Информационно-справочные документы. 
Виды официальной документации

Протокол — это документ, в котором фиксируется процесс обсуждения вопросов, и фиксируются принятые решения на собраниях, совещаниях, заседаниях. Любому собранию или совещанию предшествует подготовительная работа: согласовывается повестка дня, список присутствующих и приглашенных, рассылаются приглашения, информационный материал и др.

Выписка из протокола — официальная копия части подлинного протокола. Содержит реквизиты:

• — наименование предприятия;
• — наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
• — дата заседания;
• — регистрационный номер;
• — место составления; заголовок к тексту;
• — разделы: «Повестка дня: слушали, постановили:»;
• — слова «Председатель» и «Секретарь», расшифровку их инициалов с фамилиями;
• — отметку о завершении копии; отметку об исполнении.

Из содержательной части полного протокола берутся те элементы, которые необходимы для заинтересованных лиц, должностных лиц.

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (АКТ), дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, указание на количество экземпляров и их местонахождение, подписи.

Служебные письма — деловая переписка, основное средство общения предприятия с учреждениями и частными лицами. Письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т. п.

Письма оформляются на специальных бланках для писем, и содержат следующие реквизиты:

• — название и адрес получателя письма;
• — регистрационный номер;
• — дату письма;
• — ссылка на номер и дату инициативного письма;
• — заголовок к тексту;
• — текст;
• — перечень приложений с указанием количества страниц и экземпляров;
• — подпись руководителя;
• — фамилия исполнителя и его номер телефона.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествование.

Телефонограмма — представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по телефонным линиям. Текст телефонограммы не должен включать боле 50 слов, содержать труднопроизносимые слова, словосочетания и сложные речевые обороты.

Текст исходящей телефонограммы составляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги (с соблюдением аналогичного бланка расположения реквизитов и их объемов), который подписывается руководителем организации.

Текст входящей телефонограммы записывается на тех же бланках. Возможно ведение специальных журналов для записи телефонограмм, объединенных или отдельных для каждого вида.

При приеме телефонограмм записывается следующее: от кого поступила и кому адресована; должность и фамилия лица, подписывающего телефонограмму; фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму; дату и время приема; номера телефонов передающей и принимающей организации.

Телеграммы — оформляются на специальных типографских бланках, а в случаях их отсутствия — на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телеграф, второй — подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от передаваемого текста. Если организация имеет условный телеграфный адрес (например, «Акцент»), то он указывается вместо адреса. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание, без переноса слов). Заканчивается телеграмма указанием индекса.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под Чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Справки — составляются для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках.

Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке и подписываются исполнителем. Они содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Докладная записка — это документ, который адресуется, как правило, руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и приложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Объяснительная записка — все объяснительные записки можно разделить на две группы документов.

К первой группе относятся объяснительные, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке предприятия.

Вторую группу составляют пояснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, сложившихся ситуаций, нарушения трудовой или производственной дисциплины, происшествий.

При составлении объяснительных записок могут быть включены следующие реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документа; дата и номер; заголовок к тексту; текст; дата и личная подпись составителя.

Командировочное удостоверение — бланк утверждающей формы, используемый для служебных командировок. Командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения. Для оформления служебной командировки необходим приказ руководителя и выписанное командировочное удостоверение. На основании изданного приказа о командировке в бланке командировочного удостоверения указывают:

• — фамилию, имя, отчество и должность командировочного;
• — название местности куда командируется;
• — основание для командировки;
• — срок командировки;
• — отметку о выбытии в командировку и т. д.