Порядок оформления первичных документов при выдаче денежных средств в подотчет

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как краткосрочная дебиторская задолженность работников связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

авансовые отчет;

Приказ об учетной политике;

приказы о направлении сотрудников в командировки;

командировочные удостоверения;

копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов;

оправдательные первичные документы.

Подотчетными суммами называются авансы, выданные работникам предприятия из кассы на хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Денежные средства выдаются из кассы. В учетной политике предприятия в обязательном порядке должен быть учтен порядок учета наличности в кассе.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее — РКО) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного ордера. Документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, его заменяющим, главным бухгалтером, кассиром.

Выдача наличных денег из кассы в подотчет производится на основании распоряжения руководителя предприятия, которое может быть как в устной, так и в письменной форме.

Наиболее часто выдаются денежные средства подотчетным лицам на оплату услуг работ поставщиков, приобретение товарно-материальных ценностей на рынке и в магазинах, командировочные расходы.

Сроки представления подтверждающих документов по подотчетным суммам должны быть предусмотрены в учетной политике исходя из специфики работы предприятия, и обычно крайний срок представления авансовых отчетов по сумам, выданным на хозяйственные расходы, командировочные расходы, или возврат неиспользованных сумм ограничивается одним месяцем.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается приказе руководства предприятия.

По результатам выполнения задания работник представляет авансовый отчет о фактических расходах денежных средств. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: сче…

перечень первичных документов, которые должны представляться подотчетными лицами для подтверждения израсходованных сумм. Кроме перечня документов, желательно указать реквизиты, которые должны присутствовать в этих документах, перечень бухгалтерских документов для регистрации операций в бухгалтерском учете, перечень лиц, санкционирующих в авансовых отчетах целесообразность произведенных расходов, сроки и порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами.

Все лица, уполномоченные производить оплату товаров (работ, услуг) за наличные деньги, должны быть ознакомлены с установленными правилами на предприятии. При соблюдении всех предписанных процедур система контроля будет работать эффективно.

Особое внимание следует обратить на сроки представления авансовых отчетов. На предприятии должно быть регламентировано и строго соблюдаться правило: не выдавать денежные средства в подотчет, если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным авансам. При утверждении руководством действий в случае несоблюдения этого правила и предварительного ознакомления с ним подотчетных лиц, предприятие имеет право действовать по предписанным процедурам: удержать из заработной платы работника или потребовать внесение остатка подотчетной суммы в кассу.

Если руководитель принимает решение о списании суммы долга с работника и подтверждает свое решение приказом, то списанный долг в соответствии со ст. 151 Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» будет являться доходом работника в виде материальной выгоды и облагаться у источника выплаты.

При взаимоотношениях с поставщиками могут возникать различные проблемы. Главная из них — непредставление всех необходимых документов для отражения операций в бухгалтерском учете.

Согласно ст. 546 Налогового кодекса па территории Республики Казахстан денежные расчеты с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (далее — ККМ) с фискальной памятью и выдачей контрольного чека потребителю. Данное требование не распространяется на:

1. Индивидуальных предпринимателей (кроме реализующих подакцизные товары):

осуществляющих деятельность на основе разового талона или патента в рамках специального налогового режима для субъектов малого бизнеса, если с момента государственной регистрации налогоплательщика в качестве индивидуального предпринимателя, ранее не получившего свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, не истекло шести месяцев,.

¦ осуществляющих деятельность в рамках специального налогового режима для крестьянских (фермерских) хозяйств.

• 2. Налогоплательщиков в части оказания услуг населению с выдачей квитанций, билетов, талонов, знаков почтовой оплаты или других, приравненных к чекам, документов строгой отчетности по формам, утвержденных уполномоченным органом (Министерством финансов РК).
• 3. Адвокатов.

Если поставщик товаров (работ, услуг) относится к организациям, для которых обязательно применение ККМ, то покупателю должны быть предоставлены следующие документы: фискальный чек, счет-фактура, накладная (на товары). Непредставление фискального чека влечет за собой административную ответственность продавца (ст. 215 Кодекса РК «Об административных нарушениях»).

В случае, если продавец обязан проводить расчеты с применением ККМ, но в момент сделки отсутствует электроэнергия либо ККМ испорчена, допускается выдача товарного чека с указанием перечня товаров, количества, ценой за единицу, общей стоимостью по каждому товару и по покупке в целом.

В соответствии с п. 2 ст. 92 Налогового кодекса вычеты налогоплательщиком производятся при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением дохода.

Согласно ст. 66 Налогового кодекса учетная документация представляет собой первичные документы, регистры бухгалтерского учета и иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения.

Согласно Закону РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (с изменениями и дополнениями) первичные документы как на бумажных, так на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным Банком РК, разрабатываются предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы),.

дату составления, наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которого составлен документ, содержание операции или события, единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении),.

наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) правильность ее (его) оформления.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операций, событий.

Таким документом может служить акт закупа, содержащий все необходимые реквизиты и сведения.

Согласно п. 2 ст. 369 Налогового кодекса расчеты с бюджетом по реализации на рынках (за исключением реализации в киосках, стационарных помещениях (стационарных типовых отделах) на территории рынков по договорам аренды) производятся только по специальному налоговому режиму для субъектов малого бизнеса на основе разового талона в порядке, установленном ст. 373 Налогового кодекса, кроме лиц, определенных п. 1 ст. 392 настоящего Кодекса.

При этом на лиц, осуществляющих расчеты с бюджетом по реализации на рынках, не распространяются положения ст. 370, 371 и 379 Налогового кодекса. Специальный налоговый режим на основе разового талона применяют физические лица, деятельность которых носит эпизодический характер, а также лица, определенные п. 2 ст. 369 Налогового кодекса.

К предпринимательской деятельности, носящей эпизодический характер, относится деятельность, в общей сложности не превышающая 90 дней в календарном году, за исключением деятельности, осуществляемой на основе заключенных с налоговыми агентами договоров.

Согласно п. 2 ст. 368 Налогового кодекса разовый талон — документ, удостоверяющий право применения специального налогового режима и подтверждающий факт расчета с бюджетом по индивидуальному подоходному налогу, за исключением индивидуального подоходного налога, удерживаемого у источника выплаты.

Форма закупочного акта не является эталоном, важно что в ней имеются все необходимые реквизиты.

В случае закупа товаров у индивидуального предпринимателя необходимо указать помер и серию свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, а также в момент совершения сделки проверить наличие документа, подтверждающего соответствие вида и срока действия документа, дающего право на осуществление торгово-закупочной деятельности (патент, упрощенная декларация, общеустановленный режим — копии желательно приложить).

В соответствие со ст. 163 Налогового кодекса налогооблагаемый доход индивидуального предпринимателя относится к доходам, не облагаемым у источника выплаты, т. е. при наличии у предпринимателя вышеперечисленных документов, удержание индивидуального подоходного налога не производится.

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в приобретении канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и других мелких покупок, оплата за которые, как правило, производится наличными денежными средствами. Для этих целей работнику предприятия выдаются необходимые денежные суммы в подотчет.

Приобретая товары (работы, услуги) у юридических лиц, подотчетные лица должны представить к авансовому отчету следующие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы за наличный расчет:

фискальный чек ККМ, счет-фактуру, накладную (товарный чек) на товары.

Оформление счета-фактуры должно соответствовать требованиям ст. 242 Налогового кодекса, что дает право покупателю отнести сумму НДС в зачет.

Согласно п. 8 ст. 242 Налогового кодекса счет-фактура не требуется в следующих случаях:

осуществления расчетов за предоставленные коммунальные услуги, услуги связи населению через банки с применением первичных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета;

оформления перевозки пассажиров проездными билетами;

в случае реализации товаров (работ, услуг) с применением ККМ с фискальной памятью и выдачей контрольного чека;

4) при предоставлении товаров (работ, услуг), освобождаемых от НДС.

В соответствии с п. 7 ст. 235 Налогового кодекса в случае приобретения товаров (работ, услуг) с применением ККМ с фискальной памятью и выдачей контрольного чека, суммой НДС, относимого в зачет, является сумма налога, указанная в чеке ККМ.

Однако необходимо обратить внимание на следующий аспект: в соответствии с п. 20 «Правил применения ККМ с фискальной памятью» (Постановление Правительства РК от 18.04.2002 г. № 449) контрольный чек, в котором указан НДС, должен дополнительно (кроме указанной в п. 19 Правил) содержать следующую информацию:

серию и номер свидетельства о постановке на учет по НДС, наименование товара (работ, услуг),.

сумму НДС.

Приобретение товаров юридическими лицами у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, на практике осуществляется не часто, однако, имеет место. Рассмотрим порядок оформления документов и особенности налогообложения в данном случае.

Подотчетные лица, представляя авансовый отчет в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах, должны приложить закупочный акт, содержащий все необходимые реквизиты, предусмотренные Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», а именно:

наименование документа (формы),.

дату составления, Ф.И.О. физического лица, его РНН, адрес проживания, содержание операции или события, единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении),.

наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления.

Закупочный акт составляется в произвольной форме, утвержденной на предприятии.

В соответствии со ст. 154 Налогового кодекса к доходу от разовых выплат относятся доход налогоплательщиков по заключенным налоговыми агентами в соответствии с законодательством Республики Казахстан договорам гражданско-правового характера, а также другие разовые выплаты физическим лицам, за исключением:

выплат индивидуальным предпринимателям, частным нотариусам и адвокатам по доходам, связанным с их деятельностью, а также выплат физическим лицам по доходам, связанным с осуществлением деятельности с применением специального налогового режима на основе разового талона;

выплат физическим лицам за приобретенные у них недвижимое имущество, механические транспортные средства и прицепы, подлежащие государственной регистрации.

Доходы, выплачиваемые физическому лицу за приобретенные (не на рынке) ТМЦ, относятся к другим разовым выплатам и подлежат обложению индивидуальным подоходным налогом по ставке 10% (п. 1 ст. 145 Налогового кодекса). Удержание подоходного налога с физических лиц у источника выплаты обязаны производить налоговые агенты-предприятия.