Автоматизация бухгалтерского учета на малом предприятии

В настоящее время для ведения бухгалтерского учета применяются средства вычислительной техники, снабженные программным обеспечением, которые позволяют автоматически получать отчетные данные путем введения информации из первичных учетных документов.

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы. Текущая учетная информация с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируется в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выдаются на бумажные носители — выходные формы документов (карточки, ведомости, Главная книга, отчет и т. п.). Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности, одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

Автоматизация бухгалтерского учета — объективная необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя кроме всего прочего, всю рутинную работу.

Бурный рост парка автомобилей, усложнение их конструкции, ужесточение экологических норм требует от предприятий, так или иначе связанных с автомобилями оснащения современным диагностическим оборудованием и программным обеспечением. Эффект от компьютеризации может быть не просто высоким, но кардинально влияющим на результативность работы всей фирмы.

Современный бизнес чрезвычайно динамичен и вопросы организации оперативного учета и контроля меняются в соответствии с потребностями бизнеса. Естественно то, что при таком развитии на рынке появляется ряд технических решений, цель которых упростить работу и при этом охватить как можно больший спектр решаемых задач.

В настоящее время на российском рынке практически отсутствует специализированное программное обеспечение, предназначенное для учета материалов и калькуляции стоимости работ на станциях технического обслуживания автомобилей. Система «АвтоСервис» решает эту проблему.

Программа работает под управлением популярных операционных систем Windows 98, ME, NT, 2000. Имеющийся в Windows графический интерфейс пользователя значительно облегчает работу с программой. Система «АвтоСервис» обеспечивает представление информации в форме, удобной для зрительного восприятия и не требует от пользователя специальных знаний по работе на компьютере, благодаря чему упрощаются операции и процедуры, которые в другом случае оказались бы сложными. Система позволяет выбрать данные, которые будут обрабатываться, а затем и операцию из представляемых на экране элементов изображения.

Программа «АвтоСервис» является многофункциональной системой, предназначенной для автоматизации учета материалов и калькуляции стоимости работ на станциях технического обслуживания автомобилей с использованием персональных компьютеров, совместимых с IBM PC.

В системе «АвтоСервис» предусмотрено ведение ряда основных документов. К основным документам системы следует относить такие документы как «Приходные накладные», «Расходные накладные», «Счета на оплату», «Заказ-наряды». На базе основных документов формируется состояние склада, а так же статистика и отчетность. Доступ к основным документам, и их оформление производится из главного окна системы.

Каждый документ оформляется в отдельном окне — окне оформления документа, которое состоит из нескольких частей. Доступ к списку необходимых документов осуществляется через панель навигации системы (расположена в правой части главного окна системы) или через соответствующий пункт меню.

Для работы с основными документами в системе «АвтоСервис» предусмотрен ряд инструментов (кнопок) расположенных на локальной панели инструментов. Доступ к кнопкам локальной панели инструментов регулируется системой автоматически, в зависимости от выбранного списка документов и наличия соответствующей информации в списке.

Для более комфортной работы со списком документов в системе «АвтоСервис» предусмотрена возможность устанавливать порядок сортировки и фильтрации документов, а так же настройки ширины колонок для каждого списка документов. Данное диалоговое окно предназначено для установки этих параметров и вызывается при нажатии кнопок «Установить порядок сортировки документов», «Установить опции фильтрации документов по датам», «Настроить ширину колонок в списке документов» на локальной панели инструментов, при этом активной становится соответствующая вкладка. Окно состоит из трех вкладок «Сортировка», «Фильтр по дате», «Колонки» на каждой из которых устанавливаются соответствующие параметры. Следует учитывать то, что фильтр по дате, в случае «Заказ-нарядов», доступен только для выполненных (проведенных) Заказ-нарядов. Все параметры сортировки, фильтрации, ширины колонок автоматически запоминаются системой в файле конфигурации для каждого списка документов отдельно, и остаются справедливыми при последующих запусках системы, а так же при переключении между списками документов.

Все основные документы, кроме «Счетов на оплату», предусматривают наличие связанных с ними документов, таких как платежные поручения, приходные или расходные кассовые ордера, счета-фактуры и т. д. Оформление и удаление связанных документов производится непосредственно в окне оформления основного документа. Кроме того, из главного окна системы предусмотрена возможность печати и просмотра связанных документов, печать и просмотр которых, в свою очередь, можно производить и из окна оформления основного документа.

Диалоговое окно печати документов состоит из трех основных разделов. В разделе «Принтер» указывается имя принтера, установленного в системе по умолчанию, на котором будет производиться печать документа. Раздел «Выбор объекта печати» представляет собой список документов, с возможностью выбора документа для печати. Причем, на первом месте в этом списке всегда фигурирует основной документ, он выделяется жирным шрифтом, а далее по списку следуют связанные с ним документы. Список документов формируется динамически, и его состав будет зависеть от типа основного документа и от количества и типа связанных документов. В разделе «Параметры печати» указывается количество копий при печати прямо на принтер и опция «Печатать прямо на принтер», указывающая системе произвести печать на принтер без предварительно просмотра документа. Если эта опция отключена, то сформированный документ будет выведен на экран в режиме предварительного просмотра.

Внедрение и использование этой программы значительно облегчит работу и укрепит приоритет предприятия в условиях жесткой конкуренции.

Приступая к организации бухгалтерского учета по упрощенной форме, руководитель малого предприятия и его главный бухгалтер сознавали, что независимо от того, по упрощенной форме или нет будет вестись учет, методологические основы и правила его ведения едины, они определены Законом о бухгалтерском учете, Положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, а также Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета. Плохо поставленный учет способствует всесилию на предприятии бесхозяйственности, растратам, непроизводительным потерям, что плохо не только само по себе, но и возникающими последствиями — санкциями со стороны различных контролирующих органов. Ведь от уровня бухгалтерского учета на предприятии зависит очень многое. Чтобы не допустить этого, и улучшить качество бухгалтерского учета, было решено внедрить в дополнение к программе «АвтоСервис», программу «1С: Предприятие».

«1С:Предприятие» является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ «1С:Предприятие», включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ «1С:Предприятие» можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во все продуктах «1С:Предприятие», включает три основные функциональные компоненты.

Функциональные компоненты включаются в состав продуктов системы «1С:Предприятие», использующих специфические возможности компонент.

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета.

Компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т. д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

В комплект поставки программных продуктов системы программ «1С:Предприятие» включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе.

Особенностью системы программ «1С:Предприятие» является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы «1С». Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Кроме типовых конфигураций, поставляемых в комплекте с программой, существуют дополнительные конфигурации, поставляемые фирмой «1С» отдельно, а также конфигурации, разработанные другими фирмами, и конфигурации, разрабатываемые непосредственно для конкретных организаций.

Различные версии продуктов системы программ «1С:Предприятие» могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Однопользовательские версии программ обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя (в один момент времени). Однопользовательские версии используются в основном на небольших предприятиях.

Сетевые версии позволяют работать с одной информационной базой одновременно нескольким пользователям. Сетевые версии используются тогда, когда необходимо, чтобы с автоматизированной системой работали одновременно несколько сотрудников. Существуют версии, допускающие работу ограниченного числа пользователей, и без ограничения числа пользователей.

Версии для SQL обеспечивают возможность работы с информационной базой в режиме клиент-сервер. Это позволяет обеспечить большую устойчивость и надежность функционирования системы, а также увеличивает производительность системы, особенно при работе большого количества пользователей.

Базовые версии программ системы «1С:Предприятие» рассчитаны на работу одного пользователя и, в отличии от других версий, не включают средства для изменения конфигурации. Они используются для ведения достаточно простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации.

Для тех организаций, в которых необходимо поддерживать единую автоматизированную систему в нескольких территориально удаленных точках (подразделениях, филиалах, складах и т. д.), существует дополнительная компонента «1С:Предприятие» «Управление распределенными информационными базами». Ввод данных в информационных базах распределенной системы ведется независимо. Компонента обеспечивает полную или выборочную синхронизацию данных всех информационных баз, входящих в распределенную систему.

Данные программные продукты дают возможность с помощью ключа командной строки использовать соответственно английский или русский язык при выводе системных меню, программных диалогов и сообщений любых компонент системы «1С:Предприятие». При работе с сетевыми версиями язык интерфейса может выбираться для конкретного пользователя.

Для программных продуктов «1С:Предприятие» существует широкий набор методических материалов, обучающих использованию программ, настройке конфигураций, методологии ведения учета и т. д. Часть методических материалов являются периодическими и отражают последние изменения законодательства.

Видеокурс построен таким образом, что полезные навыки, которые он помогает приобрести, и приемы работы, которым он обучает, существенно облегчат работу с «1С:Бухгалтерия» и помогут в дальнейшем самостоятельно осваивать программу.

«1С:Предприятие» имеет широкие возможности интеграции с различными программными и аппаратными средствами. Некоторые решения для работы с торговым оборудованием входят в комплект поставки программ системы «1С:Предприятие», предназначенных для автоматизации торговой деятельности.