Инновационные требования к учету электронных документов в делопроизводстве и архиве организации

Цели и задачи развития архивного дела определяются концепцией долгосрочного социально-экономического развития, стратегией развития информационного общества, концепцией формирования электронного правительства и др.

Целью развития архивного дела в долгосрочной перспективе является достижение архивами уровня, отвечающего потребностям и нуждам современного информационного общества.

В соответствии с названной целью необходимо решить следующие задачи развития архивного дела.

1. Совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управления служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления, обеспечивающим связь государственных органов с подведомственными организациями, населением, бизнес-сообществом, общественными организациями и т. д. Ни одно управленческое решение на любом уровне власти не может быть принято и реализовано без фиксации в соответствующих документах. В этой связи государство должно вернуть себе роль активного регулятора процессов документирования.

В условиях перехода на электронный документооборот необходимо создание полноценного механизма управления делопроизводством, являющимся базой архивного дела, для чего потребуется:

• -установление на общегосударственном уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб и единой системы электронного документооборота в государственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование;
• -наделение Росархива полномочиями по реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию и контролю за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота, а также полномочиями государственного заказчика единой системы электронного документооборота, охватывающей все уровни государственного (а в перспективе и муниципального) управления, что позволит существенно уменьшить затраты на разработку, внедрение и эксплуатацию систем электронного документооборота в каждом государственном органе, а также обеспечить практическое внедрение единых стандартов делопроизводства и передачу электронных документов на архивное хранение.

Реализация названных мероприятий обеспечит развитие архивного дела и делопроизводства в русле передовых мировых тенденций и технологий, сократит финансовые затраты на разработку и создание систем электронного документооборота, обеспечит сохранность документов, повысит оперативность и качество управления, открытость и прозрачность принятия управленческих решений при сокращении числа форм, видов и количества документов, объемов работ с документами и уменьшении стоимости их отбора, хранения и использования.

2. Интеграция архивов, как одного из элементов механизма, в систему электронного правительства.

На протяжении предыдущей истории основная задача архивов заключалась в обеспечении сохранности, прежде всего бумажных документов, однако повсеместное и массовое распространение информационно-коммуникационных технологий, внедрение электронного правительства предопределили коренные изменения в природе самих документов и, соответственно, в области документирования и документооборота. Уже в настоящее время все большая часть документации создается в электронной форме и с течением времени объем электронных документов, будет только возрастать. Способность их принять, сохранить и использовать становится жизненно важной для эффективного государственного управления. В связи с этим архивам необходимо искать пути организации работы с электронными документами.

Для этого должны быть:

• -сформирована полноценная нормативная база по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве, в архивах органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также разработан порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов Архивного фонда, созданных в форме электронных документов;
• -разработаны единые технологии и форматы архивирования электронных документов, их передачи на постоянное хранение, а также обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, гарантирующие возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий;
• -организовано научно-методического и практическое взаимодействие и партнерство с органами государственной власти, органами местного самоуправления, научными и образовательными учреждениями, частным сектором в области работы с электронными документами;
• -создан на базе одного из федеральных архивов Центр хранения электронных документов с соответствующей инфраструктурой, способный осуществлять централизованные прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда РФ, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой.

Это позволит гарантировать сохранность информации в электронной форме на всех уровнях архивного хранения, повысить эффективность взаимодействия государственных и муниципальных органов всех уровней, а также организаций и населения с государственными и муниципальными архивами, ускорение прохождения обращений юридических и физических лиц, повышение качества и полноты оказываемых государственных услуг, повышение степени защиты информации от разглашения и несанкционированного доступа, интеграцию информационных ресурсов архивов с другими информационными ресурсами, повышение производительности труда работников архивов.

3. Обеспечение полноценного развития архивов в современных условиях.

Ежегодно объем архивов растет, подавляющее большинство из которых поступают на бумажном носителе. Вместе с тем, развитие электронного документооборота и увеличение объема электронных документов объективно должны привести к постепенному видовому изменению состава архивов и в конечном итоге — к уменьшению объемов приема такой документации на постоянное хранение. Это, с одной стороны, предполагает определенное сокращение дефицита площадей архивохранилищ, с другой — необходимость создания условий для приема значительных массивов электронных документов.

Для обеспечения качественного пополнения архивов представляется нужным:

• -сохранение научно обоснованного территориального принципа комплектования отечественных архивов, для чего должна быть решена проблема приема на хранение в государственные архивы субъектов и муниципальные архивы документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и иных федеральных органов и организаций.
• -проведение работы по оптимизации состава документов, отбираемых на постоянное хранение, с учетом совершенствования критериев отбора документов, экспертизы их ценности, в том числе осуществление разработки перечней документов с указанием сроков их хранения по всем основным отраслям деятельности государства и общества, предусматривающих сокращение сроков ведомственного хранения архивных документов с учетом уменьшения периода их «жизни» до сдачи на архивное хранение из-за происходящих изменений в делопроизводстве;
• -проработка вопроса о создании (в том числе с использованием возможностей аутсорсинга) специализированного архивно-логистического центра с автоматизированной системой складирования, обеспечивающей высокую скорость выполнения операций по приему, поиску и выдаче документов с целью концентрации текущих ведомственных архивов федеральных органов исполнительной власти;
• -уточнение с учетом современных реалий правовых основ работы архивов организаций и закрепление этих изменений в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
• -расширение оказания государственными и муниципальными архивами организационно-методической помощи и осуществление контроля за постановкой делопроизводства, работой ведомственных архивов органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций;
• -решение проблемы сохранения архивов организаций, признанных в установленном порядке банкротами;
• -завершение приема на постоянное хранение и упорядочение архивных документов советского периода, хранящихся до настоящего времени в ряде федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им органах и организациях, в том числе периода Великой Отечественной войны 1941;1945 гг., а также в негосударственных организациях.
• 4. Разграничение ответственности между государственными (муниципальными) архивами и негосударственными архивами.

Переход к гражданскому обществу и рыночной экономике обусловили создание и функционирование архивов частных организаций. Ответственность организаций негосударственного сектора в отношении, создаваемых ими в процессе деятельности документов, включая финансовую и кадровую документацию, заключается, прежде всего, в обеспечении их сохранности. В соответствии с действующим законодательством это может быть реализовано путем передачи документов на постоянное хранение по договору в государственные или муниципальные архивы, созданием собственных частных архивов, либо передачей архивных документов на хранение в другие частные архивы.

С учетом этого государство не должно оставаться равнодушным к судьбе негосударственной части документального наследия страны, инициируя и поддерживая государственно-частное партнерство в архивном деле, поощряя создание и функционирование негосударственных архивов.

Для этого необходимо:

• -оказание со стороны государственных и муниципальных архивов профессиональной методической и практической помощи организациям негосударственного сектора;
• -разработка механизмов и правил добровольной сертификации архивов коммерческих организаций;
• -завершение создания саморегулируемой организации (СРО) в сфере архивного дела с возложением на нее задач по внедрению норм и требований по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов в деятельность негосударственных организаций и архивов.

Создание и налаживание эффективной системы взаимодействия и взаимовыгодного сотрудничества между государственными (муниципальными) и негосударственными архивами позволит обеспечить как сохранение негосударственной части документального наследия страны, так и законные права граждан, занятых в негосударственном секторе.

5. Повышение качества и доступности услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан.

Наиболее социально значимыми услугами архивов, которыми ежегодно пользуется более миллиона юридических и физических лиц, являются организация доступа к архивным фондам и информационное обслуживание органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан.

В демократическом государстве обеспечение возможности оперативного и свободного доступа всех категорий пользователей к открытой архивной информации — предмет особого внимания и залог духовного развития общества.

На сегодня основными формами доступа к архивным документам и их использования является ознакомление с подлинниками (и их копиями) в читальных залах архивов, демонстрация документальных выставок, публикация архивных документов традиционным способом и в сети Интернет, исполнение запросов юридических и физических лиц.

Можно с уверенностью констатировать, что для большинства профессиональных ученых работа с подлинниками архивных документов в читальных залах останется главным способом исследования на ближайшее десятилетие. Вместе с тем, уже сегодня для многих людей универсальным читальным залом становится Интернет-пространство. Общество ожидает расширения доступа к архивным фондам в режиме онлайн, дающим беспрецедентные возможности ускорения доступа к большим объемам архивной информации. Пользователи архивной информации неизбежно будут отдавать предпочтение электронным технологиям. Для решения этой проблемы требуется с одной стороны, обеспечить доступ к архивным документам, которые изначально созданы в цифровой форме, с другой — перевести в цифровой формат наиболее ценные и значимые документы на бумажном носителе.

6. Совершенствование условий хранения архивных документов на традиционных носителях для обеспечения гарантированного доступа к ним.

Доступ к архивным документам нынешнего и будущих поколений будет возможен только в том случае, если они будут храниться в надлежащих условиях. Поэтому задача обеспечения сохранности документов останется для архивов приоритетной.

С учетом того, что хранилища многих архивов уже загружены или приближаются, к предельной загруженности следует:

• -продолжить совершенствование архивной инфраструктуры посредством строительства новых и/или реконструкции старых зданий архивов, а также выделение дополнительных помещений, приспосабливаемых под хранилища, в том числе для приема архивных документов на постоянное хранение, ведомственный срок хранения которых истек. При этом преимущество должно быть отдано строительству новых зданий, в которых могут быть реализованы современные логистические технологии хранения и поиска документов, что позволит снизить издержки на их содержание и эксплуатацию;
• -повысить уровень безопасности архивных фондов путем модернизации материально-технической базы архивов, в первую очередь особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации; переоснащение действующих архивных лабораторий современным высокотехнологичным оборудованием;
• -сосредоточить усилия не на увеличении объемов реставрации архивных документов, а на повышении качества и сложности реставрационных работ, что дало бы возможность подвергнуть реставрации наиболее ценные и потенциально менее долговечные документы;
• -увеличить объем работ по созданию страхового фонда на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации — составной части Единого российского страхового фонда документации, а также изучить возможность предоставления электронным копиям архивных документов статуса, аналогичного страховым копиям на пленочном носителе;
• -сформировать Государственный реестр уникальных документов, обеспечив их размещение в сети Интернет.

Это позволит существенно снизить вероятность утраты и/или повреждения архивных документов, обеспечить конституционные права современников и будущих поколений на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.

Внедрение инноваций в деятельность архивов.

Реалии современного времени требуют от архивов активного внедрения инновационных продуктов и технологий, применения новых подходов, поиска способов улучшения и оптимизации видов архивных работ, повышения производительности труда их работников. Архивы должны постоянно совершенствовать свою деятельность, гибко и оперативно реагируя на возникающие проблемы и вызовы. Архивисты должны непрерывно совершенствовать методику работы, добиваясь улучшения качества обслуживания пользователей.

В этих целях предполагается:

• -реализовать программу информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений, принять участие в региональных программах информатизации;
• -разработать и реализовать программу отраслевых научно-исследовательских работ, предполагающую теоретические и прикладные исследования, тематика которых должна быть тесно увязана с интересами решения общегосударственных задач и современными потребностями информационного общества и архивной отрасли;
• -продолжить изучение лучших мировых практик организации архивного дела посредством дальнейшего развития деловых связей с архивами иностранных государств на двусторонней и многосторонней основе, Международным советом архивов, а также неправительственными организациями, обмена опытом работы и научно-методическими разработками, реализации совместных проектов по изданию документальных сборников и организации документальных выставок.

Внедрение инноваций должно повысить эффективность работы архивов до соответствия лучшим мировым образцам и потребностям общественного развития.