Мероприятия по совершенствованию учета и аудита основных средств

В ТОО «ДСРС» учет основных средств ведется по журнально-ордерной форме с применением ЭВМ. В организации установлена программа «1 С-Бухгалтерия 7.7.», которая состоит из двух независимых программ: «Учет бухгалтерских операций» (bmp.exe) и «Платежные документы» (uro.exe).

Программа «Учет бухгалтерских операций» предназначена для ведения бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов. Программа «Платежные документы» предназначена для формирования, печати и хранения платежных документов для банка.

Программа имеет следующие характеристики:

количество операций не ограничено;

количество счетов (субсчетов) не ограничено;

разрядность сумм операций — до 16 знаков включая точку;

количество знаков бухгалтерского счета/субсчета (буквы, цифры) — 3;

количество объемов аналитического учета по каждому счету (субсчету) — до 100 000 наименований;

формирование итогов — за год, квартал, месяц, произвольный период;

количество независимых рабочих мест на одном компьютере не ограничено.

План счетов — основа ведения бухгалтерского учета.

Перед тем как начать работу, необходимо просмотреть, какая система счетов заложена в программу «1С: Бухгалтерия 7.7». При необходимости эта система счетов может быть откорректирована в соответствии с потребностями предпринимателя. Список упорядочен по кодам (номерам) счетов и субсчетов. Просмотр, удаление, корректировка и ввод новой записи ведется, как и для всех списков. Быстрый поиск счета и субсчета осуществляется при вводе его номера с клавиатуры. При этом вводимый номер выводится в нижней строке окна, а курсор перемещается по графе Код.

При вводе нового счета (субсчета) в список счетов он будет помещен там по порядку. При вводе счетов с субсчетами сначала вводится строка с кодом счета, пустым кодом субсчета и в ней указывается наименование счета. Затем в строках с тем же кодом счета и кодами субсчетов вводится наименование субсчетов.

Программа позволяет вести неограниченное количество объектов аналитического учета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам, основным средствам и т. д. Для обобщенного названия группы объектов аналитического учета в программе используется термин субконто. Список субконто выводится и корректируется командой Виды субконто пункта главного меню Операции. Его можно менять и при просмотре счетов бухгалтерского учета и при вводе операций.

Исходными данными для бухгалтерии являются проводки, вводимые в журнал хозяйственных операций. На основании введенных проводок программа автоматически формирует баланс и другую отчетность.

Журнал выводится в виде списка, состоящего из 6 граф (колонок). Дата — указывает дату совершения хозяйственных операций. Дебет — указывает коды счета и субсчета дебета проводки. Кредит — указывает коды счета и субсчета кредита проводки. Сумма — указывает сумму проводки.

N — указывает номер рабочего места, на котором вводилась Данная проводка. Эта графа используется при переносе и при удалении операций.

Чтобы начать работать с программой необходимо ввести и остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого начинают применять программу. Остатки вводятся в виде проводок, в которых соответствующий счет (субсчет) корреспондируется с некоторым фиктивным счетом 00. Чтобы ввести дебетовый остаток по счету, код этого счета указывается «00». Для ввода кредитового остатка код «00» заносится в графу «Дебет», а в графу «Кредит» — код счета (субсчета), по которому вводится остаток. Для тех счетов (субсчетов), по которым задано субконто, следует вводить остатки по каждому субконто. После того, как все остатки введены, нужно просмотреть «Оборотно-сальдовую ведомость» (пункт меню Отчетность). Если остатки введены правильно, остаток на конец периода по счету «00» должен быть нулевым. Убедившись в правильности введенных проводок, выполняется команда Закрытие рабочего периода пункта меню Операции. В программе предусмотрены типовые операции.

Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций и печатать необходимые первичные документы. Типовые операции представляются собой сценарии стандартных или часто повторяющихся действий.

При задании типовой операции в журнал операций помещается одна или несколько проводок, имеющих общую дату и содержание операции. Суммы проводок могут рассчитываться автоматически или запрашиваться при вводе типовой операции. Программа позволяет корректировать и дополнять список типовых операций и формулы для расчета сумм проводок. При использовании типовых операций можно автоматически получать соответствующий первичный документ. Формат первичного документа также можно корректировать.

Программа позволяет формировать большое количество выходных документов. Для формирования выходных документов используются различные команды из пункта главного меню Отчетность. Выбор этих команд возможен после расчета итогов (команда Расчет итогов пункта главного меню Отчетность).

Сводные проводки — это документ, содержащий обороты между счетами. Если в корреспонденциях указаны счета с субсчетами, то в сводные проводки включаются итоги по корреспонденции с субсчетами и корреспонденции без субсчетов Шахматка — это документ, содержащий табличное представление оборотов между счетами за установленный период времени. Слева и сверху шах-матки отображаются номера счетов дебета и кредита соответственно, а справа и снизу — обороты по этим счетам. В середине каждой клетки указана сумма по корреспонденции с дебета счета строки в кредит счета столбца.

Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период. Список упорядочен по кодам счетов и субсчетов. В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам по всем счетам. В верхней части экрана выводятся полные названия счетов текущей строки и наименования субконто.

Система позволяет получать отчеты произвольной формы. Каждый отчет задается с помощью текстового файла, который содержит форму отчета и формулы расчета каждого показателя. При их использовании, отчеты можно изменять в соответствии с установленной формой отчетности. Для формирования отчета, следует выбрать команду Отчеты из пункта меню Отчетность. На экран выводится список отчетов, содержащий практически все документы, требуемые налоговой инспекцией, пенсионным фондом и статистической службой: баланс, приложения к нему, расчеты налогов и т. д.

Структуру отчета можно создавать и изменять с помощью любого текстового редактора. Все отчеты выводятся на экран и печать.

Цель аудиторской проверки основных средств состоит в установлении сохранности и рациональности их использования.

В процессе аудиторской проверки основных средств решаются следующие задачи:

— проверка состояния учета, хранения и сохранности, эффективность их использования;

установление обоснованности и правильность оформления поступление и выбытие;

проверка правильности начисления износа и отнесение затрат на ремонт основных средств.

Исходя и поставленных задач при проведении аудиторской проверки в хозяйстве необходимо использовать нормативные акты, устанавливающие общие принципы бухгалтерского учета и аудита основных средств, а также специфику хозяйства, то есть принятую учетную политику, условия деятельности, квалификацию персонала и техническую базу хозяйства.

В ТОО «ДСРС» аудиторские проверки за рассматриваемый период из-за тяжелого финансового состояния не проводились. Контроль осуществляет лишь налоговая инспекция, а также в хозяйстве проводится внутренняя ревизия. Проведенная аудиторская проверка учета основных производственных средств была проведена согласно программы. До начала проверки проверяется наличие на предприятии инвентарных карточек, инвентаризационных описей, правильность их заполнения, наличие и составление технических паспортов или другой технической документации.

По инвентарным карточкам определяются объекты основных средств, находящиеся в эксплуатации запасе, ремонте, а также конструктивные элементы, отражающие их индивидуальные особенности. Особое внимание обращается наличию основных средств культурно-бытового назначения, спецодежды, инвентаря, средств передвижения, которые наиболее часто похищают. После предварительного ознакомления с предприятием и инвентарными карточками, которые в нем ведут по учету основных средств, была составлена программа аудиторской проверки (таблица 11.).

В первичных документах заполняются не все реквизиты (форма № 105-АПК, форма № 97, форма № 101-АПК).

Программа аудиторской проверки наличия и использования основных средств за 2006;2007 годы ТОО «ДСРС». Данная проверка проводилась таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что оформление первичных документов по учету основных средств не содержат существенных искажений.

Таблица 7. Программа аудиторской проверки наличия и использования основных средств за 2006;2007 годы ТОО «ДСРС».

При проверке операций по поступлению основных средств следует установить целесообразность их строительства или приобретения, своевременность и правильность документального оформления, а также реальность их оценки.

Целесообразность строительства и приобретения основных средств определяется производственной необходимостью и эффективностью их использования.

Полноту и своевременность оприходования основных средств устанавливают путём сопоставления даты оприходования средств по счёту 2411−2415 «Основные средства» с датами, указанными в первичных документах на их поступление, а также соответствующих сумм. Несвоевременное их оприходование, ведёт за собой не доначисление износа, что приводит к искажению остаточной стоимости, себестоимости продукции и финансовых результатов деятельности организации. Отдельно проверяют операции по оприходовании полученных основных средств в виде вкладов в уставный капитал.

Необходимо проверить правильность оценки основных средств. Поступившие в организацию новые основные средства учитываются по первоначальной стоимости, включающей затраты по их возведению (сооружению) и приобретению, стоимость проектно-сметной документации, расходы по доставке, монтажу и установке. Приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, приходуют в сумме покупной стоимости (оплаты) и расходов по их доставке и установке с добавлением суммы износа по этим объектам, указанной в документах на их оплату.

Первоначальная стоимость основных средств не подлежит изменению за исключением случаев достройки и дооборудования объектов, произведенных в порядке капитальных вложений, а также переоценки основных средств в соответствии с действующими положениями по ведению бухгалтерского учета.

Документальной проверке подлежат также операции по списанию основных средств. В каждом отдельном случае необходимо проверить правильность оформления документов на выбывшие основные средства, законность и целесообразность выбытия, а также правильность отражения в учете операций, связанных с ликвидацией и выбытием основных средств. Правильность и своевременность оформления документами выбытия основных средств устанавливают проверкой данных первичных документов, сопоставлением аналитического и синтетического учета, законность их ликвидации устанавливают по актам на списание. В процессе контроля выясняют, не было ли случаев списания новых объектов основных средств и подмены их старыми.

Операции выбытия объектов основных средств отражаются в учете следующими бухгалтерскими записями на счетах бухгалтерского учета:

— При принятии решения о списании с бухгалтерского баланса объекта основных средств в связи с его физическим и моральным износом списывается его первоначальная или восстановительная стоимость (если объект основных средств подвергался переоценке):

Дт7412 Расходы по выбытию основных средств.

Кт 2411−2415 Основные средства.

— Списание общей суммы накопленных амортизационных отчислений за время эксплуатации объекта отражается бухгалтерскими записями:

Дт 2422−2425 Износ основных средств Кт 2411−2415 Основные средства.

— Расходы связанные с выбытием объекта основных средств отражаются записями на счетах бухгалтерского учета:

Дт7412 Расходы по выбытию основных средств.

Кт 1311 -1358 Материалы.

— Доходы от выбытия основных средств отражаются следующими проводками:

Дт 1311 -1358 Материалы Кт 6212 Доход от выбытия основных средств.

— Выявленный финансовый результат от выбытия основных средств (в составе сальдо прочих доходов и расходов): прибыль.

Дт 6212 Доход от выбытия основных средств Кт 5600 Итоговый доход (убыток).

Убыток.

Дт5600 Итоговый доход (убыток).

Кт 7412 Расходы по выбытию основных средств.

Доходы, расходы и потери от списания с бухгалтерского баланса объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Финансовые результаты от безвозмездной передачи объектов основных средств (в основном потери) подлежат перечислению на финансовые результаты предприятия (счет 5600) в том же порядке, как все результаты от списания объектов основных средств с бухгалтерского баланса, а также расходы, связанные с выбытием основных средств В ходе контроля, необходимо установить, все ли объекты основных средств, приняты в расчет при начислении амортизации:

учитывается ли, при этом их движение;

правильно ли применяются нормы амортизации и поправочные коэффициенты к ним;

нет ли случаев начисления амортизации во время проведения реконструкции и технического перевооружения основных фондов с полной их остановкой.

А также в случаях перевода на консервацию; нет ли фактов прекращения начисления амортизации по объектам основных средств во время их ремонта и простоя; обоснованно ли применяется метод ускоренной амортизации активной части производственных основных средств.

При проверке полноты принятия в расчет при начислении амортизации сравнивают общую стоимость основных средств с остатком по счетам 2411−2415 в Главной книге и данными баланса по состоянию на соответствующую дату с учетом их движения. Однако при этом следует иметь в виду, что амортизация не начисляется по продуктивному скоту; библиотечным фондам, фондам бюджетных организаций; полностью амортизированным основным средствам.

Следует проверить расчет амортизации основных средств с учетом их движения в течение года, то есть с учетом их поступления и выбытия. В течение года размер амортизации за отчетный месяц определяется исходя из суммы амортизации, начисленной за предыдущий месяц, скорректированной по установленным нормам в связи с изменением в составе основных средств за предыдущий месяц, а также в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств.

Следовательно, сумму амортизации, подлежащую начислению в отчетном периоде, рассчитывают на основе начисленной амортизации в предыдущем месяце, к которой прибавляют начисленную сумму амортизации по поступившим основным средствам и вычитают сумму амортизации по выбывшим основным средствам в прошлом месяце. А также сумму амортизации в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств. Начисление амортизации без учета движения приводит к искажению учетных данных об издержках производства и действительной величине остаточной стоимости основных средств. Важно проверить правильность применения норм амортизации и поправочных коэффициентов к ним. Поправочные коэффициенты, увеличивающие базовую норму, применяют в случаях эксплуатации основных средств в условиях их значительной загрузки или в условиях агрессивной среды, вызывающей их повышенный износ.

При проверке документов при начислении и учету амортизации основных средств нужно иметь в виду, что начисление амортизации не производиться во время проведения реконструкции и технического перевооружения основных фондов с полной их остановкой. А также в случае их перевода в установленном порядке на консервацию; на время реконструкции и технического перевооружения продлевают нормативный срок службы основных средств. По всем фактам неправильного начисления амортизации определяются суммы излишне начисленной или не до начисленной амортизации. Устанавливают, как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявляют причины нарушений и виновных в этом лиц, предлагают меры к недопущению подобных недостатков в будущем. В процессе аудиторской проверки следует рекомендовать администрации внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет и отчетность.

Проверяя обоснованность ускоренной амортизации, следует иметь в виду, что она является целевым методом более быстрого по сравнению полного перенесения их балансовой стоимости на издержки производства и обращения.

Организации могут применять метод ускоренной амортизации в отношении основных средств, используемых для увеличения выпуска средств вычислительной техники, новых прогрессивных видов материалов, приборов и оборудования, товаров народного потребления, расширения экспорта продукции в случаях, когда ими осуществляется массовая замена изношенной и морально устаревшей техники. При этом норму нельзя увеличивать более чем в два раза. Малые предприятия имеют право в первый год функционирования включать в затраты дополнительно до 50% балансовой стоимости основных средств. При этом ускоренная амортизация не должна применяться по машинам, оборудованию и транспортным средствам с нормативным сроком службы до 3 лет; по подвижному составу автомобильного транспорта; по оборудованию самолетомоторного парка гражданской авиации.

В заключение необходимо проверить правильность отражения начисленной амортизации на счетах бухгалтерского учета и отдельных объектах учета затрат производства.

Амортизационные отчисления по основным средствам отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся, и начисляются независимо от результатов деятельности предприятия в отчетном периоде. Расчет амортизации производится в ведомости на первое число месяца. При этом делаются бухгалтерские записи на счета бухгалтерского учета:

Дт 8416 Износ ОС и амортизация нематериальных активов.

Кт 2422−2425 Износ основных средств.

По объектам основных средств полученным по договорам дарения и безвозмездно в процессе приватизации, начисляется амортизация. При начислении амортизации по основным средствам полученным по договору дарения на сумму начисленной амортизации одновременно делаются следующие бухгалтерские записи:

Дт 2412−2415 Основные средства.

Кт 6280 Прочие доходы от не основной деятельности.

При осуществлении аудита проверяют правильность составления плана и смет капитального ремонта. Особое внимание при этом уделяется реальности смет. Сметы на капитальный ремонт зданий и сооружений должны составляться на основании актов технического осмотра, их утверждает руководитель организации. При проверке капитального ремонта основных средств, выполняемого подрядным способом, следует установить, имеются ли договора подряда и не была ли превышена стоимость ремонта, обусловленная договором.

Для выяснения причин удорожания капитального ремонта ОС, осуществляемого хозяйственным способом, необходимо проверить правильность формирования расходов по статьям затрат.

Проверяя операции по ремонту ОС, следует убедиться, не допускались ли приписки выполненных работ с целью завышения заработной платы и списания израсходованных материалов, запасных частей, которые впоследствии были похищены; не завышались ли нормы расхода материалов и расценки по оплате труда на ремонтные работы.

Целесообразность и законность операций по ремонту устанавливаются на основе проверки первичных документов.

Чтобы установить факты незаконного списания запасных частей и ремонтных материалов на выполнение работы, используется встречная сверка документов, контроль документов по взаимосвязанным операциям, опрос должностных и материально ответственных лиц, выборочная контрольная инвентаризация выполненных работ, письменные запросы подрядчиков.

Особое место отводится проверке качества капитального ремонта. Здесь необходимо по данным первичных документов и оперативной отчетности о работе машин и оборудования установить количество простоев из-за технических неисправностей и сверхнормативное количество текущих ремонтов.

Длительность межремонтных периодов проверяется по отметкам в инвентарных карточках.

В заключение следует проверить правильность учета затрат на проведение ремонтов основных средств.

В этом случае надо руководиться учетной политикой предприятия, имея в виду, что организация может по своему усмотрению применять один из следующих вариантов включения в себестоимость продукции расходов по ремонту основных средств:

По фактическим затратам целесообразно учитывать затраты, связанные с проведением ремонтных работ, которые не имеют регулярного характера и не требуют значительных денежных средств.

При применении этого способа учета расходы на проведение ремонтных работ отражаются в учете по мере их возникновения и включаются в себестоимость того отчетного периода, когда они имели место. Используются счета раздела 9. Счета производственного учета в зависимости от места эксплуатации объекта.

При неравномерном проведении ремонтных работ, а также в случае осуществления одновременных расходов на ремонт объектов ОС для их равномерного включения в состав производственных затрат можно фактически произведенные расходы предварительно отражать на счете 930 с последующим включением в состав производственных затрат в установленном предприятием порядке. На предприятии с большим количеством объектов ОПФ, требующих значительных расходов на проведение ремонтных работ, а также с сезонным характером проведения ремонтных работ рекомендуется создавать резервы на проведение ремонта с использованием счета 8415 «Ремонт основных средств». Резерв на проведение ремонта создается на один финансовый год. Не израсходованные в конце отчетного года средства резервного фонда относятся на финансовые результаты деятельности организации:

Дт 8415 Ремонт основных средств.

Кт 5600 Итоговый доход (убыток).

Если на конец отчетного года средств резерва на ремонтные работы оказалось недостаточно, то делается дополнительное начисление:

Дт 8110,8210,8311,8410 Счета производственного учета.

Кт 8415 Ремонт основных средств.

Правильность образования и использования сумм по резерву на проведение ремонта проверяется по данным смет, расчетов и т. п.

Счет 8415 закрывается в конце отчетного года и сальдо не имеет.

На сумму акцептованных счетов подрядчика за выполненные работы по текущему и капитальному ремонту ОС делаются следующие проводки:

Дт 8311−8315 Вспомогательные производства Кт 3311 Счета к оплате.

На сумму НДС:

Дт 3130 Налог на добавленную стоимость.

Кт 3311 Счета к оплате.

На сумму оплаченных счетов подрядчика: Дт 3311 Счета к оплате Кт 1020−1012 Денежные средства.

На сумму затрат по ремонту: на стоимость израсходованных материалов, запчастей:

Дт 8415 Ремонт основных средств Кт 1311 -1358 Материалы.

На сумму начисленной зарплаты персоналу за работы по ремонту основных средств:

Дт 8415 Ремонт основных средств.

Кт 3350 Расчеты с персоналом по оплате труда.

На сумму отчислений социального налога по действующим нормативам:

Дт 8415 Ремонт основных средств.

Кт 3150Социальный налог.

На сумму по ремонту основных средств, оплаченных из подотчетных сумм:

Дт 8415 Ремонт основных средств.

Кт 1250 Задолженность работников и других лиц.

При аудите учета амортизации основных средств осуществляется:

аудит соблюдения положений учетной политики организации по амортизации основных средств;

аудит правильности отнесения объектов амортизационных отчислений к той или иной группе основных средств;

аудит расчетов сумм ежемесячных амортизационных отчислений;

— аудит своевременности и правильности их отражения в учете.

Определение правильности начисления и отражения в учете амортизационных отчислений проводится на соответствие соблюдению бухгалтерских правил, установленных СБУ 6 и Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету основных средств. Для этого привлекаются положения приказа по учетной политике организации; показатели разработочной таблицы по расчету амортизации основных средств. Необходимо получить перечень объектов основных средств, по которым применяются особые условия начисления амортизации или ее прекращения, в частности:

с истекшими нормативными сроками эксплуатации;

по которым амортизация не начисляется;

находящихся на консервации;

по которым начисление амортизации приостановлено;

по которым применяется ускоренная амортизация;

непроизводственного назначения используемых организацией по договору аренды;

переданных организацией в аренду.

Применение того или иного способа начисления амортизации по группе однородных объектов основных средств должно производиться в течение всего срока полезного использования.

В случае, если сумма амортизационных отчислений, начисленных методом, выбранным организацией, за отчетный период превышает сумму амортизационных отчислений, принимаемых для целей налогообложения в размерах, исчисленных по установленным нормам, должна быть произведена корректировка для определения налогооблагаемой прибыли.

Выборочным способом аудитор проверяет правильность установления срока полезного использования основного средства, поскольку от этого зависит сумма амортизационных отчислений неправильно установленных норм. Аудитор определяет, насколько завышена (занижена) себестоимость продукции (работ, услуг).

Необходимо проверить правильность сроков начала и окончания начисления амортизации, регулярность начисления амортизации, правомерность использования понижающих и повышающих коэффициентов начисления амортизации.

Выборочно проверяют арифметические расчеты амортизационных отчислений. Одним из важных вопросов аудита амортизационных отчислений является аудит правомерности отнесения амортизационных отчислений на себестоимость продукции (работ, услуг).

Аудитор должен определить, к какой группе основных средств относятся объекты (производственные или непроизводственные), используются основные средства при производстве продукции (работ, услуг) или сданы в текущую аренду.

Амортизационные отчисления по основным средствам непроизводственной сферы относятся за счет собственных источников средств, а по объектам, сданным в аренду, — на счет прибылей и убытков.

При проведении проверки амортизационных отчислений могут быть использованы аналитические процедуры:

сопоставление остатков по счетам учета основных средств (счета 2411−2415) и накопленной амортизации текущего года с данными за предшествующие периоды и оценка их изменений;

сопоставление остатка накопленной амортизации за текущий год с остатками за предшествующие периоды.

Обобщая практику проверки основных средств, отметим наиболее частые нарушения в части амортизационных отчислений (см. табл. 8).

Таблица 8. Ошибки при начислении амортизации.