Теоретические основы учета денежных средств в кассе организации

денежный касса синтетический.

Нормативное регулирование учета денежных средств в кассе организации

В основе любой денежной системы лежат деньги, которые используются в качестве всеобщего эквивалента, универсального товара, обладающего свойством всеобщей непосредственной обмениваемости.

Денежная система Российской Федерации складывается из ряда элементов и включает в себя:

• 1) официальную денежную единицу с ее наименованием;
• 2) виды денежных знаков;
• 3) порядок эмиссии наличных денег;
• 4) безналичные деньги;
• 5) финансово-правовые нормы, предусматривающие указанные элементы и обеспечивающие функционирование денежной системы.

Денежной единицей РФ (денежным знаком) является рубль, который составляет 100 копеек.

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Денежные средства предприятий находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, в чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью — важнейшая задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др.

Нормативное регулирование бухгалтерского учета представляет собой установление государственными органами общеобязательных правил (норм) ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности. Нормативное регулирование бухгалтерского учета денежных средств включает:

• 1) нормативное правовое регулирование — осуществляется нормами права, содержащимися в соответствующих нормативных правовых актах;
• 2) методическое (нормативно-техническое) регулирование — осуществляется методическими (техническими) нормами, содержащимися в соответствующих актах методического (нормативно-технического) характера.

Также важная роль в реализации нормативного регулировании бухгалтерского учета денежных средств принадлежит учетной политике организации и актам Минфина России разъяснительного характера (актам толкования).

Нормативное регулирование денежного обращения является условием стабильности функционирования любого современного государства. И Россия в данном случае не является исключением.

С 1 января 2012 года вступило в силу Положение Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П. Основными изменениями стало то, что теперь предприниматель может оборудовать для кассы часть помещения, а не отдельную комнату, как раньше. Может самостоятельно установить лимит кассовых средств и даже не сообщать эту цифру банку — раньше лимит устанавливал тот банк, в котором предприниматель открывал счет. Предприниматель может также вести часть документации в электронном виде (для сдачи отчетности и при ревизии документы все же придется распечатать).

Бухгалтерский учет денежных средств, расчетных и кредитных операций имеет важное значение для правильной операции организации денежного обращения расчетов и кредитования, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью оборота которых во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности. Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, которые обладают абсолютной ликвидностью, т. е. немедленной способностью выступать средством платежа по обязательствам предприятия. Поэтому объемом имеющихся у предприятия денег определяется платежеспособность предприятия.

Целью бухгалтерского учета денежных средств — является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

Основными задачами учета денежных средств являются:

• 1. Полная и своевременная регистрация операций, связанных с движением рабочего капитала в кассе и на счетах в банках.
• 2. Контроль за наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием.
• 3. Полное, своевременное и правильное отражение в ученых регистрах текущих операций по поступлению и выбытию данного капитала.
• 4. Контроль за соблюдением расчетно-платежной и сметной дисциплины.
• 5. Контроль за своевременностью возвращения в банк сумм, не использованных по назначению в соответствии с выделенными лимитами и сметами.
• 6. Правильное и своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, операций по счетам в банках и отражение ее результатов в учете.

Решение этих задач во многом зависит от четкого соблюдения следующих основных принципов учета денежных средств:

Свободные денежные средства должны храниться только в банке, и их выдача и использование осуществляются в соответствии с целевым назначением.

Платежи производятся в безналичном порядке после отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг или одновременно с ними. Предварительная оплата допускается лишь в случаях, предусмотренных законодательством и учетной политикой организации.

Платежи производятся с согласия (акцепта) плательщика или по его поручению; без согласия — только в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Платежи производятся за счет собственных средств плательщика или за счет кредитов банка.

Списание со счета денежных средств в объеме, достаточном для удовлетворения всех предъявляемых к организации требований, осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание.

Недостаточность денежных средств на счете организации для удовлетворения всех предъявляемых к ней требований обусловливает списание этих средств путем применения установленной очередности платежей.

Кассовые операции — это совокупность материально-технических процедур, проводимых организациями и предприятиями и связанных с приемом, хранением и выдачей наличных денег. Правовыми основами осуществления кассовых операций являются федеральные законы «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», «О банках и банковской деятельности».

Для соблюдения требований Центрального банка, необходимо:

• 1. Оборудовать на предприятии место под кассу и назначить постоянного кассира.
• 2. Установить лимит остатка кассы и придерживаться его.
• 3. Соблюдать кассовую дисциплину.
• 4. Соблюдать предел расчетов наличными (сто тысяч рублей).
• 5. Помнить о необходимости применения контрольно-кассовой техники (в случаях, предписанных законом о ККТ).

В сфере регулирования расчетов с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) действуют нормативные акты Правительства Российской Федерации и Банка России.

Регулирование применения контрольно-кассовой техники происходит на основании Федерального закона от 22.05. 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Первый пункт этого закона гласит, что контрольно-кассовую технику обязаны применять все предприниматели и организации, которые продавая товары, оказывая услуги или выполняя работы, принимают платежи с использованием платежных карт.

Целью регулирования кассовых операций является в первую очередь обеспечение четкой организации наличного денежного оборота, а также контроль проведения расчетов. Кассовые операции необходимы и для более точного учета доходов и расходов в целях полного и эффективного налогообложения. В соответствии с законодательством для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие и организация обязаны иметь контрольно-кассовую технику и вести специальную кассовую книгу. Контрольно-кассовая техника, используемая организациями и предприятиями, должна быть включена в Государственный реестр. Предприятия и организации (индивидуальные предприниматели) на территории Российской Федерации должны в обязательном порядке применять контрольно-кассовую технику при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Порядок совершения кредитными организациями кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники определяется Центральным банком Российской Федерации.

Общий порядок кассовых операций состоит из перемещения (приема и выдачи) и хранения наличных средств, оформления соответствующих документов, а также ревизии и соблюдения кассовой дисциплины.

Следовательно, задачи учета кассовых операций это полный и точный контроль за денежными средствами (перемещением и сохранностью), их целевым использованием, а также за соблюдением кассовой дисциплины.

Основные положения о деньгах и о видах расчетов в Российской Федерации сформулированы Гражданским кодексом РФ. Согласно ст. 140 ГК РФ платежи на территории РФ осуществляются путем наличных и безналичных расчетов.

Наличные расчеты — это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги.

Они могут быть только в одной-единственной форме — путем передачи денежных банкнот и монет одним лицом другому лицу во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства.

Предприятия для ведения хозяйственной деятельности открывают расчетные, текущие, валютные счета.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, полученные от банка, и прочие зачисления. На валютном счете предприятия могут храниться валютные средства, получаемые им в рамках расчетов с иностранными покупателями и заказчиками, либо в рамках валютных кредитов.

Статьей 862 ГК РФ и Положением ЦБ РФ от 12.04.01 № 2 — П «О безналичных расчетах Российской Федерации» предусмотрено: расчеты платежными поручениями; расчеты по аккредитиву; расчеты чеками; расчеты по инкассо.

Форма безналичного расчета — это способ реализации клиентом (плательщиком) своего права требования к кредитной организации о перечислении денежных средств. Данные способы различаются видами расчетных документов, порядком документооборота, условиями предоставления средств в распоряжение получателя и т. д.).

Безналичные расчеты производятся через банки и иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов (п. 3 ст.861 ГК РФ).

Ограничение наличных расчетов (в форме ограничения их предельного размера) устанавливает ЦБ РФ своими указаниями.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяют контрольно-кассовую технику.

Суммы, которые можно держать в кассе предприятия ограничены лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с организацией. Для установления лимита остатка денежных средств в кассе организации представляет в обслуживающий банк специальный расчет по форме, утвержденной Положением ЦБ РФ от 05.01.98 № 14 — П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Порядок ведения кассовых операций могут проверить уполномоченные лица:

• — являющиеся работниками учреждения (внутренний контроль);
• — органов Росфиннадзора;
• — налоговых органов.

Кроме того, в целях проверки финансово_хозяйственной деятельности и ведения бухгалтерского учета, в том числе соблюдения порядка ведения кассовых операций, учреждения вправе прибегать к услугам аудиторских фирм или частных аудиторов. Стоит отметить, что согласно ранее действовавшему Порядку № 401 проверку соблюдения учреждениями требований кассовой дисциплины систематически могли осуществлять банки. В Порядке № 373_П такое положение отсутствует. То есть теперь кредитные организации не уполномочены осуществлять такие проверки. Рассмотрим особенности проведения проверки кассы указанными проверяющими органами.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций каждое предприятие должно иметь кассу. Касса — это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств в российской и иностранной валюте и денежных документов. Денежные средства являются самыми высоколиквидными ее активами, могут легко и быстро обмениваться на любые разновидности материальных ценностей. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, векселя, акции, другие виды ценных бумаг, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха, иные аналогичные документы.

Касса — это структурное подразделение предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы, и бланки строгой отчетности.

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Кассир не может передоверить, кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым, заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта.

Согласно законодательства о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).

Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или при сдаче в банк. Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Кассир может вести документацию, как в бумажном, так и в электронном виде. При этом отчеты о кассовом остатке все равно должны распечатываться, а в конце года подшиваться в книгу с пронумерованными листами. В случае если кассовая книга ведется в электронном виде, должна быть обеспечена сохранность данных и предусмотрена защита от несанкционированного изменения сведений.

При учете кассовых операций и налично-денежных расчетов также следует руководствоваться следующими нормативными документами:

• — Указания Банка Росси от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».
• — Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина Российской Федерации от 13.06.1995 № 49
• — Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями и дополнениями).

Административную ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций устанавливает глава 15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях 30.12.2001 № 195-ФЗ.

Таким образом, при бухгалтерском учете операций по движению денежных средств, следует руководствоваться вышеприведенными документами, регламентирующими ведение кассовых операций и наличных денежных расчетов.