Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию архивных фондов и архивных документов

22 октября 2004 года вступил в силу Федеральный закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ, регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Данный Федеральный закон закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами. [2].

В рамках реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации"1 в 2007 г. были приняты и внедрены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. [3] В них сконцентрированы действующие нормативы по основным направлениям архивной работы.

Действующие Правила имеют лаконичную нормативность и во многих случаях требуют раскрытия той или иной проблемы, содержат ссылки на «отраслевые научно-методические разработки», являющиеся результатом научно-исследовательской работы Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивоведения (далее — ВНИИДАД) и других научно-исследовательских институтов.

В 2001 году приказом Росархива от 28 марта № 24 утверждена «Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях». [4].

Приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 утвержден Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов АФ РФ, который ведется Федеральной архивной службой в целях централизованного государственного учета уникальных документов АФ РФ, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей. [5].

Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) регламентируют организацию архивных фондов и архивных документов в организациях.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290 утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве, являющимся федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. В положении определяются полномочия и организация деятельности Федерального архивного агентства.

Для решения проблемы фондирования документов ВНИИДАД разработал «Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах». В них рассматриваются общие положения фондирования документов, особенности фондирования документов федеральных органов и организаций, государственных органов и организаций субъектов РФ, органов и организаций местного самоуправления, общественных, частных и иных негосударственных организаций. [6].

Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации содержат технологические нормы обеспечения противопожарного режима в архивах. Также в нем установлены требования к содержанию территории, зданий, помещений архивов, эвакуационных путей и выходов, электроустановкам. Им предусмотрен особый противопожарный режим для архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских помещений. В нем определены средства обеспечения пожарной безопасности, а также регламентирован порядок действий при пожаре. [7].

В развитии вопросов технического оснащения архивов ВНИИДАД разработал Перечень средств и оборудования для оснащения архивов. Он имеет справочный характер и предназначен для облегчения выбора и приобретения архивами необходимых технических средств, оборудования и материалов. В нем перечислены технические характеристики стеллажного оборудования, шкафов и сейфов для хранения документов и ценностей, оборудования для поддержания температурно-влажностного режима, оборудования для читальных залов и др. В 2010 г. был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данному документу принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. В Перечне указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. В методических рекомендациях «Составление архивных описей» освещена методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания раскрывается в. В них рассматриваются следующие вопросы: общие понятия об архивной описи и этапах ее составления, методика описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания, организация дел и документов в пределах описи, составление описи и справочного аппарата к ней, повышение информативности описи при ее усовершенствовании и переработке, составление архивной описи в электронном формате, порядок заполнения примерного перечня полей баз данных «Архивная опись». Разработанные ВНИИДАД Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами позволяют использовать их при решении вопросов экономики архивного дела [11]. В нем детально прописаны технология и содержание архивных работ и услуг по всем направлениям деятельности архива, что представляется важным ввиду отсутствия в Правилах, одном из основных подзаконных нормативных правовых актов архивной отрасли, методик выполнения практически всех архивных работ.