Теоретические и методологические основы бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Нормативное регулирование бухгалтерского учета с поставщиками и подрядчиками

Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством финансов РФ. В России нормативно-правовое регулирование представлено четырьмя уровнями: законодательный — федеральные законы и указы президента РФ Гражданский кодекс РФ, части 1−2 — в части регулирования договоров: поставки, аренды, подряда (ст. 410, 414,415,419); Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ; Налоговый кодекс РФ, ч.1−2., нормативный, методический и организационный — устав организации, учетная политика организации.

Документы первого уровня прямо или косвенно регулируют постановку бухгалтерского учета и аудита, а так же предоставление бухгалтерской отчетности. Особое место в данном уровне занимает Федеральный Закон, в нём закреплен ряд важных принципов и правил бухгалтерского учета, определена организационная основа регулирования бухгалтерского учета, изложены основы его ведения, начиная с первичных учетных документов и заканчивая бухгалтерской отчетностью.

Особое место с точки зрения учета затрат занимает Налоговый кодекс в нём есть положение о том, что налоговый учет осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций. Для целей налогообложения убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде в виде суммы безнадежных долгов, а в случае создания налогоплательщиком резерва по сомнительным долгам — суммы безнадежных долгов, не покрытых за счет средств резерва, приравниваются к внереализационным расходам. То есть в целях налогового учета суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации, признаются внереализационным расходами.

Одним из основных нормативных документов, регламентирующих учет расчетов в Российской Федерации является Гражданский Кодекс Российской Федерации, в соответствии с которым все расчеты по поставкам сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, по услугам (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа), выполненным работам (капитальный и текущий ремонт) осуществляются по договорам поставки Гражданский кодекс РФ (часть 1 от 30.11.2005 г. № 51-ФЗ, в ред. Федерального закона от 15.05.2006 г. № 54-ФЗ; часть 2 от 26.01.2006 г. № 14-ФЗ, в ред. Федерального закона от 17.12.2005 г. № 213-ФЗ);. В этом документе заложены основы обязательственного права: понятие обязательства, основания его возникновения, определение, изменение договоров и пр. Обязательства исполняются в соответствии с организации, установившие в договоре отличный от общего порядка момент перехода права владения, пользования и распределения отгруженной продукцией и риска ее случайной гибели от организации к покупателю (заказчику), могут определять в бухгалтерском учете выручку на дату поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции на расчетный счет в банке либо в кассу, а также на дату зачета взаимных требований по расчетам.

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет, что:

• — предельный срок взыскания дебиторской задолженности (срок исковой давности) установлен в три года, по истечении которого задолженность подлежит списанию;
• — кредитор вправе предусмотреть в договоре наличие залога под отгруженную продукцию, предметом которого может быть всякое имущество, включая вещи и имущественные права. В случае невыполнения покупателем своих обязательств по оплате продукции взыскание может быть обращено на предмет залога в порядке, установленном договором, если законом о залоге не предусмотрен иной порядок.

Законом «О бухгалтерском учете» установлены единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации и, в частности, предусмотрена оценка и инвентаризация обязательств предприятия Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ. Согласно этому закону, все хозяйственные операции подлежат современной регистрации на счетах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании. Следовательно, показатель дебиторской задолженности должен быть отражен в учете, как правило, после выполнения организацией-кредитором товарной части сделки — после отгрузки продукции.

Второй уровень системы нормативного регулирования формируют положения по бухгалтерскому учету и аудиту, утверждаемые Минфином России и Правительством РФ. В данных документах обобщены принципы и базовые правила бухгалтерского учета и аудита.

Положением по бухгалтерскому учёту уточнен порядок списания дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, согласно которому в обязательном порядке требуется проведение инвентаризации и письменное обоснование Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

В этих условиях остро встает задача контроля за правильной организацией бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности, обоснованности ее списания и дальнейшего учета этих операций при налогообложении.

Положения определяет основы построения системы учета расходов, затрат и исчисления себестоимости продукции, правила формирования в бухгалтерском учете информации о доходах организаций.

К третьему уровню относится методические рекомендации по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в промышленности, строительстве, сельском хозяйстве. Важнейшими документами данного уровня являются План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению (с изменениями от 18.09.06 г.): Приказ Минфина РФ № 94н от 31.10.00 г.

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий предусмотрено, что учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на пассивном счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Четвертый уровень в системе регулирования занимают рабочие документы организации, формирующие ее учетную политику в методическом, техническом и организационном аспектах. Речь идет о приказе об учетной политике, внутренних инструкциях, необходимых для организации и ведения бухгалтерского учета.

Таким образом, в настоящее время существует многоуровневая система регулирования бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Выделяют четыре уровня законодательного регулирования. Цель нормативного регулирования состоит в обеспечении доступа всем заинтересованным пользователям к информации, представляющей объективную картину оценки финансового положения и результатов деятельности предприятия. Нормативные документы, регулирующие учёт расчетов с поставщиками и подрядчиками позволяют определить законность этих операций и правильность отражения их в бухгалтерском учете для оценки влияния на достоверность бухгалтерской отчетности. В настоящее время проводится реформирование системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в России. Разрабатываются новые, перерабатываются и уточняются действующие нормативные акты с учетом соблюдение международных принципов и общепринятых правил в области бухгалтерского учета, а так же с учетом национальных традиций.

Дебиторская задолженность — важный компонент оборотного капитала. Под дебиторской задолженностью понимают задолженность организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчётных лиц за выданные им под отчёт денежные суммы и др.). Организации и лица, которые являются должниками данной организации, называются дебиторами. Дебиторская задолженность — это элемент оборотного капитала, сумма долгов, причитающихся организации от юридических и физических лиц. Увеличение дебиторской задолженности означает отвлечение средств из капитала.

Средства, отвлекаемые в расчёты, отражаются в активе баланса в статьях: товары, отгруженные и сданные работы по переданным в банк на инкассо расчётным документам, сроки оплаты которых не наступили; товары отгруженные и сданные работы по расчётным документам, не оплаченным в срок покупателями и заказчиками, и по документам, не переданным в банк в установленный срок на инкассо в обеспечении ссуд; товары на ответственном хранении у покупателей ввиду отказа от акцепта, дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность представляет собой задолженность других лиц (организаций, предпринимателей, работников, физических лиц) данной организации, отражение которой в учете выражено как имущество организации, то есть право на получение определенной денежной суммы (товара, услуги и тому подобного) с должника.

На практике нередко возникают ситуации, когда задолженность предприятий по договорным обязательствам погашается несвоевременно либо не погашается совсем. ГК РФ устанавливает общий срок исковой давности в три года. Следует иметь в виду, что законодательство предусматривает и специальные сроки исковой давности, как сокращенные, так и более длительные по сравнению с общим сроком.

Отсчет срока исковой давности начинается с момента просрочки долга, который определяется исходя из условий договора, а не с даты возникновения задолженности.

Если в договоре срок исполнения обязательств должником не оговорен, руководствуются общими правилами гражданского законодательства. Когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения такого обязательства. Если обязательство не исполнено в разумный срок или срок его исполнения определен моментом востребования, то должник обязан исполнить его в 7-дневный срок со дня предъявления кредитором соответствующего требования. Данное положение правомочно, когда обязанность исполнения в другой срок не вытекает из закона, иных правовых актов, условий обязательства, обычаев делового оборота или существа обязательства.

Нереальная для взыскания задолженность поставщика подлежит списанию на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относится соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты Положение по бухгалтерскому учету «Учет расходов по займам и кредитам» (ПБУ 15/2008): Приказ Минфина РФ № 107н от 06.10.08 г.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности является внереализационными расходами и подлежит зачислению на счет прибылей и убытков в сумме, в которой такая задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации Методические указания «О порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации».

Однако списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Данная задолженность отражается за бухгалтерским балансом в течение 5 лет с момента ее списания, чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Анализируя просроченную задолженность заказчиков, прежде всего, определяют дату её возникновения. Далее определяется эффективность мер, принимаемых поставщиками для ускорения полученных средств. При оценке просроченной задолженности следует иметь в виду, что у поставщика может числиться кредиторская задолженность своему покупателю (частично взыскание с него платежа). На эту сумму нужно уменьшить размер задолженности.

При анализе прочей дебиторской задолженности необходимо иметь в виду, что относящиеся к ней суммы учитываются на различных статьях баланса. Анализируя прочую дебиторскую задолженность, следует рассмотреть те суммы, которые относятся к задолженности за подотчётными лицами по выданным им денежным средствами. При анализе рассматривается давность аванса, выявляются случаи длительного разрыва во времени между получением аванса и их расходованием. Нормальной можно считать задолженность, по которой ещё не истёк срок представления отчётов о расходовании средств.

Анализ дебиторской задолженности должен также показать, как осуществляются расчёты по возмещению материального ущерба, начисленного возникшими недостачами и хищением ценностей, в том числе и по искам, предъявленным по взысканию через суд, а также суммы, присуждённые судом, но не взысканные. При анализе выявляют, своевременно ли предъявляются документы в судебно-следственные органы для возмещения ущерба.

Ключевым моментом в управлении дебиторской задолженностью является определение сроков кредита (предоставляемого покупателям) которые оказывают влияние на объемы продаж и получение денег. Например, предоставление более продолжительных сроков кредита, вероятно, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если сроки кредита жесткие, у компании будет меньше инвестированных денежных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, но это может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей и негативной реакции покупателей. С другой стороны, если сроки кредита неконкретные, компания может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, но и рискует увеличить долю безнадежных долгов и большими затратами, связанными с тем, что малоэффективные покупатели затягивают оплату.

Сроки дебиторской задолженности следует либерализировать, когда компания хочет избавиться от избыточных товарно-материальных запасов или устаревшей продукции либо если работает в отрасли промышленности, товары которой предназначены для сезонных продаж. Если товар является скоропортящимся, фирма должна использовать краткосрочную дебиторскую задолженность и по возможности практиковать оплату при поставке Аснин Л. М. Бухгалтерский финансовый учет и экономический анализ Серия: Высшее образование — 2008 — 256 с.

При оценке платежеспособности потенциального покупателя следует учитывать честность покупателя, финансовую устойчивость и имущественное обеспечение. Кредитную надежность покупателя можно оценить количественными методами анализ регресса, который рассматривает изменение зависимой: переменной, имеющей место при изменении независимой (информативной) переменной. Этот метод особенно полезен, когда требуется оценить большое количество некрупных покупателей. Следует тщательно оценивать возможные потери по безнадежным долгам, если компания продает товары многим покупателям и длительное время не меняет свою кредитную политику.

Продление кредита влечет за собой дополнительные расходы: административные расходы деятельности кредитного отдела, компьютерной службы, а также комиссионные, выплачиваемые специальным агентствам, определяющим кредитоспособность заемщиков или качество ценных бумаг.

Достаточно полезна информация, полученная от кредитных бюро розничной торговли и профессиональных кредитных справочных служб.

Имеется много способов максимизировать доходность дебиторской задолженности и свести к минимуму возможные потери: составление счетов, перепродажу права на взыскание долгов и оценку финансового положения клиентов.

При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на «А» могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на «Б», счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов со времени и составления.

Для ускорения взимания платежей можно направлять счета — фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на складе. Можно также выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода, или начислять гонорар авансом, что предпочтительнее осуществления платежей по окончании работы.

Когда бизнес развивается пассивно, могут применяться сезонные датирования выставления счетов: продление срока платежей для стимулирования спроса среди покупателей, неспособных произвести платежи раньше, чем в конце сезона.

Перед предоставлением кредита необходимо тщательно анализировать финансовые отчеты покупателя и получать рейтинговую информацию от финансовых консультативных фирм. Необходимо избегать высоко рискованной дебиторской задолженности, такой как в случае с покупателями, работающими в финансово неустойчивой отрасли промышленности или регионе. Также организации необходимо быть осторожным с клиентами, которые работают в бизнесе менее одного года (около 50 процентов коммерческих предприятий терпят крах в течение первых двух лет). Как правило, потребительская дебиторская задолженность связана с большим риском неплатежа, чем дебиторская задолженность компаний. Следует модифицировать лимиты кредитования и ускорять востребование платежей на основании изменений финансового положения покупателя. Для этого можно удержать продукцию или приостановить оказание услуг, пока не будут произведены платежи, и потребовать имущественный залог в поддержку сомнительных счетов (стоимость имущественного залога должна равняться или превышать остаток на счете). Если необходимо, следует воспользоваться помощью агентства по сбору платежей для востребования денежных средств с не подчиняющихся покупателей.

Необходимо классифицировать дебиторские задолженности по срокам оплаты (расположить их по времени, истекшему с даты выставления счета) для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, и облагать процентом просроченные платежи. После того, как будут сравнены текущие, классифицированные по срокам дебиторские задолженности с дебиторскими задолженностями прежних лет, промышленными нормативами и показателями конкурентов, можно подготовить отчет об убытках по безнадежным долгам, показывающий накопленные убытки по покупателям, условиям продажи и размерам сумм и систематизированный по данным о подразделении, производственной линии и типе покупателя (например, отрасли промышленности). Потери безнадежного долга обычно выше у малых компаний.

Можно прибегнуть к страхованию кредитов, эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и стоимость страхования Васильева Л. С., Штейн Е. М., Петровская М. В. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятий — Учебник: Издательство: Экзамен, 2008 — 320 с. Серия: Учебник для вузов.

При предоставлении коммерческого кредита следует оценить конкурентоспособность организации, текущие экономические условия. В период спада кредитную политику следует ослабить, чтобы стимулировать бизнес. Например, компания может не выставлять повторно счет покупателям, которые получают скидку при оплате наличными, даже после того, как срок действия скидки истек. Но можно ужесточить кредитную политику в условиях дефицита товаров, поскольку в такие периоды компания, как продавец, имеет возможность диктовать условия.

В основе формирования стандартов оценки покупателей и условий предоставления кредита лежит их кредитоспособность. Кредитоспособность покупателя характеризует систему условий, определяющих его способность привлекать кредит в разных формах и в полном объеме в предусмотренные сроки выполнять все связанные с ним финансовые обязательства.

В современных рыночных условиях правила диктуют покупатели и заказчики, которым выгодно сначала получить товар или принять работу, а только потом расплатиться. Для того чтобы удержать свои позиции на рынке, поставщики и подрядчики следуют желаниям клиентов и все чаще используют коммерческое кредитование, предоставляют отсрочки платежей и т. д. Методические указания «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги» (Письмо Минфина РФ № 142);. Если факт поставки товара (работ, услуг) не совпадает по времени с получением за них денежных средств, у поставщика (подрядчика) возникает дебиторская задолженность Гуськов С. В., Графова Г. Ф. Оценка эффективности производственно-хозяйственной деятельности организацийИздательство: Академия, 2007 -192 с. Серия: Высшее профессиональное образование. Существующая нестабильность экономической ситуации в России приводит к существенному увеличению рисков при продаже товаров, проведении работ, оказании услуг. Одной из центральных проблем современной экономики является проблема неплатежей. Для ее избегания необходимо проводить тщательный и своевременный контроль за дебиторами предприятия. Вместе с тем, необходимо иметь в виду, что дебиторская задолженность, как реальный актив играет достаточно важную роль. Дебиторская задолженность — это элемент оборотного капитала, т. е. сумма долгов, причитающихся организации от юридических или физических лиц. На предприятие предусмотрено проводить инвентаризацию дебиторской задолженности один раз в год. К тому же динамика величины дебиторской задолженности может выступать еще и как одна из составляющих финансовых потоков предприятия.