Рекомендации для учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

Как показал анализ показателей форм годовой отчетности обследованного предприятия, на участке бухгалтерской работы, связанном с учетом расчетов подотчетных лиц существуют отдельные проблемные моменты, которых можно было бы избежать.

При расчетах с подотчетными лицами необходимо правильно отнести расходы подотчетных лиц на статью расходов. Для того что бы правильно отнести расходы по командировке на себестоимость. Сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье «услуги связи».

Телефонные переговоры оплачиваемые работнику без предоставления указанных документов относятся на счета учета затрат по субсчету «исключаемые из себестоимости при налогообложении».

Учитывая недостаточность российской экономической можно относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Для того, что бы при отсутствии командировочного удостоверения не возникли ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

порядок представления авансовых отчетов;

запрещение выдачи…

Ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное — не превысить лимит наличных в кассе.

Находясь в командировке, подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. Организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. Документально подтвержденные расходы понимаются как затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

В случаи НДС счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

Сумма представительских расходов в исследуемой организации незначительная. Отчет составлен по форме, однако отсутствует распоряжение, в котором дается задание на организацию представительского мероприятия, устанавливаются сроки проведения, а также назначается лицо, ответственное за проведение [26. с. 14].

Проверка представительских расходов в ОАО «Воронежавтодор» показала, что нормативная величина не превышена. Так в первом полугодии 2014 г. представительские расходы составили 2270 руб. В марте 2014 г. общество принимало представителей заказчиков. Расходы составили: буфетное обслуживание 1180 руб., включая НДС 180 руб., транспортное обслуживание представителей 590 руб., включая НДС 90 руб., оформление зала 500 руб. Бухгалтер ОАО «Воронежавтодор» составил акт об отнесении затрат к представительским расходам таблица 3.

Таблица 3 — Акт об отнесении затрат к представительским расходам.

Оптимизируя учет расходов, нужно помнить о трех обязательных составляющих это: официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование представительских расходов.

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ОАО «Воронежавтодор» рекомендуется ввести новую штатную единицу — бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

Также бухгалтеру необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом [24, c. 215].

С 1 января 2008 г. согласно установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, — до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

По результатам опроса бухгалтеров можно сделать вывод, что в большинстве случаев сотрудники постоянно создают проблемы с документами по командировкам. Это зачастую происходит из-за несерьезного отношения многих сотрудников к сбору подтверждающих документов, что нередко приводит решению этих проблем в суде.

В итоге, проблема-лидер — это доказательство экономической обоснованности командировочных расходов, чтобы учесть их при расчете налога на прибыль.

Вторая по значению проблема — это документальное подтверждение затрат. И хотя ни бухгалтеры, ни аудиторы не считают трудности с документами первостепенными, большинство арбитражных разбирательств возникает именно из-за бумажных конфликтов. Причин тут несколько. Во-первых, командированные сотрудники часто забывают представить в бухгалтерию те или иные оправдательные документы. А во-вторых, для инспекторов даже самый мелкий недочет в оформлении документов — это повод начислить недоимку и штрафы.

Третья важная проблема — удержание НДФЛ со сверхнормативных суточных.

И, наконец, замыкают список главных проблем сложности с вычетом НДС по билетам и услугам гостиниц, а также со списанием представительских расходов при командировках. Представим данные результатов опроса в виде рисунка 2.

Рисунок 2 — Значимость проблем, выявляемых при учете расчетов с подотчетными лицами В ходе исследования предлагаются следующие пути решения данных проблем.

«Любимый» документ налоговиков при проверке расходов на служебные поездки — это командировочное удостоверение. Сегодня аудиторы повсеместно не признают расходы по командировкам, которые не подтверждены удостоверениями.

Помимо командировочного удостоверения налоговики во время проверок большое внимание уделяют бумагам, подтверждающим расходы на проезд, проживание, питание и услуги связи, а также документам, подтверждающим загранкомандировки.

Суточные в пределах законодательно установленных норм НДФЛ не облагаются.

Проверяющие с завидным упорством настаивают, что по НДФЛ надо применять норматив 700 руб. в день для командировок по России, для поездок за границу — 2500 руб. в день. И с тех сумм, которые данный лимит превышают, необходимо платить НДФЛ (ст. 217 НК РФ согласно редакции п. 3 ст. 217 НК РФ).

Проверяющие не разрешают вычет НДС по билетам и услугам гостиниц.

При отсутствии счета-фактуры разрешается принимать к вычету НДС по проезду и проживанию, только если сумма налога выделена в билетах и счетах гостиницы отдельной строкой.

Аудиторы не признают представительские расходы командированных сотрудников.

Для того чтобы идеально подтвердить расходы на командировку следует:

закрепить размер суточных в кадровых документах;

снабдить сотрудника командировочными документами по установленным формам;

получить от сотрудника все возможные подтверждающие документы;

отметить удостоверение, оформить отчет о выполнении задания;

оформить авансовый отчет.