Учет денежных средств в кассе

Документальное оформление кассовых операций

При приеме наличных денег юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели обязаны проверять их подлинность и платежность, руководствуясь при этом нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь, справочными и информационными материалами, поступающими из достоверных источников.

Прием наличных денег в кассу в белорусских рублях оформляется приходным кассовым ордером, заполненным в бланке формы № КО-1, утвержденным приказом № 311 (приложение 1). Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности, имеющие серию и номер, и об их использовании организация отчитывается перед инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода.

Приходный кассовый ордер состоит из корешка из корешка приходного кассового ордера и квитанции к нему. Он выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. Вторая часть приходного кассового ордера — квитанция — является его отрывной частью и служит оправдательным документом для лица, внесшего наличные деньги в кассу. Она также подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом, заверяется печатью организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему в кассу денежные средства, а корешок приходного кассового ордера, погашенный штампом «получено», прилагается к кассовому отчету кассира и хранятся у юридического (физического) лица в уставленные для хранения бухгалтерских документов сроки и не могут быть уничтожены до проведения проверки налоговой инспекции.

В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги, на какие цели или за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, НДС. [4].

Из кассы денежные средства могут выдаваться на выплату заработной платы; в подотчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы; на проведение компенсационных выплат; на выплату страхового возмещения при наступлении страхового случая и на другие цели. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером формы КО-2 (приложение 2), выписываемым в одном экземпляре за подписью директора, главного бухгалтера, кассира и получателя денег. В нем указывается: кому, на какие цели и какая сумма выдана. Так же в расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы (заявления, счета и др.).

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, кому доверено получение денег. Если же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности по болезни или другим причинам расписаться лично, по его письменной просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы данной организации. При этом на расходном документе указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего фактического получателя денег и лица за него расписавшегося.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег из кассу по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. кассовый операция бухгалтерский учет Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы и т. д. Указанные выплаты производятся в основном по расчетно-платежным или платежным ведомостям, подписанными руководителем организации и главным бухгалтером, с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера без составления такого ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. Выдача денег по расчетно-платежной и платежной ведомости производится в течении трех дней, после чего ведомости закрываются: кассир указывает сумму выданных и не выданных денег. На выданную заработную плату выписывается один общий расходный кассовый ордер, а на депонирование заработной платы составляется опись депонентов и наличные деньги сдаются на расчетный счет до первого требования их депонентами. Затем выдача идет по расходному кассовому ордеру.

Движение иностранной валюты в кассе оформляется приходными кассовыми ордерами формы № КО-1 В и расходными кассовыми ордерами формы КО-2 В. Они выписываются в рублевом эквиваленте, но с обязательным указанием прописью и цифрами суммы и наименования иностранной валюты по номиналу.

В состав оборудования валютной кассы должно входить:

• — каталоги (справочники) отличительных признаков определения подлинности валют;
• — Технические приборы для проверки подлинности купюр иностранной валюты.

В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнения в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие денежные знаки, а также те денежные знаки, в платежеспособности которых есть сомнения, от клиентов не принимаются. Фальшивые денежные знаки и денежные знаки, подлинность которых вызывает сомнение, клиенту не возвращаются. Их записывают в отдельный реестр и передают в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдают квитанцию, свидетельствующую о том, что принятая валюта является фальшивой или вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименование валюты и ее достоинства. [3].

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме № КО-3 (приложение 3). Чтобы дважды не было выдачи (приема) денежных средств по одному и тому же документу, кассовые ордера погашаются штампом «Оплачено».

При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других, приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется кассовая книга формы № КО-4 для учета рублей (приложение 4) и отдельные книги формы № КО-4 В для учета валюты. Организации ведут только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью или же на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи директора и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа на часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. При этом бланк отчета до конца операций за день не отрывается. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец дня.

Согласно пункту 49 Инструкции о ведении кассовых операций в первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в этих документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя.

Таким образом, если сделана ошибка в приходном или расходном кассовом ордере, платежной ведомости, платежной инструкции и других кассовых или банковских документах, нужно переписать информацию правильно на новом бланке. Если же ошибка сделана в кассовой книге, журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, то не правильные записи надо зачеркнуть, а над ними или рядом сделать правильную запись, а так же запись «Исправленному верить». И хотя в вышеуказанном документе нет требований о проставлении росписи исправляющего, такое исправление не будет противоречить законодательству. [9].

В период выдачи средств на оплату труда в соответствии Правилами ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой «в том числе на оплату труда». При этом сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату дивидендов, стипендий, пенсий и др. отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передает в бухгалтерию.

Для учета движения иностранной валюты по кассе заводят отдельную кассовую книгу, причем если в кассу поступает различная валюта, то учет ведется раздельно по каждому виду валюты.

Кассовая книга и документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее трех лет при условии завершения ревизии после проведения налоговой проверки.

С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются с помощью машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. [2].

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года она храниться кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) указанные машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера организации.

Кроме денежных средств в подотчете кассира могут находиться денежные документы — путевки в санатории, дома отдыха, абонементы на питание, посещение культурно-оздоровительных учреждений и т. п. Они учитываются по цене приобретения, их движение отражается в журнале регистрации денежных документов. 5].