Документальное оформление расчетов с персоналом по оплате труда, расходов по социальной защите работников

Назначение и выплата государственных социальных пособий и государственных специальных пособий производится в соответствии с инструкцией «О правилах назначения и осуществления выплаты государственных базовых социальных пособий по инвалидности, по случаю потери кормильца и по возрасту, пенсионных выплат из государственной базовой пенсионной выплаты государственных специальных пособий», утвержденной постановлением Правительства РФ.

Особенностью ведения бухгалтерского учета является то, что вся система учета деятельности организации подразделяется на основную деятельность предприятия заключающуюся в учете социальных выплат и хозяйственную.

Учет социальных выплат и основные средства организации состоят на балансе в ЧР, в филиалах данный учет ведется на забалансовых счетах.

Забалансовые счета предназначены для учета тех объектов, которые по действующим законоположениям не могут быть учтены на балансовых счетах, а так же ценностей, временно находящихся у субъектов и не принадлежащих им (арендованные средства и так далее), активы требующие дополнительного учета и контроля.

Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе счетоводства, без применения двойной записи. Все активы и обязательства, учтенные за балансом, подлежат инвентаризации в сроки и порядке, установленные для собственных активов, обязательств, доходов и расходов.

Налоговый учет формируется на базе конечных результатов бухгалтерского учета в соответствии с налоговым законодательством и не предусматривает альтернативных методов учета.

Управленческий учет является сводной информацией, составляемой по заданию руководства предприятия по данным финансового, статистического и налогового учета, необходимой для анализа текущих и перспективных ситуаций и принятия эффективных управленческих решений.

Бухгалтерские записи по операциям, связанным с выплатой пособий за счет средств государственного бюджета ведутся в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях).

Синтетический учет ведется в книгах или ведомостях, а для аналитического учета используются книги ведомости карточки.

На каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер. Главное содержание мемориального ордера — это проводка (корреспонденция счетов) дата ее составления и сумма.

После совершения операции по учету движения средств по выплате пособий, удержании, комиссионного вознаграждении за услуги банка формируется оборотно — сальдовая ведомость, затем производится сверка остатков средств по счетам на конец отчетного месяца в оборотно — сальдовой ведомости с остатками по выписки банка и актов сверки.

По итогам оборотно-сальдовой ведомости составляется баланс предприятия по социальным выплатам.

Финансовое положение организации в настоящее время отличается стабильностью. На сегодня сформировалась налаженная система организации выплаты пенсий и пособий. Выплата производится без задержек.

Ведение строгого учета и обеспечение прозрачности поступления и расходования ресурсов на счете ЦСОН дают возможность ежедневно предоставлять информацию в Министерство труда и социальной защиты населения и Министерство государственных доходов.

Через ЦСОН планируется проводить все социальные платежи получателям на их счета в любых банках второго уровня, что в перспективе позволит выполнять функции расчетной палаты по социальным выплатам, уменьшить расходы Государственного бюджета на организацию социальных выплат, поддерживать социальную стабильность в регионах, обеспечить адресность социальных выплат.

Составление отчетности — завершающий этап учетной работы. По ее данным подводят итоги деятельности предприятия, она служит источником информации для анализа, текущего и перспективного планирования. Отчетность социальных выплат имеет важное значение, так как ее данные используют для контроля за своевременной и полной выплатой денежных средств.

Основными требованиями, которые предъявляются к отчетности, являются правдивое и точное отражение действительных результатов деятельности организации, строгая увязка всех показателей, согласованность бухгалтерской и оперативностатистической отчетности, соблюдение методологических и других положений.

Искажение отчетности и оценки и оценки статей баланса, предоставление других умышленно искаженных отчетных данных рассматривается как противогосударственные действия, наносящие вред государству, а руководители и главные бухгалтера, виновные в этом, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Важным требованием, предъявляемым к отчетности, является ее прозрачность, понимание данных отчетности. Отчетность составляется в установленные сроки.

Методологическую основу организации бухгалтерского учета составляет система способов и определенных приемов, которые осуществляют посредством документации, инвентаризации, бухгалтерского баланса, системы синтетических и аналитических счетов с применением метода двойной записи, оценки имущества и обязательств, других статей баланса, калькуляции и отчетности организации.

Документация является одной из основных отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Бухгалтерский баланс является основной формой годового отчета предприятия.

Бухгалтерский баланс (Приложение 2) — способ экономической группировки и обобщения информации об имуществе и обязательствах предприятия, организации по составу и размещению и источникам их образования в денежной оценке на определенную дату, как правило на первое число месяца.

В балансе отражаются средства предприятия в денежном выражении в двух группировках: одна показывает, какими средствами предприятие располагает, другая из каких источников они возникли.

Обе части бухгалтерского баланса равны между собой, так как в них отражается одно и то же имущество, но, с одной стороны, по составу и размещению, с другой — по источникам его образования.

Для учёта личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учётных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России.

Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (форма №Т-1) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляется лицом, ответственным за приём, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приёма на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определённой работы).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счёт работника.

Личная карточка работника (форма №Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приёме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) используется для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании данного документа (приказа) делаются отметки в личной карточке, лицевом счёте, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) применяется для оформления и учёта отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором (контрактом). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются записи в карточке личной, лицевом счёте и производится расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме Т № 60 «Записка — расчёт о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков является сводным. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителем структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносится соответствующее изменение.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником форма №Т-8). Применяется для оформления и учёта увольнения работника. Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или лицом им уполномоченным, объявляется работнику под расписку. На основании приказа делается запись в трудовой книжке, личной карточке, лицевом счёте, производится расчёт с работником по форме № Т 61 «Записка-расчёт при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма №Т-12) и табель учёта использования рабочего времени (форма №Т-13) применяют для осуществления табельного учёта и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы, а форма №Т-13 — только для учёта использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счёте (форма №Т-54), расчётной ведомости (форма №Т-51) или расчётно-платёжной ведомости (форма Т-49).

Форма № 13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учёт охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определённый табельный номер, который указывается во всех документах по учёту труда и заработной платы. Сущность табельного учёта заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табельный учёт осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учёта использования рабочего времени. Для упрощения табельного учёта можно ограничиться лишь регистрацией в нём отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов — справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листам о простое, а часы сверхурочной работы — по спискам мастеров.

Учёт выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учёта выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учёта выполненных работ). Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение), время работы (дата), наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учёта затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе. Учёт выработки, вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счётчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учёту выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке) передаются бухгалтеру. Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчёты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (форма №Т49) применяется на средних и мелких предприятиях, в которой отражается начисление и выплата заработной платы. По начислению и удержанию приводятся сведения за текущий месяц и с начала года, что исключает необходимость ведения на работников лицевых счётов. Заполняется ведомость непосредственно по данным первичных документов учёта выработки (наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, ведомости учёта выполненных работ), табелей учёта использования рабочего времени, листков на доплату, листков нетрудоспособности и т. п.

Сводка данных по расчётам с персоналом по оплате труда обобщает данные всех расчетно-платёжных (расчётных) ведомостей, составленных за отчётный месяц в организации. Сводная ведомость используется при отражении на счетах бухгалтерского учёта расчётов с персоналом по оплате труда, премий, пособий; удержаний налога с доходов физических лиц, перечислений и выплат. Данные сводной ведомости сопоставляются с записями в Главной книге по счёту 70, и таким образом происходит сверка синтетического и аналитического учёта расчётов по оплате труда. Деньги для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и других выплат получают в банке. Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать её на оплату труда. Для получения заработной платы в банк предоставляется следующие документы: чек, платёжные поручения на перечисление в бюджет налоговых платежей, платёжные поручения в пользу различных организаций и лиц на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам. Выплата заработной платы, пособий, премий осуществляется по расчётно-платёжной (платёжной) ведомости. При получении денег в кассе работник расписывается в ведомости. Выдача денег лицу, не являющемуся штатным сотрудником, ведётся по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Если деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, то в нём указываются наименование и номер документа, дата его выдачи, наименование организации, его выдавшей. По истечении срока выдачи заработной платы кассиром, в платежной (расчётно-платёжной) ведомости против Фамилий лиц, не получивших её, в графе «расписка в получении» специальным штампом или от руки делается отметка «депонировано». В ведомости прописью указывают выданную и депонированную сумму. На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы, выданной наличными и депонированной заработной платы. На депонентские суммы составляется реестр невыданной заработной платы. Закрытая платежная ведомость и реестр невыданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию, в расчетный отдел. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира. На сумму выданной по ведомости заработной платы бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер, регистрируется в книге регистрации, передаётся в кассу и отражается в кассовой книге. Вся невыданная в указанные сроки заработная плата подлежит возврату на расчетный счет предприятия. При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направлять на погашение задолженности предприятия или на прочие выплаты, и обязан выдать их по первому требованию предприятия. В бухгалтерии предприятия учет депонентских сумм ведется в Книге учета депонированных сумм. В ней для каждого депонента отводится отдельная строка, по которой указывают фамилию, имя, отчество, и депонированную сумму, отмечается её выдача (дата и сумма). В книге ежемесячно подсчитываются обороты (общая депонированная сумма и сумма выданная), выводится остаток. Книга открывается на год. Учет ведется в разрезе производственных подразделений (цехов, отделов). Сумма задолженности по невиданной заработной плате числится в учете в течение трех лет. По истечении этого срока сумма списывается в состав балансовой прибыли, как прибыль от внереализационных операций. Возможно, организовать учет депонированной заработной платы и. на основании реестров невыданной заработной платы, в которых предусмотрены для этого соответствующие графы. Выплата депонентских сумм оформляется либо расходным ордером, либо выполняющей его функции отрезной частью листка книги учета депонированных сумм.

Расчётная ведомость (форма №Т-51) отражает расчёты по оплате труда с персоналом цеха, отдела или организации в целом. Форма расчетной ведомости представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал, — квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работнику указывается фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категория персонала профессия, должность, тарифный разряд тарифная ставка или оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показывается количество дней (рабочих, выходных праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания (налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам), сумма к выплате или задолженности работника перед организацией. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержаниях и о сумме к выплате или задолженность за последующие месяцы Периода (квартала, полугодия или года), на который открывается расчётная ведомость. Ведомость заполняется по данным лицевых счетов. На основе расчётной ведомости заполняют платёжную ведомость и формируют сводные данные о фонде заработной платы в целом по организации. Применяется в крупных организациях.

Платёжная ведомость (форма № Т-53) заполняется на основании расчётной ведомости и используется для выдачи заработной платы и отпускных. В ней указываются табельные номера, фамилии, инициалы работников и суммы к получению. По окончании платёжного периода в ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы. Применяется в крупных организациях.

Лицевой счет (форма № Т-54) представляет собой регистр аналитического учёта, ведется на каждого работника организации. В нём отражаются Расчёты по Оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счёт открывается на основе приказа (распоряжения) о приёме на работу. В лицевом счёте указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, куда он принят, табельный номер, количество детей и другие сведения о нём. По окончании каждого месяца в лицевом счёте приводятся данные о начисленных суммах по видам оплат об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счёт открывается на год. По окончании года лицевой счёт закрывается, и на следующий год открывается новый. При заполнении лицевых счетов используются первичные документы: 1) наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простое; 2) накопительные карточки по заработной плате для расчёта сдельной оплаты труда; 3) табель учёта использования рабочего времени (для расчёта повременной заработной платы и по окладам, доплаты за ночные часы и сверхурочное время); 4) листки нетрудоспособности; решения суда на удержания по исполнительным листам; 5) заявления работников о перечислении из их заработной платы на благотворительные цели; 6) платёжные ведомости на выданный аванс за первую половину месяца, расходные кассовые ордера на внеплановые выплаты; 7) налоговые карточки по учёту доходов и налога на доходы физических лиц. На основе данных лицевых счетов заполняется расчётная и расчётно-платёжная ведомость; исчисляется средний заработок; они также используются для иных целей. Срок хранения лицевых счетов — 75 лет.

Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику (Приложение 4) предназначена для расчёта причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска.

Записка-расчёт при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма №Т-61) применяется для учёта и расчёта причитающейся заработной платы и других выплат работникам при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчёт причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

В оплате труда применяются пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (Приложение 6), расчеты больничного листа (Приложение 5). При увольнении работник встает в фонд занятости населения и предъявляет справку о средней заработной плате для определения размера пособия по безработице и стипендии (Приложение 3).