Документальное оформление и учет расчетов с персоналом по заработной плате

В процессе хозяйственной деятельности предприятия происходит прием и увольнение работников, перемещение по работе, меняется численность персонала. Учет личного состава ведет отдел кадров, который обеспечивает получение данных о численности персонала на предприятии в целом, его структурном подразделении, причинах ее изменения, о составе персонала по полу, возрастам, категориям, профессиям, должностям, специальностям, квалификации, стажу работы, образованию и другим признакам.

При приеме на работу работодатель (юридическое или физическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях) и работник (физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по индивидуальному трудовому договору) заключают между собой индивидуальный трудовой договор.

Индивидуальный трудовой договор — это соглашение в письменной форме между работником и работодателем о месте работы, сроке действий договора, об условиях режима труда, отдыха, оплаты, охраны труда, иных вопросах социально — бытового обеспечения работника, материальной ответственности сторон договора и др.

Как правило, размер заработной платы устанавливают работодатель и работник по обоюдному соглашению и фиксируют в индивидуальном трудовом договоре, по которому работник обязуется выполнить работу по определенной специальности, квалификации и должности, а работодатель обязуется своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату и иные, предусмотренные законодательством и соглашением сторон, денежные выплаты. [14].

Индивидуальный трудовой договор определяет индивидуальные условия для каждого работника, устанавливает взаимные права, обязанности и ответственность между работником и работодателем как сторонами договора.

Содержание и характер индивидуального трудового договора определяют по соглашению сторон, с учетом отраслевых особенностей производства, конкретных задач, а также финансовых возможностей работодателя. Однако в обязательном порядке в договоре должны быть включены пункты статей 7, 8 и 9 Закона «О труде в Республике Казахстан» № 493 — 1 от 10.12.1999 г.

Индивидуальный трудовой договор может быть заключен на:

• · неопределенный срок;
• · определенный срок;
• · время выполнения определенной работы;
• · время замещения отсутствующего работника;

Закон не устанавливает минимального и максимального срока договора. Его определяют совместно работник и работодатель при заключении договора. Если в индивидуальном трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.

Индивидуальный трудовой договор заключается в письменной форме, составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывают обе стороны. Один экземпляр индивидуального трудового договора передается работнику после подписания сторонами. Началом выполнения трудовых функций работника считается дата начала работы, указанная в индивидуальном трудовом договоре, а в случае ее отсутствия — дата фактического допущения к работе. [10].

После заключения индивидуального трудового договора работодатель обязан издать Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа (распоряжения) является направлением на переговоры и пропуска в структурное подразделения для ознакомления с условиями труда. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника визируют в соответствующей службе предприятия для подтверждения наличия вакантной должности и устанавливаемого оклада по штатному расписанию. Подписанный руководителем предприятия приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. Отдел кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку в трудовой книжке о зачислении работника на работу. Порядок ведения трудовых книжек определен Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 15.02.2000 г. № 35-П «Об утверждении инструкции о порядке ведения трудовых книжек».

Трудовые книжки (при их наличии) могут вестись по просьбе работников проработавших у работодателя свыше пяти дней. Работникам, впервые поступающим на работу, трудовые книжки заполняет работодатель по их просьбе. Трудовые книжки могут храниться у работодателя либо у работника. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, награждения и поощрениях вносятся работодателем после издания приказа, но не позднее недельного срока, а при расторжении и прекращении индивидуального трудового договора в день увольнения. [15].

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с Законом «О труде», действующим законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков издают Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, который заполняют в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, а другой передается в бухгалтерию. На основании этого приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет средней заработной платы, причитающейся за время отпуска.

При увольнении работника составляют Приказ (распоряжение) о прекращении индивидуального трудового договора, который заполняет сотрудник отдела кадров в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, второй передают в бухгалтерию. На основании этого приказа бухгалтерия производит расчет с работником.

Учет использования рабочего времени всех категорий работающих ведут в табеле учета рабочего времени для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы.

Форма табеля может быть произвольной, но обязательно должна обеспечивать возможность отражения в ней учета использования рабочего времени.

Заработная плата работникам организаций в соответствии с законодательством о труде выплачивается не реже одного раза в месяц в сроки, установленные коллективным договором. На усмотрение администрации может применяться как авансовый, так и безавансовый порядок расчета по заработной плате. [17].

На каждого принятого, на работу заполняется личная карточка и ему присваивается табельный номер. На основании приказов или распоряжений руководителя предприятия бухгалтер открывает на каждого работника лицевой счет. В нем указываются справочные данные на каждого работника и накапливаются сведения о начисленных суммах и удержаниях.

Данные о начисленных суммах и удержаниях из лицевых счетов переносятся в расчетно-платежную ведомость установленного образца, где суммируется по всем работникам. Ежемесячно на предприятии могут, составятся несколько расчетно-платежных ведомостей, которые объединены в сводную ведомость, где показывается, остатки по расчетам с персоналом на начало месяца, начисленные суммы, удержания выданные, а также остаток задолженности на конец месяца.

По этой ведомости, после подписи руководителя и главного бухгалтера, заполняется расходный кассовый ордер на всю сумму к выдаче и выдается заработная плата.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда основным регистром используется расчетная ведомость. Этот регистр аналитического учета и составляется в разрезе каждого табельного номера по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний. Расчетная ведомость имеет следующие показатели:

• — начислено по видам оплат — оборот по кредиту счета 3350 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• — удержание и взносы — оборот по дебету счета оборот по дебету счета 3350 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• — итого к выдаче или осталось за организацией на конец месяца — сальдо по кредиту счета 3350. [12]

Последний показатель расчетной ведомости является основанием для заполнения платежной ведомости для выдачи заработной платы в окончательный расчет.

Основой для составления расчетных ведомостей является:

• — табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и табель учета использования рабочего времени для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетрудоспособность и др.);
• — накопительные карточки заработной платы для рабочих сдельщиков;
• — расчетные документы бухгалтерии по всем прочим видам заработной платы (отпуск, премии) и пособий по временной нетрудоспособности;
• — расчетные ведомости за прошлый месяц — для расчета сумм удержаний налогов;
• — решение судебных органов на удержание по исполнительным листам;
• — платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;
• — расходные кассовые ордера на неплановые выплаты и т. п.

Выдача заработной платы осуществляется по платежным ведомостям в установленные организацией дни месяца. Основание для выдачи является наличие в реквизитах платежной ведомости приказа в кассу для оплаты указанной суммы в установленный срок. Подписывают приказ руководитель организации и главный бухгалтер.

Выдавать заработную плату в крупных организациях, кроме кассира, могут раздатчики. В этом случае кассир ведет специальную книгу регистрации платежных ведомостей и сумм, выданных раздатчиками. По окончанию рабочего дня раздатчики обязаны сдать в кассу остатки не выданных сумм и платежные ведомости.

Выдача рабочим и служащим заработной платы и социальных пособий по временной нетрудоспособности осуществляется из кассы под расписку в платежных ведомостях. Заработная плата выдается в течение трех рабочих дней, считая и день получения ее в банке. По истечении трех рабочих дней кассир «закрывает» платежные ведомости: против фамилии лиц, не получивших заработную плату, он пишет от руки или ставит штамп «Депонировано». [11].

Суммы неполученной заработной платы отдельно по каждому лицу заносится кассиром в Реестр депонированной заработной платы, который составляется в двух экземплярах под копирку.

По истечению трех рабочих дней депонированной суммы заработной платы и социального пособия по временной нетрудоспособности сдают в банк. Депонированные суммы выдаются по первому требованию депонента по расходному кассовому ордеру.

На основании расходного кассового ордера в карточке учета депортированной заработной платы делается соответствующие записи о ее выдаче.

Депонированную заработную плату, не востребованную в течении 3-х лет, торговые организации зачисляют как доход от неосновной деятельности.