Информатизация технологических процессов в управлении персоналом

Решение задачи автоматизации работы с персоналом как одного из направлений кадровой работы на современном этапе начинается с внедрения нового программно-информационного комплекса.

Необходимо создать программно-информационный комплекс, заменивший морально и технологически устаревшую систему, функционировавшую в среде DOS.

Новый комплекс должен обеспечить целый ряд принципиально новых функций и имеет эргономичный интерфейс. Должно предусматриваться автоматизированное формирование проектов приказов по личному составу с одновременным пополнением базы данных, удобный просмотр с возможностью вывода на печать информации по кандидатам и работникам, а также формирование типовых справочно-аналитических отчётов по результатам обработки информации из базы данных. Кроме того, специально для обеспечения текущих потребностей в аналитической информации необходимо создать, так называемую «Систему произвольных запросов», которая позволяет работнику, обладающему навыками пользователя, самостоятельно формировать список параметров запроса, а также условия, по которым будет осуществляться выборка информации из базы данных.

Необходимо создать программно-информационный комплекс на основе современных информационных технологий, это позволяет переносить полученные с их помощью данные в иные приложения для их дальнейшей обработки, в том числе представления в графической форме. В частности, с применением специализированных приложений, предназначенных для статистической обработки социологической информации, необходимо получить данные о качественном и количественном составе персонала, в том числе в его динамике. Это сведения о профессионально-квалификационном, демографическом составе, стаже работы, динамике текучести персонала по соответствующим группам. Использование тех же приложений позволило бы построить прогноз развития ситуации с кадрами на ближайшее будущее.

Таким образом, новый комплекс должно обеспечивать не только систематический учёт данных о работниках, но и представлять собой эффективный инструмент информационно-аналитической работы, позволяющий оперативно отслеживать кадровую ситуацию в динамике, тем самым, обеспечивать условия для принятия объективных и своевременных управленческих решений.

В отличие от аналогов на рынке программного обеспечения комплекс должен создаваться не под усреднённого пользователя, а с учётом потребностей и задач при непосредственном участии работников отдела государственной службы и кадровой работы, соответственно, в максимальной степени адаптирован к потребностям современной кадровой работы. Этот же принцип должен сохраниться и на подсистемных уровнях, обеспечив сохранение всех имеющихся к настоящему времени полезных наработок.

Внедрение комплекса позволит значительно сократить затраты времени на оформление текущих и отчётных документов. Кроме того, отпадёт сама необходимость в составлении значительного количества отчётов на подсистемном уровне: получив непосредственный доступ к текущей информации о персонале, эксперты отдела государственной службы и кадровой работы смогут самостоятельно формировать аналитику по необходимым выборкам. Кроме экономии времени на составление отчётов, их пересылку и обобщение, это обеспечит повышение достоверности отчётных данных за счёт единообразного понимания смысла и применения единых алгоритмов обработки информации.

Одновременно с распространением комплекса будут расширяться и его функциональные возможности — в направлении автоматизации всех функции управления, связанных с персоналом.

Необходимо также предусматривать такие дополнительные разделы, как «Воинский учёт» и «Допуск к гостайне».

Также требуется создание информационного ресурса «Кто есть кто?» и программу «Планировщик».

Подсистема внутреннего информационного ресурса «Кто есть кто?» представляет собой автоматически обновляющийся электронный справочник, расширенный теми сведениями, которые работник пожелает сделать открытыми для его коллег (с учётом требований к защите персональных данных, предусмотренных Трудовым кодексом). Наряду с традиционными сведениями о должности, классном чине, рабочем телефоне здесь предусматривается представление и иной информации, начиная от фотографии работника, сведений об образовании и стаже работы по специальности до самостоятельно заполняемых работником разделов «Характеристика деятельности» и «Увлечения».

Кроме того, система должна содержать сведения о вакансиях, электронную доску почёта, средства коммуникации и некоторые другие вспомогательные средства.

Внедрение данной системы, несомненно, сыграет немаловажную роль при реализации таких подсистем системы управления человеческими ресурсами как адаптация новых работников, профориентация, мотивация, внутренний набор и ротация персонала, формирование и развитие корпоративной культуры и других.

Программа должна быть направлена на совершенствование организации работы сотрудников, создание эффективной системы самоконтроля и внешнего контроля процесса и результатов труда, т. е., в конечном счёте, на совершенствование процессов управления. Программу необходимо использовать как индивидуально настраиваемый инструмент планирования рабочего времени и система самоконтроля, для оптимального распределения нагрузки среди работников подразделения, контроля за исполнением задач подразделения в целом и каждого работника в отдельности в целях обеспечения эффективного и непрерывного рабочего процесса.

Итак, автоматизация кадровой работы является одним из направлений сложной и многоноплановой системы управления человеческими ресурсами, построение которой в ближайшее время следует порекомендовать для Аппарата Жогорку Кенеша Кыргызской Республики.

Предварительный анализ показывает, что применение информационных технологий затронет практически каждое из направлений системы управления человеческими ресурсами. В качестве наиболее очевидных примеров можно привести применение компьютерных технологий при тестировании профессиональных и деловых качеств кандидатов и работников, а также применение современных информационных технологий при дистанционном обучении.

Информатизация и компьютеризация технологических процессов управления человеческими ресурсами позволит значительно повысить эффективность деятельности Аппарата Жогорку Кенеша Кыргызской Республики.