Документальное оформление кассовых операций

При осуществлении кассовых операций в ООО «Алгос-фудс» Столовая № 1 руководствуется письмом ЦБ РФ от 04.10.2008 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в РФ» .

Организация ООО «Алгос-фудс» Столовая № 1 хранит денежные средства в учреждениях банков. Организация производит расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяет другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учет денежных средств ООО «Алгос-фудс» Столовая № 1 ведется по Рабочему Плану счетов. Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу.

Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписью руководителя Васильева О. И. и главного бухгалтера Кокорь М. Е. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира, второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира». Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Наличные деньги, полученные организацией в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Организация ООО «Алгос-фудс» Столовая № 1 может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленными банкам, по согласованию с руководителям организации. При необходимости лимиты остатков кассе пересматриваются. Организация обязана сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков. Организация не имеет права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Организация имеет право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации.

При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассиру организации, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Организация выдает наличные деньги подотчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителям организации. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации организации, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Вся информация о наличии и движении денежных средств в кассе собирается на счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы. К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:

• 50−1 «Касса организации» ,
• 50−2 «Операционная касса» ,
• 50−3 «Денежные документы» и др.

Если же денежные документы приобретаются другим лицом, следует использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например:

• — Дт 99 «Прибыли и убытки» Кт 50 — на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;
• -Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 50 — на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис — менеджеру) для постепенного использования, в учете такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм: Дт 71 Кт 50, а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: Дт 26 Кт 71.