0,17 и 0,66 соответственно).

При этом разница между относительной значимостью и стоимостью функции № 3 составляет практически 4 раза.

Поэтому необходимо проанализировать составляющие стоимости выполнения функций и выявить возможности рационализации процесса выполнения функций для экономии фонда рабочего времени сотрудников аппарата, а, следовательно, и финансовых ресурсов на осуществление этих функций.

Относительная стоимость функций № 1, 2 (организация работы административной комиссии, работа административной комиссии) меньше их относительной значимости в 2,9 и 2 раза соответственно.

Это говорит о том, что сэкономленные на выполнение функций № 1, 2 средства расходуются на функцию № 3, то есть на ту функцию, где требуется больше затрат.

При рассмотрении вспомогательных функций видно, что распределение затрат на их осуществление является почти равномерным. Небольшие отклонения наблюдаются во вспомогательных функциях в рамках основной функции № 3 (делопроизводство).

В рамках функции № 3 самой несбалансированной является функция № 3.3 и 3.4 (подготовка и оформление постановлений, определений, представлений, оформление почтовой документации), значимость которых невелика, а затраты на выполнение очень большие (0,13 против 0,48 и 0,19 против 0,23 соответственно).

Таблица 5. — Изменение трудоемкости выполнения функций в результате проведения ФСА:

В ходе функционально-стоимостного анализа выявлен дисбаланс между стоимостью и значимостью функций, что отражает некоторую неэффективность работы специалистов административной комиссии города Кургана, т. к., стоимость в большей степени отражает затраты времени на выполнение функции. Такое несоответствие можно исключить способами:

• 1. снижение времени, а, значит, и затрат на выполнение функции делопроизводство можно сократить, путем введение программы автоматического заполнения постановлений, определений, представлений, что позволит увеличить скорость выполнения вспомогательной функций;
• 2. снижение времени, а, значит, и затрат на выполнение функции делопроизводство можно сократить, путем более эффективного использования базы данных. Тем более, что в настоящее время осуществляется реформирование статистики и перевод ее на международные нормы и стандарты.

Внедряются автоматизированные банки данных, унифицированные формы статистической отчетности.

Это позволит увеличить скорость выполнения вспомогательной функции (№ 3.4 — оформление почтовой документации) почти в 2 раза, а значит снизить на 50% затраты на их выполнение. С учетом приведенных выше данных можно сказать, что реализация предложенных мероприятий будет способствовать снижению затрат на реализацию функций.