Учет труда и заработной платы

Трудовые отношения — отношения на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, уставом предприятия.

На основании заключенного трудового договора с работником ОАО «Машзавод» оформляет приказ (распоряжение) по предприятию о его приеме на работу в соответствии с условиями договора. Содержание приказа объявляется работнику в течении трех дней с момента подписания договора, а также выдается второй экземпляр, а по требованию — копия приказа о приеме, заверенная руководителем. Оформление приказа о приеме на работу осуществляется при помощи формы №Т₁.

Далее на основании приказа о приеме на работу работником отдела кадров открывается личная карточка работника, оформляемая по форме №Т₂.

На основании личной карточки работник бухгалтерии заполняет лицевой счет по форме №Т_54а и приложение к лицевому счету, который составляется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. В него заносятся записи обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на различные виды выплат. Исходя из лицевого счета (приложения к нему) вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т. д. Каждый год на каждого работника открывается новый лицевой счет.

Кроме этого заводится Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1_НДФЛ.

Согласно требованиям налогового законодательства все организации независимо от форм собственности обязаны вести налоговые карточки учета доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде. Форма налоговой карточки установлена Министерством Российской Федерации по налогам и сборам. Карточки заводятся не только на штатных, но и на временных и сезонных работников, выполняющих трудовые обязанности на основании трудовых соглашений, на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера.

Налоговые карточки содержат необходимую для исчисления сумм налога на доходы физических лиц информацию, в том числе сведения о получателе дохода, размере полученного дохода, льготах и иных вычетах из налогооблагаемого дохода, суммах исчисленного и удержанного налога.

На основании данных налоговых карточек заполняется справка о доходах физического лица, которую организации представляют в налоговый орган по месту своего учета ежегодно.

По окончании года лицевые счета и налоговые карточки персонала предприятия сдаются в архив.

В случае если руководство ОАО «Машзавод» считает необходимым, то вновь принимаемым работникам устанавливается испытательный срок, что фиксируется в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

Для закрепления трудовых обязанностей за конкретным работником используется должностная инструкция, которая утверждается приказом генерального директора ОАО «Машзавод» и после подробного изучения заверяется подписью работника.

Также в трудовом договоре указывается, на каких условиях принимается работник: по основному месту работы или по совместительству. Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется работником отдела кадров ОАО «Машзавод» в соответствии законодательством РФ.

Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, поэтому хранятся в сейфе и учитываются в следующей документации:

приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В ОАО «Машзавод» применяется практика, когда работники приобретают трудовые книжки самостоятельно. В связи с этим бухгалтерский учет бланков трудовых книжек не ведется.

ОАО «Машзавод» как работодатель ведет учет фактически отработанного каждым работником предприятия времени по форме №Т₁₃.

Продолжительность рабочей недели ОАО «Машзавод» пять рабочих дней с выходными субботой и воскресеньем и составляет 40 часов для всех работников организации, что соответствует законодательству РФ.

Форма №Т₁₃ служит для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, как работников аппарата управления, так и основных рабочих. Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу сроком на 1 день и более (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

Данные табеля используются для начисления заработной платы, для составления статистической отчетности по труду.

Учетом списочного состава и исчислением среднесписочного числа рабочих предприятия занимается отдел кадров. Расчет среднесписочной численности работников проводится суммированием списочной численности на каждый день месяца и делением этой суммы на кол-во дней месяца.

Ежедневно работник отдела кадров регистрирует явки работников на работу, ухода с работы. Всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и сверхурочной работы. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов — справок о вызове в военкомат, суд; листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают работнику отдела кадров; время простоя устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы — по спискам начальников подразделений; потери рабочего времени на основании соответствующих отчетов.

Системы оплаты труда применяемые на предприятии: повременно-премиальная и сдельно-премиальная. Расчет заработной платы как рабочих сдельщиков, так и повременщиков ведется на основе документа утвержденного генеральным директором о действующих на предприятии тарифных ставках и тарифных коэффициентах.

Выполняемая сдельная работа оформляется нарядами, которые могут быть оформлены индивидуально или на бригаду. Расчет заработной платы бригады из двух человек выглядит следующим образом (Таблица A).

Таблица A

Сотрудники аппарата управления имеют фиксированный оклад.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, определяется сумма заработка работников за месяц, и производятся необходимые удержания. Эти расчеты производятся в Расчетно-платежной ведомости формы №Т₄₉, которая к тому же служит документом для выплаты заработной платы за месяц в лицевой части этой ведомости записывают суммы начисленной заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода доплаты), а в правой — удержания по их видам и сумму к выдаче. Также для каждого вида удержаний существуют свои документы, которые предприятию необходимо учитывать. На каждого работника в ведомости отводят одну строку. Премирование работников осуществляется на основе документа «обязательные условия премирования», который имеет силу приказа, а также приложения к нему. Установленные доплаты (надбавки) оформляются соответствующим приказом. Составляется реестр начисленных пособий за месяц.

Удержания алиментов производятся в соответствии с семейным кодексом РФ. Поступившие в бухгалтерию организации исполнительные листы или заявления плательщика регистрируют в специальном журнале или карточке и хранят как бланки строгой отчетности. О поступлении исполнительных документов бухгалтерия сообщает судебному исполнителю.

Добровольные удержания из заработной платы оформляются заявлением. Помесячно создается свод начислений и удержаний.

Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусмотрена Трудовым кодексом. Различают полную и ограниченную материальную ответственность. Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества. Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится у организации, а второй — у работника. Полная материальная ответственность возникает при получении работником какого-либо имущества по разовой доверенности или другим разовым документам под отчет в случае, когда ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или порчей какого-либо имущества, а также когда ущерб причинен в состоянии наркотического опьянения или он явился следствием преступных действий работника, установленных приговором суда.

Для выплаты заработной платы используется платежная ведомость по форме №Т₅₃, в ней указываются фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Бухгалтерией ОАО «Машзавод» на каждое подразделение оформляется отдельная Платежная ведомость, для упрощения выдачи заработной платы работникам и предоставления данных руководству организации.

Заработная плата выдается из кассы в течение трех дней. При выдаче заработной платы работник получает расчетный листок. По истечении срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченные в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет. Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации работником бухгалтерии, ответственным за начисление и расчет заработной платы ведется журнал регистрации платежных ведомостей по форме №Т_53а.

При организации учета заработной платы на ОАО «Машзавод» используются соответствующие учетные регистры двух типов:

• — хронологические (в них записи ведутся в последовательности совершения операций, по датам). Это журналы регистрации операций;
• — систематические (записи соответствуют системе счетов, т. е. плану счетов бухгалтерского учета, и информация группируется по определенным счетам). Это ведомости, журналы-ордера и т. д.

Для определения размера налога на предприятии на каждого работника заводится индивидуальная карточка по ЕСН. Для расчетов по ЕСН с фондом социального страхования РФ на ОАО «Машзавод» ведется расчетная ведомость по предприятию в целом. Регистром учета является анализ счета 69.

Плановым отделом предприятия ведется статистическая отчетность по труду.

Регистром по учету заработной платы является анализ счета 70.

Основные бухгалтерские проводки:

Д_т 20,23,25,26,28,29 К_т 70 начислена заработная плата Д_т 91 К_т 70 начислена материальная помощь Д_т 69.1 К_т 70 начислено пособие по временной нетрудоспособности Д_т 70 К_т 68 удержан НДФЛ Д_т 20,23,25,26,28,29 К_т 69.1.1 «расчеты по ЕСН с ФСС», 69.1.2 «расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний», 69.2.1 «расчеты по ЕСН в федеральный бюджет», 69.3 «расчеты по ЕСН с ФОМС».

Д_т 69.2.1 К_т 69.2.2 начислены взносы в ПФ РФ (страховая часть) Д_т 69.2.1 К_т 69.2.3 начислены взносы в ПФ РФ (накопительная часть) Д_т 69.1.1, 69.1.2, 69.2.1, 69.2.2, 69.2.3, 69.3 К_т 51 перечисление отчислений в фонды.