Документальное оформление и контроль поступления материально-производственных запасов

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

a) По договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;

b) Путем изготовления материалов силами организации;

c) Внесение в счет вклада в уставный капитал организации;

d) Получение организацией безвозмездно (включая договор дарения).

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). организация самостоятельно устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

• · Зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• · Проверять соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
• · Проверять правильность расчетов в расчетных документах;
• · Акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
• · Определять фактические размеры ответственности в случае нарушений условий договора;
• · Передавать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов. Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации как основание для приемки и оприходования материалов.

Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству, качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах. Приемка и оприходование поступающих материалов и тары оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров. На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

При установлении несоответствия поступивших материалов по ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявленным требованиям (бой, порча, лом, вмятины, царапины) приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов. В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется. Приемный акт о приемке служит основанием для предъявлений претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

• 1. Сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в т. ч. транспортные расходы и НДС, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» Дт 94 Кт 60,76. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;
• 2. Недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов. При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно-заготовительных расходов и НДС, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Аналогично учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенные в соответствии с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре, арифметических ошибок и по другим подобным причинам.

При отсутствии оснований для предъявления претензий (например, в случае стихийного бедствия), а также в случаях, когда иск покупателя к поставщику или транспортной организации судом не удовлетворен, сумма недостач и потерь списываются покупателем на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» Дт 94 Кт 76 с последующем отнесением в дебет счетов 91,99.

Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

В случае, если материалы, принятые на ответственное хранение относятся к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися, то организация может использовать указанные материалы в производственных целях или продать. При этом, указанные материалы приходуются в организации по рыночной стоимости.

Выручка от продажи этих материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других затрат, подлежит возврату собственнику и покупателям.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходно-кассовому ордеру — при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

• — продукция, изготовленная подразделениями организации, используются для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• — осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• — производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;
• — осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации основных средств;
• — других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.