Проверка расходования наличных денег из кассы и составление заключения

Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно — платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации.

Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

Остановимся подробнее на проверке операций по выдаче денег из кассы в подотчет.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие командировочные, представительские расходы, а также для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово — телеграфных) расходов, а также расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и других хозяйственных расходов. В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Порядок ведения кассовых операций (п.11) регламентирует, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрывают подотчетные суммы. Если проверкой будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившим их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.

Все случаи неполного набора документов по расходным кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором. По ним подсчитывают итог, который соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса» для определения уровня существенности ошибок.

Практика аудита расчетов наличными денежными средствами свидетельствует о том, что в этой области бывает множество нарушений, в частности в оформлении кассовых документов. Типичными ошибками при заполнении кассовых документов являются:

• · заполнение кассовых документов по старым формам — образцам;
• · заполнение строк новых форм осуществляется небрежно: не всегда проставляются номера приходных и расходных ордеров, авансовых отчетов; в приходных и расходных кассовых ордерах иногда не проставляются корреспондирующие счета и субсчета; в строке «Приложение» к приходно — кассовым и расходно — кассовым ордерам не проставляются все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов — фактур, доверенностей и т. д.); даты квитанций к приходно — кассовым ордерам не всегда совпадают; суммы НДС выделяются неверно; фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих кассовые документы, указываются неразборчиво, а в некоторых случаях просто отсутствуют те или иные подписи; много случаев подчисток, помарок, исправлений.

Причем бухгалтеры и кассиры делают исправления не по установленным правилам.

Анализ записей в кассовых документах показывает, что большое число ошибок возникает при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами. При большом количестве прилагаемых документов встречаются ошибки в подсчете сумм.

Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатков или перерасхода предыдущего аванса. Все авансовые отчеты следует регистрировать в отдельном журнале. Это позволит не нарушать последовательность в оформлении, и при проверках все необходимые данные авансовых отчетов будут понятны.

Каждая подпись в авансовых отчетах должна находиться на определенном месте, подтверждая соответствующие бухгалтерские записи и управленческие решения.

Иногда после составления и утверждения авансового отчета в тексте на оборотной стороне делают дополнительные записи. Это недопустимо. Необходимо приложить другой авансовый отчет, сделав пометку «приложение» или «дополнение», с другой датой, текстом и подписями. При этом делают записи с бухгалтерскими проводками по дополнительным суммам. Важно, чтобы при этом в документах не возникало разночтений. Дело в том, что бывают случаи утери некоторых первичных документов, а когда по истечении времени они находятся, бухгалтеры (кассиры) делают существенные (порой плохо понятные) исправления в авансовых отчетах и в других кассовых документах.

В конце перечня оправдательных документов во избежание приписок необходимо поставить знак «Z» .

Рассмотрим ошибки, допускаемые при заполнении кассовых книг. Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации установлено, что «подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются». Однако такие нарушения встречаются.

Некоторые бухгалтеры — кассиры отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не каждый день, а один раз в 5, 7, 10 дней и указывают, например, в кассовой книге: «Касса за 8 — 15 июля 1999 г.». Такое отражение кассовых операций недопустимо, т.к. это вызывает сомнения по поводу соответствия остатков установленному банком лимита. Существуют общеустановленные правила: ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Иногда в кассовых книгах исправляют остатки на конец рабочего дня, количество приходно — кассовых и расходно — кассовых ордеров. Это бывает в тех случаях, когда не ведется учет этих ордеров, т. е. отсутствует журнал приходных и расходных кассовых документов. Практика аудита показывает, что такие журналы отсутствуют на малых предприятиях, где кассовые операции проводятся в небольшом количестве и бухгалтеры — кассиры не регистрируют приходно — кассовые и расходно — кассовые ордера, делая затем ошибки и исправления в кассовой книге. И наоборот, на некоторых торговых предприятиях с большим количеством кассовых операций имеют место нарушения, связанные с искусственной путаницей в номерах этих ордеров и их несоответствием с кассовой книгой.

Бухгалтерам и кассирам, осуществляющим кассовые операции, необходимо напомнить, что в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н и введенным в действие с 1 января 1999 г., «внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими или подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений» .

Общее нарушение ведения кассовых операций заключается в том, что некоторые предприятия продолжают оформлять кассовые операции по старым формам, ссылаясь на то, что у них имеется большой запас этих устаревших форм. Однако в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст.9 гл. II) «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации». В соответствии с этим же Законом и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах» альбомы унифицированных форм первичной учетной документации утверждает Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. По учету кассовых операций унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Кроме того, Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 был введен Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, в соответствии с которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм остаются без изменения и удаление отдельных реквизитов не допускается.

Таким образом, все бухгалтеры и кассиры не имеют права вести учетные бухгалтерские записи в кассовых документах старых образцов. По окончанию аудита составляется аудиторское заключение.

Аудиторское заключение — официальный документ, предназначенный для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, составленный в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности и содержащий выраженное в установленной форме мнение аудиторской организации или индивидуального аудитора о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и соответствии порядка ведения его бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Во всех случаях обязательного аудита аудиторские организации обязаны готовить и предоставлять адресату письменную информацию (отчет) аудитора руководству (собственникам) проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита. Аудиторские организации могут готовить и передавать в устном или письменном виде по ходу осуществления аудита промежуточную информацию.

Данные, содержащиеся в письменной информации аудитора, приводятся с целью доведения до руководства проверяемого экономического субъекта сведений о недостатках в учетных записях, бухгалтерском учете и системе внутреннего контроля, которые могут привести к существенным ошибкам в бухгалтерской отчетности, и в порядке внесения конструктивных предложений по совершенствованию систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля экономического субъекта. Аудиторская организация обязана указать в письменной информации аудитора все связанные с фактами хозяйственной жизни экономического субъекта ошибки и искажения, которые оказывают или могут оказать существенное влияние на достоверность его бухгалтерской отчетности. Письменная информация аудитора должна быть адресована руководителям и (или) собственникам экономического субъекта, должна быть подписана аудиторами и иными специалистами, непосредственно проводившими аудит, должна содержать в обязательном порядке следующие сведения:

• · реквизиты аудиторской организации,
• · реквизиты проверяемого экономического субъекта
• · указание на период времени, к которому относится документация экономического субъекта, проверенная в ходе аудита, дата подписания письменной информации аудитора;
• · выявленные в ходе аудита существенные нарушения установленного законодательством Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, влияющие или могущие повлиять на ее достоверность;
• · результаты проверки организации и ведения бухгалтерского учета, составления соответствующей отчетности и состояния системы внутреннего контроля экономического субъекта.

В дополнение к обязательным сведениям, указанным выше, в зависимости от объема, масштабов и специфики аудиторской проверки, а также размеров и особенностей аудиторской фирмы (того, проводится ли проверка аудитором, работающим самостоятельно), размеров и особенностей экономического субъекта, подлежащего проверке, можно включать в письменную информацию аудитора иные сведения.

Сведения, содержащиеся в письменной информации аудитора, должны быть четкими, краткими, содержательными, без фактических неточностей. В необходимых случаях в письменной информации аудитора должны иметься обоснования количественных расчетов и оценок, ссылки на документы действующего законодательства.

В письменной информации аудитора в обязательном порядке должно быть указано, какие из сделанных замечаний являются существенными, а какие — нет, влияют или не влияют (или могут влиять) перечисленные замечания и недостатки на выводы, содержащиеся в аудиторском заключении. В случае подготовки аудиторской организацией условно-положительного заключения, отрицательного заключения или отказа от выражения мнения в письменной информации аудитора должна содержаться развернутая аргументация причин, приведших к такому мнению аудитора.