Инвентаризация денежных средств кассы

Инвентаризация денежных средств кассы РГУЗ «Респсихбольница» проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18.

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (талоны на ГСМ, бланки строгой отчетности). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по ГСМ: рублевые, литровые), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:

• — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности с 1 октября до 1 декабря;
• — при смене кассира;
• — если были выявлены факты хищения наличных денег;
• — если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

В состав комиссии, как правило, включают работников бухгалтерии (заместитель главного бухгалтера, бухгалтера материальной группы, бухгалтер расчетной группы).

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

• — правильности оформления первичных расходных документов: наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;
• — полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;
• — полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;
• — соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится :

• -вышестоящей организацией, ревизоры или аудиторы (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок в организациях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.
• -учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение организациями требований Порядка ведения кассовых операций.
• -органами внутренних дел в пределах своей компетенции, — проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей в организациях.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды — в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества — в пределах действительной потребности, при служебных командировках — в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

Результаты инвентаризации в РГУЗ «Респспихбольница» оформляется Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второйматериально-ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

• — по инициативе руководителя организации;
• — по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Ревизия проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты ревизии отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ -9).

Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером-кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.

Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Обнаружены излишки денежных средств:

Дебет 120 104 510 «Касса»,.

Кредит 120 401 180"Прочие доходы".

2. Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:

Списание недостающих денег в кассе:

Дебет 120 905 560 «Недостачи по финансовым активам»,.

Кредит 120 104 610 «Касса»;

Предъявление иска кассиру:

Дебет счета 130 403 830 «Расчеты по удержанию из оплаты труда,.

Кредит 120 905 660 «Недостач по финансовым активам»;

1. По мере взноса кассира в возмещении недостач делаются записи:

Дебет 120 104 510 «Касса»,.

Кредит счета 130 403 730 «Расчеты по удержанию из заработной платы».

Последний раз инвентаризация в РГУЗ «Респсихбольница» проводилась перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 1 января 2009 года по инициативе руководителя. Инвентаризацию проводила комиссия, назначенная приказом руководителя № 906 от 17 декабря 2008 года.

В состав комиссии были включены работники бухгалтерии (бухгалтер материальной группы, бухгалтер расчетной группы, зам. главного бухгалтера).

Перед началом инвентаризации кассир дал расписку в том, что все поступившие деньги и ценности оприходованы, выбывшие-списаны в расход. Расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию.

Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводились.

При проведении инвентаризации комиссия проверила достоверность бухгалтерского учета и фактическое наличие денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимались к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (талоны на ГСМ). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производилась по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам. Остаток денежной наличности в кассе сверялся с данными учета по кассовой книге.

Результат инвентаризации были оформлен актом. Недостачи или излишка ценностей в кассе комиссией не обнаружено, что и отражено в акте. Акт инвентаризации был составлен в 2-х экземплярах: один остался в делах бухгалтерии, другой — у кассира.

В акте комиссия указала, сколько наличных денег находилось в кассе на момент проверки.

Акт подписали все члены комиссии и кассир. Акт должен хранится в архиве организации 5 лет.