Первичная документация по учету труда и его оплаты

Каждому принимаемому в организацию работнику присваивается табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени, а также во всех документах по заработной плате.

Табель учета рабочего времени и начисления заработка при повременной оплате труда (ф. № ТО-2) применяется для учета отработанного времени и начисления заработной платы инженерно-техническим работникам, служащим, специалистам, младшему обслуживающему персоналу и другим лицам, выполняющим свои функции при повременной оплате труда. Табель открывается в начале месяца и ведется по подразделениям организаций и категориям работников. В табеле по каждому лицу производится запись количества отработанных часов и дней, указывается начисленная сумма заработной платы и другие виды оплат по каждому работнику, в табеле ежедневно отмечают количество фактически отработанных часов, в том числе ночных, сверхурочных, дней простоев и т. д. Табель может заполняться методом сплошной регистрации или же путем фиксации в нем отклонений (неявок, опозданий и т. д.). При этом рабочие дни в табеле отмечают дробью: в числителе — фактически отработанное количество часов, а в знаменателе — неявки указывают условными обозначениями: О — отпуск, Б — болезнь (временная нетрудоспособность), К — служебные командировки, ОП — опоздания, УХ — преждевременный уход с работы, Н — ночные часы работы и т. д. В конце месяца в табеле подсчитываются общее количество отработанных часов, дней и сумма заработной платы. Табель подписывают руководитель подразделения или лицо, отвечающее за его ведение, и бухгалтер, осуществляющий проверку правильности составлении и своевременности предоставления, документа в бухгалтерию организации.

В растениеводстве для учета отработанного времени, объемов выполненных работ и начисления заработной платы применяется книжка бригадира по учету труда и выполненных работ (ф. № ТО-12). Она применяется для учета работ, выполненных ручным способом или с применением живой тягловой силы.

Книжка состоит из двух частей. В первой части учитывают выполненные работы и начисленную за них заработную плату (оплату труда) по культурам и видам работ. Во — второй отработанное время и объем работ, выполненный каждым работником. Здесь же записывают отработанное время и начисленную заработную плату (оплату труда) за каждый отработанный день и в целом за месяц по каждому работнику. Книжка ведется ежедневно руководителем подразделения.

Для учета работы по возделыванию каждой культуры (группы культур, вида незавершенного производства) в листе учета выполненных работ бригадир в течение месяца записывает:

в первой графе — выполняемую работу строго в соответствии с ее названием, принятым при утверждении норм выработки и расценок, а также состав агрегата, в первой строке второй графы записывается норма выработки, в третьей разряд работы;

в графах 1−31 в первой строке — количество человеко-часов, отработанных бригадой на данной работе за день, во второй — фактически выполненный объем работы за день, в третьей — общую сумму заработной платы (оплату труда) за выполненный объем работы с учетом доплаты за ее качество, в четвертой — количество отработанных коне-дней (при исполнении работы с использованием живой тягловой силы).

В последней графе записываются итоги по указанным выше строкам.

В табеле учета рабочего времени и подсчета заработка на конно-ручных работах бригадир записывает: в первой графе в первой строке — фамилию, имя и отчество рабочего (колхозника), во второй — табельный номер, категорию (профессию) должность; в графах 1−31 в первой строке — фактически отработанные часы за день, во второй — шифр выполняемых работ (порядковый номер из первой части книжки), в третьей — объем фактически выполненной работы, в четвертой — оценку качества работы, в пятой — сумму заработка, в шестой — сумму доплаты за качество выполненной работы.

Если рабочий (колхозник) в течение рабочего дня выполнял несколько работ, то в табеле фактически отработанные им часы записывают в числителе, а другие показатели — в знаменателе.

Работы, не поддающиеся нормированию, оплачивают повременно (по тарифной сетке для повременщиков). Эти работы бригадир ежедневно записывает в книжку в следующем порядке:

в листе учета выполненных работ в первой графе — название работы, не поддающейся нормированию. В графах 1−31 в строке первой — количество отработанных человеко-часов, во второй — условный знак «П» (повременно), в третьей сумму оплаты труда, в четвертой — количество коне-дней. В табеле для учета рабочего времени и подсчета заработка на конно-ручных работах отражаем: в первой строке — фактически отработанные часы за день, во второй — шифр выполняемой работы, в третьей — условный знак «П» (повременно), в четвертой — оценку качества работы, в пятой — сумму заработка, в шестой — сумму доплаты за качество работы.

В последней графе записываются итоги по перечисленным выше строкам, кроме строки со знаком «П».

По истечении месяца книжка бригадира представляется для проверки реальности отражения выполненных работ и начисления заработной платы. После ее проверки экономистом и бухгалтером (о чем они ставят свои подписи) книжка утверждается руководителем организации.

При проверке книжки следует иметь в виду, что общий итог по каждой третьей строке в листе учета выполненных работ должен соответствовать общему итогу по пятой строке в табеле учета выполненных работ.

Данные о сумме начисленной заработной платы по объектам затрат переносят в производственный отчет подразделения, а на основании второго раздела составляются расчетно-платежные ведомости.

Учетный лист тракториста-машиниста (ф.№ ТО-4) применяется для учета работ, выполняемых тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами (кроме транспортных работ). Он выписывается на каждого тракториста-машиниста один раз в пятнадцать дней. Объем выполненных работ в учетный лист записывается на основании обмера, взвешивания и т. п. В учетном листе производится начисление оплаты труда тракториста-машиниста за каждый день работы. В нем отражается расход горючего по каждому виду выполненных работ за день фактически и по норме. По каждому учетному листу подсчитываются итоги по количеству отработанных нормо-смен, сумме начисленной основной и дополнительной заработной платы и расходу горючего, количеству отработанных машино-дней. Учетный лист подписывают тракторист-машинист и агроном. Не позднее 16-го и 1−2-го числа каждого месяца учетный лист сдается в бухгалтерию хозяйства.

Для учета работы тракторов на транспортных работах используется путевой лист трактора (ф. № ТО-5). В данном документе отражают количество отработанных часов и дней, пробег всего и в том числе с грузом: количество перевезенных грузов, выполненных тонно-километров, нормо-смен, расход горючего по норме и фактически, а также суммы начисленной оплаты труда.

Работникам животноводства заработную плату (оплату труда) начисляют исходя из количества и качества получаемой продукции. Начисление заработной платы производят на основании данных следующих первичных документов: карточки учета надоя молока (ф. № ГП-4), ведомости взвешивания животных (ф. № МЖ-5), расчета привеса животных (ф. № МЖ-6), акта на оприходование приплода животных (ф. № МЖ-4), акта на перевод животных (ф. № МЖ-3), акта настрига и приема шерсти (ф. № ГП-6), карточки учета движения поголовья птицы (ф. № МЖ-12).

Начисление заработной платы производится в отдельности по каждому работнику с подсчетом итогов в целом по подразделению.

Для группировки данных, накопленных в первичных документах, и учета отработанного времени каждым работником животноводства применяют табель учета рабочего времени и начисления заработка (ф. № ТО-1), который составляет заведующий фермой, бригадир, или учетчик в одном экземпляре.

Сумму заработка по каждому работнику определяют путем умножения расценки на объем полученной продукции. В отдельной графе табеля отражается сумма начисленной дополнительной оплаты. В конце месяца табель учета рабочего времени и подсчета заработка подписывает зоотехник, затем документ передается в бухгалтерию хозяйства, где на его основании вносят данные о заработной плате в производственный отчет по животноводству и составляют расчетно-платежную ведомость.

На вспомогательных, промышленных (подсобных) обслуживающих и прочих производствах, а также на строительных и монтажных работах для учета выполненных объемов работ, затрат труда и начисления заработной платы используются учетный лист на сдельную работу (ф. № ТО-3). Он применяется для учета фактического выполнения работ и начисления заработка за выполненный объем или фактически отработанное время в строительстве, ремонтной мастерской и др. работы. По данной форме учетный лист оформляется как для группового выполнения работ, так и для индивидуального выполненного конкретным исполнителем. Он используется для начисления заработка во всех подразделениях организации. На лицевой стороне его записываются виды работ, объем или продолжительность рабочего периода в часах, сумма к выплате. Суммы начисленной оплаты труда утверждает руководитель организации.

На обороте данной формы по каждому исполнителю работы отражаются количество отработанных человеко-часов и человеко-дней, сумма начисленной заработной платы и доплат.

При закрытии учетного листа производится подсчет итогов по количеству отработанных человеко-часов, человекодней, начисленной сумме оплаты труда и доплат. При сдаче работ заказчику документ подписывают следующие лица: сдающий и принимающий работу, бригадир, экономист и бухгалтер, осуществляющий проверку правильности его составления и достоверности представленных в нем расчетов. Учетный лист сдается в бухгалтерию хозяйства на второй-третий день после окончания выполненных работ.

Первичным документов для учета работы грузового автотранспорта и начисления заработной платы шоферам и грузчикам является путевой лист грузового автомобиля. Имеется три формы путевого листа грузового автомобиля:

типовая форма № 3с, предназначенная для учета работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь при оплате перевозок по сдельным тарифам;

типовая форма № 3п, для учета работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь при оплате стоимости перевозок грузов по сдельным тарифам;

типовая форма № 4, для учета работы грузового автомобиля в международном сообщении. Путевые листы форм № 3с, и № 3п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицам только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. В них отражается расход топлива, объем выполненной работы (тонно-километры, тонны, пробег автомашины с грузом и без груза и др.), сумма начисленной заработной платы, задание шоферу и его выполнение. Для учета работы легкового автомобиля предназначен путевой лист (ф. № 3), а для учета работы автобусов предназначен путевой лист автобуса необщего пользования (ф. № 6, спец.).

В сельскохозяйственных организациях может использоваться путевой лист для всех видов транспорта (ф. № ТО-5). Он применяется для учета работы собственного автомобильного транспорта всех видов, а также тракторов на транспортных работах. Путевой лист выписывается диспетчером организации в одном экземпляре. Выпуск автомобиля или трактора из гаража без путевого листа запрещается. Путевой лист выписывается 3 раза в месяц: 1-го, 11-го и 21-го числа каждого месяца и рассчитан на отражение в нем выполняемых работ за каждые 10 дней. Выданный шоферу или трактористу путевой лист обязательно должен иметь: порядковый номер с начала года, дату выдачи, штамп организации. В путевом листе отражается задание с указанием, откуда и куда доставить груз, наименование груза, время выезда из гаража и возвращения в гараж, показание спидометра на момент выезда из гаража и в конце рабочего дня, количество выданного горючего, ф. и. о. и подпись заправщика, время прибытия к месту работы и убытия с места работы, объем выполненных работ, отработанное количество часов, нормо-смен и тонно-километров, сумма начисленной заработной платы, подпись заказчика. По истечении указанных сроков пользования путевыми листами их подписывает водитель и сдает диспетчеру хозяйства. Последний, сделав отметку в журнале учета движения путевых листов (ф. № ТО-11), сдает их для дальнейшей обработки и начисления заработка в бухгалтерию организации. На основании путевых листов бухгалтер организации производит записи в накопительной ведомости учета работы грузового автотранспорта (ф.№ УЗ-1), накопительной ведомости учета использования машинно-тракторного парка (ф.№ УЗ-2) и составляет расчетно-платежную ведомость.

В соответствии с постановлением Министерства труда Республики Беларусь № 47 от 10 апреля 2000 г. утверждены условия и порядок начисления среднего заработка, сохраняемого за время трудового (основного и дополнительного) и социального (в связи с обучением) отпусков, выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск и в других случаях, предусмотренных законодательством.

Оплату за время отпуска начисляют на основании расчета среднемесячного заработка (ф.№ ТО-6). Документ применяется для учета среднемесячного заработка работника. Расчет составляется в одном экземпляре, в левой его части записываются суммы начислений, в правой — суммы удержаний по их видам. На оборотной стороне расчета записываются суммы по месяцам года, исходя из которых исчисляется среднемесячная оплата труда.

Продолжительность отпусков всех категорий работников исчисляется только в календарных днях.

Государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими днями, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Средний заработок определяется путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней отпуска. При этом среднедневной заработок определяется путем деления заработной платы, начисленной работнику за месяцы, применяемые для исчисления среднего заработка, сохраняемого за время отпуска и для выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней, исчисленное в среднем за 5 лет и принятое для расчета равным 29,7.

При предоставлении отпуска по частям исчисление среднего заработка и оплата отпуска осуществляются для каждой части в установленном порядке как для отпуска в целом.

В случае продления отпуска в связи с болезнью работника, привлечением его в период нахождения в отпуске к выполнению государственных или общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством, дни, на которые продлен отпуск, дополнительно не оплачиваются, поскольку за них работник получил сохраняемый средний заработок перед уходом в отпуск.

В случаях, когда работник перед уходом в отпуск отработал у данного нанимателя менее года, средний заработок исчисляется исходя из заработной платы за полные месяцы, отработанные до ухода в отпуск.

Оплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам работникам организаций регулируется Законом Республики Беларусь «Об основах государственного социального страхования и Положением о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, а также внесенными изменениями и дополнениями в данное положение Советом Министров Республики Беларусь от 04.04. 2002 г. № 421.

Основанием для назначения пособий за все пропущенные рабочие дни является листок нетрудоспособности, выданный и оформленный в установленном порядке.

Пособие по временной нетрудоспособности назначается в размере 80 процентов среднедневного (среднечасового) заработка за рабочие дни (часы) по графику работы работника, приходящиеся на первые 6 календарных дней нетрудоспособности, и в размере 100 процентов среднедневного (среднечасового) заработка за последующие рабочие дни (часы) непрерывной временной нетрудоспособности.

Пособия по временной нетрудоспособности назначается с первого дня утраты трудоспособности в размере 100 процентов среднедневного (среднечасового) заработка за рабочие дни (часы) по графику работы работника:

инвалидам Великой Отечественной войны и другим инвалидам, приравненным к ним льготам;

участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, лицам, проживающим (работающим) в зонах эвакуации, первоочередного и последующего отселений, а также выехавшим (эвакуированным, отселенным) из этих зон;

лицам имеющим на иждивении троих и более детей в возрасте до 16 лет (учащихся — до 18 лет);

донорам на период нетрудоспособности, наступившей в связи с забором у них органов или тканей;

круглым сиротам до достижения ими возраста 21 года;

ухаживающим за больным ребенком в возрасте до 14 лет при амбулаторном лечении и за больным ребенком в возрасте до 14 лет (ребенком инвалидом в возрасте до 18 лет) при стационарном лечении, за ребенком в возрасте до 3 лет;

при временной нетрудоспособности в связи с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями и т. д.).

Пособие по временной нетрудоспособности назначается в размере 50 процентов:

· наступления временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, причиной которых явилось употребление алкоголя, наркотических или таксических средств;

нарушения режима, установленного врачом или комиссией по назначению пособий — со дня его нарушения на срок, установленный комиссией страхователя по назначению пособий наступления временной нетрудоспособности в период прогула без уважительной причины.

Пособие по беременности и родам назначается с 30 недель беременности на 126 календарных дней (женщинам, проживающим (работающим) на территории радиоактивного загрязнения, — с 27 недель беременности на 146 календарных дней) независимо от числа дней, фактически использованных до родов. В случае осложненных родов или рождения двух и более детей пособие беременности и рода назначается на 140 календарных дней (женщинам, проживающим (работающим) на территории радиоактивного загрязнения — на 160 календарных дней).

В случае родов, наступивших до 30 недель беременности (до 27 недель беременности у женщин, проживающим (работающим) на территории радиоактивного загрязнения), пособие по беременности и родам назначается на период, установленный частью первой настоящего пункта, а в случае рождения мертвого ребенка — на 70 календарных дней.

Пособия исчисляются из среднедневного (среднечасового) заработка за 2 календарных месяца, предшествующих месяцу, в котором поступила временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам.

В заработок для исчисления пособий включаются все виды оплаты труда, на которые в соответствии с законодательством начисляются обязательные страховые взносы. Заработная плата, надбавки и доплаты к ней включаются в заработок того месяца, за который они начислены.

Оплата труда в сверхурочное время. В соответствии со ст. 119 Трудового кодекса Республики Беларусь сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности.

Статья 120 Трудового кодекса Республики Беларусь ограничивает использование сверхурочных работ. Привлечение к ним может допускаться только с согласия работника. Исключение составляют случаи предусмотренные ст. 121 Трудового кодекса РБ.

К сверхурочным работам не допускаются: беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, работники моложе 18 лет, а также обучающиеся без отрыва от производства в общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведениях, в дни занятий, освобожденные от сверхурочных работ в соответствии с медицинским заключением, а также другие категории работников в соответствии с законодательством.

Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов — до 18 лет), и инвалиды могут привлекаться к сверхурочным работам только с их согласия, причем инвалиды — только в случае, когда такие работы не запрещены им в соответствии с медицинским заключением (ст. 120 Трудового кодекса РБ).

Привлечение работника к сверхурочным работам оформляется приказом руководителя организации. В соответствии со ст. 122 Трудового кодекса РБ сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Обязанность по ведению учета сверхурочных работ по каждому работнику возлагается на нанимателя.

Согласно ст. 69 Трудового кодекса РБ каждый час работы в сверхурочное время оплачивается работникам со сдельной оплатой труда — не ниже двойных сдельных расценок, работникам с повременной оплатой — не ниже двойных часовых ставок. По договоренности с нанимателем работнику за работу в сверхурочное время может предоставляться день отдыха.

Если же количество отработанных часов в день составит более 4 (или более 120 часов в год), то оплата сумм превышения указанных пределов относится не на себестоимость производимой продукции (работ, услуг), а за счет собственных средств организации.

Пример. В связи с производственной необходимостью токарь ремонтной мастерской в июле работал сверхурочно 12 часов (5 июля — 3ч, 12 июля — 3 ч, 19 июля — 3 ч, 26 июля — 3 ч). Часовая тарифная ставка 2,5 тыс. руб. Доплата за сверхурочную работу составит: 60 (12×2,5×2).

Оплата труда в выходные дни. Всем работникам предоставляются выходные дни. При пятидневной рабочей неделе — два выходных дня, при шестидневной — один. Выходные дни работник использует по своему усмотрению. Работа в выходные дни допускается по предложению нанимателя и только с согласия работника или, наоборот, по инициативе работника с согласия нанимателя. Если к работе в выходной день привлекаются несколько работников, согласие должно быть получено от каждого. Необходимость выполнения работы в выходной день с согласия или по инициативе работника определяет наниматель. Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 143 Трудового кодекса РБ, когда наниматель вправе привлекать работника к работе в выходной день без его согласия.

Привлечение к работе в выходной день оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. При этом не могут быть привлечены к работе в выходной день беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет.

Статья 146 Трудового кодекса РБ устанавливает, что работа в выходной день может компенсироваться по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха либо повышенной оплатой (аналогично оплате за сверхурочное время). При этом день отдыха может быть предоставлен по договоренности сторон как непосредственно за работой в выходной день, так и в иное время, либо присоединен к отпуску. Самовольное использование отгула считается прогулом.

Работникам, получающим месячный оклад, оплата производится в размере не ниже одинарной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не ниже двойной часовой или дневной ставки сверх оклада в том случае, если работа производилась сверх месячной нормы. Если в качестве оплаты работнику был предоставлен отгул, то работа оплачивается так же, как и в обычные рабочие дни, поскольку в данном случае происходит только лишь замена рабочих и выходных дней. Обычные же выходные дни не оплачиваются.

Работа в выходной день оплачивается:

• — сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;
• — работникам с повременной оплатой — в размере не менее двойной часовой или дневной ставки.

Пример. Месячный должностной оклад гл. агронома 300 тыс. руб. Количество рабочих дней 26. В отчетном месяце отработаны все рабочие дни. Кроме того работник был привлечен к работе в течении 3 выходных дней. Отгулы работнику не предоставлялись. Доплата за работу в выходные дни составит: (300 тыс. руб.: 26×3×2) 69 тыс. 230 руб.

Оплата труда в праздничные дни. Трудовой кодекс РБ определяет, что работа не производится в государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом РБ, Указа Президента Республики Беларусь от 26.03.198 г. № 157 «О государственных праздниках, праздничных днях и памятных датах в Республике Беларусь.

Работа в праздничные дни оформляется приказом руководителя организации. Если она производилась сверх месячной нормы рабочего времени, то работнику по его желанию предоставляется, кроме оплаты, другой день отдыха.

Оплата работы в праздничные дни производится аналогично оплате выходных дней (ст. 69 Трудового кодекса РБ). При этом, если работа частично выходит за пределы месячной нормы рабочего времени, то оплате в двойном размере подлежат только часы, выходящие за норму.

Оплата работы в ночное время. Статья 117 Трудового кодекса РБ устанавливает, что ночным считается время с 22 до 6 часов утра. При работе в ночное время установленная продолжительность работы сокращается на один час с соответствующим сокращением рабочей недели. Это правило не распространяется на работников, для которых уже предусмотрено сокращение рабочего времени (работников, занятых на работах вредными условиями труда, для работников моложе 18 лет и др.), а также в случаях когда такое сокращение невозможно по условиям производства. К работе в ночное время не допускаются:

беременные женщины;

женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

работники моложе 18 лет.

Инвалиды могут привлекаться к работе в ночное время только с их согласия и при условии, что такая работа не противопоказана им по медицинскому заключению.

В соответствии со ст. 70 Трудового кодекса РБ каждый час работы в ночное время оплачивается с доплатой, размер которой определяется коллективным договором, но не менее 20% часовой тарифной ставки (оклада) работника.