Пути совершенствование бухгалтерского учета в ООО «Алгос-фудс» Столовая №1

Компьютеризированная форма учета денежных средств

Как показал анализ показателей форм годовой отчетности обследованной организации, на участке бухгалтерской работы, связанном с учетом и отчетностью движения денежных средств существуют отдельные проблемные моменты, которых можно было бы избежать.

Внедрение компьютеризированной формы учета не потребует больших дополнительных затрат, поскольку в бухгалтерии уже имеется необходимая оргтехника, а ряд операций с ее помощью уже выполняется (выписка счетов-фактур и оформление отчетов по некоторым налогам) и усовершенствовать программу 1С «Бухгалтерию» что позволит удобное ведение кассовых операций. В случае перехода на компьютеризированную форму учета движение денежных средств учитывается следующим образом.

Данные из первичных документов вводятся с клавиатуры в ЭВМ. С помощью ЭВМ формируются рабочие базы данных по каждому синтетическому и аналитическому счету. Например, по счету 50 «Касса» вводятся соответствующие данные с приходных и расходных кассовых ордеров. В случае необходимости осуществляют корректировку информации. Данный этап призван фиксировать в ЭВМ документальное оформление операций.

Следующий этап заключается в фиксировании в ЭВМ их исполнения. Например, по счету 50 «Касса» это отражение реального движения денежных средств по кассе. Кассир или другой работник бухгалтерии, занимающийся учетом денежных средств, ежедневно вводит информацию об осуществленных кассовых операциях. Конечным результатом данных действий является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира).

После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в базе данных. На третьем этапе (уровень бухгалтера) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бухгалтера на данном этапе входят проверка отчетов кассира и реализация заложенной программы по получению бухгалтерских регистров (в данном случае по счету 50). Эти регистры могут воспроизводиться как на мониторе компьютера, в виде документов при вводе данных (в основном это относится к промежуточным данным), так и распечатываться в виде машинограмм (то есть, итоговых данных по счету). При этом происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.

В результате описанных действий по счету 50 обеспечивается получение трех машинограмм: ведомость аналитического учета по счету 50, вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Причем последние две машинограммы составляются ежедневно по итогам движения денежных средств в кассе за день. Эти машинограммы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года.

После получения машинограмм (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира. В конце года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера, после чего сформированная из машинограмм кассовая книга опечатывается.

В обследованном хозяйстве можно применять вариант с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Они оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на электронных макетах форм документов, а затем распечатываются на принтере. Такой же прием можно использовать и на других участках учета (например, учет материалов). Распечатанные документы затем передаются кассиру для исполнения. Дальнейший учетно-отчетный процесс строится примерно таким же путем, как описано выше, за исключением того, что в базе данных данные о документах вводятся непосредственно на стадии их оформления, т. е. процесс формирования документов и занесения их данных в базу данных ЭВМ совмещаются.

Описанные процедуры учета и отчетности денежных средств позволят сэкономить время на ручное заполнение первичной документации, а также избежать неточностей и ошибок в учете движения денежных средств.