Аудит операций по счетам в банке

В современных условиях хозяйствования деятельность любой организации невозможна без осуществления различных расчетов, большинство которых осуществляется с использованием банковских учреждений в безналичном порядке. Безналичные платежи охватывают операции, совершаемые как внутри хозяйствующего субъекта, так и между хозяйствующими субъектами, на которые приходится основная часть расчетов. Для хранения денежных средств и расчетов с поставщиками, заказчиками, субподрядными организациями, налоговыми органами и другими организациями используют текущие (расчетные) и специальные счета, которые открываются в учреждениях банков. Проведение операций по счетам, открытым в банках является ежедневным процессом, который непосредственно связан с финансовыми ресурсами организации, в связи с чем особое значение приобретает контроль за такими операциями.

Проведение проверки операций по счетам, открытым в банках обусловлено наличием требований предъявляемых к организации безналичных расчетов: наличие правил, регулирующих проведение платежа; скорость и безопасность его проведения; удобство для клиента; приемлемая стоимость услуг.

Целью аудита операций по счетам, открытым в банке является установление правильности и законности открытия и функционирования счетов в банках, осуществления безналичных расчетов и полноты отражения их в бухгалтерском учете.

Для выполнения поставленной цели при проведении аудита операций по счетам, открытым в банке перед проверяющим ставится ряд задач (рисунок 3.4).

Рисунок 3.2 — Задачи проверки операций по счетам, открытым в банке Проведению аудита операций по счетам, открытым в банке Витебской дистанции сигнализации и связи должна предшествовать подготовительная работа, в процессе которой изучается информационное обеспечение ревизии, определяется перечень вопросов, подлежащих проверке и разрабатывалась программа ее проведения.

Основным источниками информации аудита операций по счетам в банках являются выписки их лицевых счетов и приложенные к ним оправдательные документы, а также записи учетных регистров по счетам 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банке», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» .

Перечень вопросов, подлежащих разрешению в ходе проверки операций по счетам открытым в банке, разрабатывается исходя из области проверки. Проверке подлежат следующие вопросы:

совершение расчетных операций и соответствующее документальное оформление: наличие всех банковских выписок и приложений к ним, оформление их в соответствии с предъявляемыми требованиями к реквизитам, отметок банка;

правовой режим текущих валютных операций;

проведение валютных операций через уполномоченные банки, имеющие лицензию Национального банка на проведение валютных операций;

совершение валютных операций на основании надлежащим образом оформленных банковских документов, содержащих информацию об этих операциях;

совершение операций на специальных счетах в банке.

До начала аудиторской проверки необходимо по возможности установить, какие счета открыты в банке проверяемому субъекту хозяйствования.

Проверку рекомендуется начинать с установления правильности входящего остатка на 1-е число проверяемого периода. Для чего остаток средств на проверяемом счете на 1 — е число (журнал-ордер) сопоставляют с выпиской банка за последний день месяца, предшествующего проверяемому периоду, с Главной книгой и балансом.

Проверка производится по каждому счету отдельно.

Приступая к сплошной проверке банковских операций, необходимо убедиться в полноте и достоверности выписок банка. Полнота выписок банка устанавливается следующими способами:

• · по преемственности дат выписок банка. Аудитору особое внимание следует обращать на возможные переносы рабочих дней по решению правительства на субботу и выходные дни;
• · подсчетом оборотов по выписке банка и сверка их с регистрами учета (соответствующими журналами-ордерами, ведомостями, машинограммами);
• · по переносу остатков средств на счете. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Если окажется, что часть выписок в делах предприятия отсутствует, необходимо получить в банке заверенные копии.

Следует также проверить наличие в делах предприятия выписок со всех лицевых счетов, открытых в банке.

Вслед за проверкой полноты и достоверности выписок следует убедиться, что все проведенные через банк операции являются достоверными и подтверждены соответствующими подлинными документами.

Одной из важнейших задач контроля является проверка соответствия корреспонденции счетов по операциям на счетах в банках действующим нормативным положениям по ведению бухгалтерского учета.

Сплошным порядком исследуют обоснованность списания средств в дебет счетов прибылей и убытков; расходов будущих периодов и др. Каждый случай нарушения корреспонденции счетов бухгалтерского учета проверяется по первичным документам, позволяющим определить, не привело ли это к умышленному искажению учетных и отчетных данных и другим злоупотреблениям.

При проверке операций по валютным счетам следует учитывать, что субъекты хозяйствования могут осуществлять на территории Республики Беларусь скупку, обмен, продажу валюты только по лицензии Национального банка Республики Беларусь в установленном законом порядке.

Так как операции с денежными средствами являются важны участком учета в Витебской дистанции сигнализации и связи организации их проверки уделяется большое значение и предшествует серьезная подготовительная работа. При проверке кассовых операций проводится множество процедур с использованием различных методов, что позволяет всесторонне изучить состояние кассовой дисциплины и своевременно выявить нарушения. Правильное и своевременное отражение расчетных операций между субъектами предпринимательской деятельности по счетам, открытым в банке служит необходимым условием деятельности хозяйствующего субъекта в рыночных условиях. Эффективность расчетных операций зависит от состояния взаимоотношений с банком в организации, организации безналичных расчетов и своевременно проведенной ревизии. Поэтому грамотная организация ревизии по счетам, открытым в банке играет важную роль в деятельности Витебской дистанции сигнализации и связи и способствует совершенствованию расчетных операций, которые являются основным элементом, обеспечивающим взаимоотношения организации с участниками рынка и государством.

3.4 Разработка предложений по совершенствованию аудита наличных денежных средств на предприятии

Большое количество операций на Витебской дистанции сигнализации и связи осуществляется наличными денежными средствами, поэтому необходим наиболее хорошо организованный и действенный внутрихозяйственный контроль за сохранностью, а также использованием денежных средств.

Контроль за сохранностью и использованием денежных средств в Витебской дистанции сигнализации и связи организован по следующей программе внутрихозяйственного контроля (таблица 3.2).

Таблица 3.2 — Программа внутрихозяйственного контроля за учетом и сохранностью денежных средств.

Программа состоит из 3-х разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег. Во втором разделе — контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств. Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств. В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.

Таким образом, данная программа позволяет усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

Завершающим этапом любой проверки является составление документа, в котором указываются все выявленные нарушения.

По результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономических отношений, руководителем ревизионной группы составляется акт, в котором излагаются результаты проверки всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии. Результаты ревизии, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.

При обнаружении недостач, злоупотреблений и других недостатков материально-ответственные лица представляют ревизору письменные объяснения по существу вскрытых фактов недостач и излишков денежных средств и ТМЦ, нарушений и злоупотреблений. Письменные объяснения прилагаются к основному акту ревизии.

Результаты комплексной ревизии обсуждаются на производственном совещании или собрании рабочих и служащих. Протокол обсуждения результатов проведенной ревизии прилагается к основному акту.

Одним из важнейших этапов ревизии является реализация ее результатов. Основными формами такой реализации являются:

• 1) устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизии;
• 2) обсуждение результатов ревизии на ревизуемом предприятии;
• 3) передача дел в судебно-следственные органы;
• 4) принятие органом, назначившим ревизию, по ее результатам решения в виде письма, распоряжения или приказа.

В практической работе применяются различные способы контроля за выполнением решений по результатам ревизии. К ним относятся:

• 1) получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации посредством технических средств связи;
• 2) проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам, представляемым в орган, назначивший ревизию;
• 3) вызов руководителя и специалистов предприятия с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;
• 4) проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;
• 5) проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.

Последняя комплексная ревизия финансово-хозяйственной деятельности Витебской дистанции сигнализации и связи проводилась контрольно-ревизионным отделом Транспортного республиканского унитарного предприятия «Витебское отделение Белорусской железной дороги» в соответствии с Инструкцией о порядке организации и проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций и учреждений Белорусской железной дороги, утвержденной 16.08.2000 г.

Ревизия проведена в присутствии начальника дистанции и главного бухгалтера, которые являются ответственными за производственную и финансово-хозяйственную деятельности дистанции.

В процессе ревизии документы по кассовым операциям проверены сплошным порядком, остальные — выборочно.

В ходе проверки кассовых операций никаких нарушений не выявлено:

• 1) установлено, что по состоянию на 31.10.2011 года произведена внезапная инвентаризация кассы. Недостач и излишков не установлено;
• 2) помещение, отведённое под кассу, соответствует условиям хранения денежных средств;
• 3) записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и сдаёт отчёт по кассе в бухгалтерию;
• 4) наличные деньги, полученные в учреждении банка, расходуются по целевому назначению. Сроки и полнота сдачи выручки в кассу банка соблюдается.

Проверкой полноты и своевременности оприходования по кассовой книге наличных денег, полученных из банка, нарушений не установлено.

Кассовые обороты подсчитаны верно. Сальдо на каждое первое число месяца соответствует данным синтетического учёта.

Таким образом, можно сделать вывод, что на дистанции сигнализации и связи кассовые операции ведутся в соответствии с установленным законодательством порядке: соблюдаются правила ведения кассовых операций, надлежащим образом организован учёт наличных денежных средств и операций по счетам в банке. Всё это положительно сказывается на финансовом состоянии предприятии.

Одним из направлений совершенствования ревизии и аудита денежных средств является автоматизация.

Внедрение и использование компьютерных технологий обработки учетной информации явилось одним из наиболее значительных достижений науки и управления. Система субъекта хозяйствования существенно влияет на методики ревизии и аудита. Аудитор на стадии подготовки к проверке хозяйствующего субъекта должен изучить организационно-техническое обеспечение контроля и определить необходимость привлечения для исследования его надежности технических специалистов. В процессе исследования системы компьютерной обработки данных могут быть установлены особенности алгоритма систематизации информации, влекущие ее искажение.

Компьютерная обработка данных в организации имеет место в случаях, когда с помощью компьютерной техники осуществляется обработка значительных объемов ученой информации независимо от следующих факторов:

• v компьютер используется организацией самостоятельно или по договору с третьей стороной;
• v компьютер используется организацией для обработки экономической информации во всех аспектах хозяйственной деятельности и ее учета или только для автоматизации обработки информации по отдельным фактов хозяйственной деятельности, отдельным участкам учета.

При проведении аудита в системе компьютерной обработки данных сохраняются цель аудита и основные элементы его методологии. Наличие компьютерной обработки данных существенно влияет на процесс изучения аудитором системы учета организации и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

Аудитору желательно иметь представление о техническом, программном, математическом и других видах обеспечения компьютерной техники, а также системах обработки экономической информации. В случае отсутствия у аудитора необходимых для этого знаний, следует использовать работу эксперта в области информационных технологий. А также аудиторской организации целесообразно иметь библиотеку наиболее распространенных систем компьютерной обработки данных и прилагать усилия к изучению особенностей их практического применения.

Аудитор должен изучить и оформить в виде рабочего документа все существенные вопросы организации обработки учетных данных в системе компьютерной обработки данных организации, отразив в нем следующие положения:

ь организационная форма обработки данных, например: обработку данных осуществляет специальное подразделение или компьютеры установлены на рабочих местах бухгалтерского персонала и обработка данных осуществляется не — посредственно бухгалтерами; обработку данных организация осуществляет самостоятельно третья сторона по заключенному с ней договору;

ь форма бухгалтерского учета;

ь разделы и участки учета, функционирующие в среде компьютерной обработки данных;

ь система компьютерной обработки данных размещена на одном или нескольких компьютерах;

ь обработка данных ведется локально на каждом компьютере или применяется сетевой вариант;

ь обеспечение архивирования и хранения данных;

ь передача данных производится: с использованием каналов связи, через внешние носители или происходит ввод данных с клавиатуры.

В условиях компьютерной обработки данных большое значение необходимо придавать качеству учетных данных. Информация в электронной системе учета должна отражаться своевременно, в полном объеме и с достаточным уровнем детализации. При исследовании компьютерной обработки данных особое внимание следует уделить установлению в ней рисковых зон. Этого можно достичь при проведении процедур тестирования электронной системы учета.

На начальном этапе аудитор производит тестирование вводной информации. Необходимость тестирования вызвана тем, что даже самая совершенная система электронной обработки информации не даст реальных результатов, если исходные данные не отражают по существу совершенные хозяйственные операции.

Аудитору необходимо также проверить полноту и правильность регистрации исходных данных в компьютерной системе. Полнота ввода информации означает, что все необходимые данные, содержащиеся в первичных документах, включены в систему обработки. Правильно зарегистрированными данными можно считать те, которые по форме соответствуют принятым в системе электронной обработки данных обозначениям и терминам, а по содержанию несут точную информацию о хозяйственной операции или факте хозяйственной деятельности и способе ее обработки.

Также аудитор должен оценить возможности системы компьютерной обработки данных в части:

• v гибкого реагирования на изменения хозяйственного, налогового или иного законодательства с точки зрения настройки программного обеспечения;
• v формирования бухгалтерской и внутренней управленческой отчетности;
• v осуществления аналитических процедур;
• v расширения функций компьютерной системы.

Аудитор должен оценить квалификацию бухгалтерского персонала в области компьютерной обработки данных, в частности: имеют ли специалисты соответствующее высшее или среднее специальное образование, или прошли курс обучения в области информационных технологий, или изучение системы компьютерной обработки данных происходило самостоятельно.

При проведении аудиторской проверки учета денежных средств и расчетов в системе компьютерной обработки данных, аудитор проверяет, составляются ли в данной системе все необходимые документы, такие как: счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, закрепляются ли ТМЦ за материально ответственными лицами, все ли документы отмечаются в журналах регистрации и т. д.