Мероприятия по связям с общественностью

Для достижения поставленных целей и задач пресс-служба в конце июля организовывает пресс-центр, в котором проходят аккредитацию представители СМИ. Во время аккредитации журналисты получают одновременно и допуск на специальные события, проводимые пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон» для омских СМИ. Первым таким событием становится «Пресс-конференция организаторов марафона», которая проводится за 5 дней до соревнования. В ее рамках вниманию представителей средств массовой информации предлагается концепция, программа мероприятий и ключевые особенности предстоящего марафона. Вторая пресс-конференция («Пресс-конференция ведущих легкоатлетов России и почетных гостей марафона») проводится накануне соревнования (5−6 августа) и носит анонсирующий характер. На эту пресс-конференцию приглашаются представители органов государственной власти (регионального и муниципального уровней), непосредственные организаторы и спонсоры. Также в пресс-конференции принимают участие ведущие легкоатлеты РФ и зарубежных стран, претендующие на победу и призовые места в марафоне. Третья пресс-конференция проводится непосредственно в день проведения Сибирского международного марафона. Основная тема мероприятия — подведение предварительных итогов марафона, интервью с абсолютными победителями среди мужчин и среди женщин.

Организация пресс-конференций — одна из основных задач любой пресс-службы. Пресс-конференция — это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом событииЧумиков А. Н. Связи с общественностью: Учебное пособие. — 3-е изд. — М.: Дело, 2001. Работа пресс-службы Сибирского международного марафона по организации пресс-конференций сводится к определенной последовательности действий согласно утвержденному плану.

Примерный функциональный план подготовки и проведения пресс-конференций Сибирского международного марафона.

• 1. Работа со СМИ
• 1.1 Подготовка к аккредитации
• 1.1.1. Заблаговременное информирование СМИ об аккредитации и правилах ее проведения (обзвон по базе данных).
• 1.1.2. Сбор заявок СМИ на аккредитацию.
• 1.1.3. Подготовка удостоверений (бейджей).
• 1.1.4. Подготовка пропусков для автотранспорта
• 1.2 Подготовка к пресс-конференции
• 1.2.1. Согласование сценарного плана с ведущим.
• 1.2.2. Подготовка пресс-папки.
• 1.2.3. Подготовка пресс-релиза.
• 1.2.4. Рассылка приглашений по базе данных СМИ при помощи электронной почты или факса за 4−5 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении указываются тема пресс-конференции; дата, время и место проведения; участники (в порядке значимости). В завершение — информация о фуршете для журналистов, если он будет проводиться.
• 1.2.5. Выкладка информации о проведении пресс-конференции на сайт СММ (раздел «Пресс-центр»).
• 1.2.6. Контрольный обзвон СМИ за день до проведения пресс-конференции.
• 1.2.7. Комплектование пресс-пакетов.
• 1.3 Пресс-конференция и аккредитация
• 1.3.1. Встреча и сопровождение журналистов до конференц-зала.
• 1.3.2. Регистрация СМИ (наименование СМИ, сбор информации о творческих планах в освещении СММ, предполагаемый формат материала, хронометраж/объем, дата и время выхода в эфир и т. п.).
• 1.3.3. Выдача пресс-пакетов (пресс-папка, пресс-релиз организаторов, удостоверение (бейдж), пропуск на автотранспорт (для центральных каналов и информационных партнеров СММ), пресс-релизы спонсоров, промо-материалы спонсоров, подарки от участников пресс-конференции и т. д.).
• 2. Работа с участниками
• 2.1 Информирование о пресс-конференции, предоставление сценарного плана.
• 2.2 Работа с участниками (рекомендации по выступлению со стороны организаторов, учет пожеланий участников).
• 2.3 Работа со спонсорами (комплектование пресс-пакетов: пресс-релизы, промо-материалы, подарки для журналистов, пакеты и т. д.; участие в организации фуршета).
• 3. Организация
• 3.1 Подготовка к пресс-конференции
• 3.1.1. Техническое обеспечение пресс-конференции (микрофоны, диктофоны, видеопроектор, компьютер, экран и т. д.). Своевременный поиск и подготовка.
• 3.1.2. Подготовка табличек участников (контроль правильности наименования компании, должности и Ф.И.О. участников).
• 3.1.3. Подготовка банера (задник).
• 3.2 Подготовка к фуршету
• 3.2.1. Определение места проведения.
• 3.2.2. Аренда.
• 3.2.3. Согласование меню.
• 3.3 Оформление конференц-зала
• 3.3.1. Развешивание по зданию табличек с указанием места проведения пресс-конференции.
• 3.3.2. Развешивание банеров спонсоров.
• 3.3.3. Установка и настройка аппаратуры.
• 3.3.4. Оформление стола президиума (таблички участников, блокноты и ручки, мин. вода и стаканы).
• 3.3.5. Подготовка стола аккредитации.

Помимо пресс-конференций пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон» устраивает дополнительные внеплановые акции по связям с общественностью по продвижению мероприятия: например, публичная встреча организаторов Сибирского международного марафона с потенциальными участниками, проводившаяся в период подготовки XV Сибирского международного марафона. В рамках этой встречи были проведены благотворительные акции, направленные на привлечение детей, воспитанников детских домов города Омска и Омской области, Омского кадетского корпуса, к занятиям оздоровительным бегом. По итогам публичных встреч каждому воспитаннику были вручены бесплатные пакеты участника, включающие в себя памятную футболку и набор сувенирной атрибутики.

Разновидностью плановых мероприятий по связям с общественностью, проводимых пресс-службой в рамках информационно-рекламной кампании СММ, являются выставки. Так, в июле 2004 года, во время подготовки XV Сибирского международного марафона, была организована выставка художественных произведений участницы марафона с ограниченными физическими возможностями Александры Ивановой. Ежегодно в дни регистрации участников в павильоне выставочного сквера «Флора» проводится выставка-ярмарка «Спорт. Здоровье. Отдых». Задача пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» на данном этапе сводится к адекватному освещению этих событий, использованию их в качестве информационного повода для достижения определенной коммуникационной стратегии.

Основные коммуникационные цели и задачи, стоящие перед пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон»:

• 1. Пропаганда Сибирского международного марафона, вовлечение в него самой широкой аудитории. Привлечение внимания к крупнейшему спортивно-культурному событию года, его организаторам и спонсорам. Стимулирование участия в СММ спортсменов, любителей бега, руководителей органов власти, политиков, бизнесменов, жителей и гостей города, всех слоев населения.
• 2. «Продвижение» СММ всеми средствами информационно-рекламного обеспечения как на местном, региональном, российском, так и на международном уровне.
• 3. Реализация при помощи коммуникативных приемов в информационном пространстве слогана Сибирского международного марафона: «Праздник Движения — наш праздник!» .
• 4. Отражение отличительных особенностей СММ как «визитной карточки» Омска и Омской области, средства распространения позитивной информации, элемента престижа региона.
• 5. Укрепление имиджа СММ как события, проводимого на уровне международных стандартов, не имеющего аналогов в регионе и стране.

При решении выше обозначенных коммуникационных задач могут возникнуть сложности из-за множественности целевых аудиторий и расхождения их интересов. В результате ситуационного анализа Сибирского международного марафона были определены сфера интересов и коммуникационные задачи для каждой целевой группы из представленных аудиторий (таблица).

Таблица.