Введение. 
Регистры бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства

регистр бухгалтерский учет электронный В бухгалтерию любого предприятия, будь оно частной или бюджетной направленности, стекается большое количество информации о хозяйственной деятельности. Эту информацию необходимо накапливать, а затем систематизировать с тем, чтобы в дальнейшем отразить ее на счетах и в отчетности. С этой целью ведут регистры бухгалтерского учета все бухгалтеры, и альтернативы им пока не предвидится.

Регистры бухгалтерского учета — это важная составляющая ведения на предприятии бухгалтерского учета. Именно в них отражается вся информация, которая находится в принятых первичных документах. Ведение регистров бухгалтерского учета, их внешние формы строго регламентированы законом о бухгалтерском учете и рекомендациями к нему. Успешная хозяйственная деятельность любого предприятия практически неосуществима без грамотной организации бухгалтерского учета. А, значит, оптимально выстроенная система учетных регистров почти напрямую влияет на эффективность бизнеса.

Система регистров бухгалтерского учета

Регистр бухгалтерского учета — это один из важных элементов организации ведения или восстановления бухгалтерского учета на предприятии. Он предназначен для того, чтобы систематизировать и копить всю необходимую информацию. А именно — это информация, которая содержится в первичных документах уже принятых к учету. Необходимо все это для отражения в счетах бухгалтерского отчета, и, конечно же, в бухгалтерской отчетности.

Учетные регистры являют собой различные бухгалтерские книги, отдельные карточки, листы-ведомости. Бухгалтерские книги состоят из отдельных листов, прошитых и пронумерованных, в которых содержатся различные таблицы, содержащие определенную информацию. На последнем листе книги указывается количество листов, книга подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и скрепляется печатью организации. Карточки — это обычно отдельные листы небольшого размера, из плотной бумаги. Хранятся данные регистры в картотеках. Ведомости, в отличие от карточек, ведутся на листах большего размера, открываются на месяц или квартал. Когда ведение регистров бухгалтерского учета производится на компьютере, обязательно должна быть возможность вывести всю информацию на бумажный носитель.

Вся информация, отраженная в первичных документах, должна вноситься в учетные регистры в строгой хронологической последовательности в соответствии с бухгалтерскими счетами.

Ведение регистров бухгалтерского учета происходит в соответствии с правилами синтетического и аналитического учета. Регистры учета синтетического не отражают полную информацию о проведенной хозяйственной операции, содержат только данные о дате, сумме и счетах, составляющих бухгалтерскую проводку. Регистры аналитического учета конкретизируют информацию о хозяйственной операции, с их помощью легче осуществить контроль хранения, перемещения, а также выбытия материальных ценностей.

Ответственность за ведение регистров бухгалтерского учета возложена на лиц, которые их составляли и подписывали. На предприятии должна быть организована аккуратная система хранения регистров, не допускающая их несанкционированного исправления.

Сами регистры представляют собой таблицы специальных форм, которые еще в недавнем будущем велись и сохранялись только на бумажных носителях в виде специальных книг (журналов). В настоящее время стремительно внедряется электронный документооборот, поэтому место бумажных бланков и объемных канцелярских книг занимают все больше и больше электронные носители. Хотя название «журнал» в бухгалтерской терминологии остается неизменным, обозначая, как и прежде место хранения информации по узкому виду операций.

Система и процедура ведения регистров определена давно и даже в законодательном порядке. Все данные заносятся в журналы и обрабатываются строго в хронологическом порядке и группируются по определенным счетам бухучета. Неправильное ведение учета хозяйственных операций в некоторых случаях влечет серьезные штрафы, налагаемые контролирующими органами. Послабления, притом серьезные касаются лишь малый бизнес, где бухгалтерский учет сведен до минимума — заполнения один раз в год книги доходов и расходов.

Естественно, что для таких предприятий даже одного бухгалтера не требуется. Обратная ситуация складывается в организациях бюджетной сферы, где регистры бухгалтерского учета играют определяющую роль для возможности проконтролировать бюджетные средства. Здесь они представляют довольно сложную систему, справиться с которой способны лишь квалифицированные специалисты.

Учетные регистры различаются по четырем направлениям: по их внешнему оформлению, по своему назначению, по своему содержанию, по своей форме.

В Законе о бухгалтерском учете предусмотрено ведение регистров бухгалтерского учета для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

В условиях компьютерной обработки данных регистры бухгалтерского учета представляют собой выходные формы (отчеты) на бумажных или машиночитаемых носителях. Они должны иметь удобочитаемую форму и позволять однозначно интерпретировать содержащуюся в них информацию.

Хронологические регистры являются источником информации обо всех зарегистрированных в компьютерной системе бухгалтерского учета хозяйственных операциях организации. Описание хозяйственной операции в хронологическом регистре включает общие реквизиты-признаки хозяйственной операции, а также реквизиты дебетуемого и кредитуемого счета, включая стоимостные и, натуральные и валютные основания операции.

При необходимости, в хронологические регистры могут быть добавлены реквизиты, позволяющие отразить оценку для целей налогообложения прибыли, а также постоянные и/или временные разницы. В этом случае регистр включает три части (рис. 2.1), в которых содержится информация о показателях хозяйственной операции, раскрывающих, соответственно:

• — ее бухгалтерскую оценку;
• — оценку для налогообложения прибыли;
• — величину постоянных и/или временных разниц между бухгалтерской оценкой и оценкой для целей налогообложения прибыли в соответствии с ПБУ 18/02. В зависимости от принадлежности к одной из групп, организация может самостоятельно определять структуру регистров, включая в них необходимые разделы (графы), или использовать унифицированные формы, исключая или пропуская (не заполняя) показатели неиспользуемых частей регистров.

В состав хронологических регистров в качестве обязательного включается регистр учета хозяйственных операций. Данный регистр является основным регистратором, предназначенным для отражения в хронологической последовательности информации обо всех документально подтвержденных операциях, совершенных организацией.

В условиях компьютерной обработки данных этот хронологический регистр может быть единственным регистром, предназначенным для непосредственного ввода данных бухгалтерского учета. В этом случае все остальные хронологические регистры, регистры аналитического и синтетического учета могут формироваться программой автоматически на основании информации регистра учета хозяйственных операций и иной нормативно-справочной информации, хранящейся в компьютерной системе бухгалтерского учета.

Систематические регистры подразделяются на регистры аналитического учета и регистры синтетического учета.

Регистры аналитического учета предназначены для обобщения информации о движении по конкретным объектам учета (о формировании и изменении стоимости объектов учета, поступлении и выбытии имущества, возникновении и погашении обязательств, изменении капитала и т. п.) в целях определения стоимости объектов учета, выполнения промежуточных расчетов, формирования отдельных показателей финансовой отчетности и т. д.

В регистрах аналитического учета показатели могут быть представлены в денежном (стоимостном) выражении, в оценке в иностранной валюте, в натуральном выражении.

По назначению, способам обобщения и представления информации об объектах учета аналитические регистры подразделяются на:

• — регистры формирования стоимости объектов учета;
• — регистры информации о движении объектов учета;
• — регистры-расчеты;
• — регистры информации об объектах учета.

Регистры формирования стоимости объектов учета предназначены для обобщения информации о расходах, связанных с приобретением или созданием отдельных видов объектов учета с целью определения их первоначальной стоимости или фактической себестоимости.

Регистры информации о движении объектов учета предназначены для обобщения информации о наличии объектов учета на начало месяца, поступлении и выбытии — для имущества или возникновении и погашении — для обязательств в течение месяца и о наличии на конец месяца Ведение регистра должно обеспечивать отражение информации о состоянии объекта учета на каждую дату и изменении состояния объектов учета во времени.

Содержащаяся в регистрах информация используется для формирования показателей синтетических регистров и отдельных показателей финансовой отчетности.

Регистры-расчеты предназначены для отражения и хранения информации о порядке определения показателей хозяйственных операций, получаемых расчетным путем. К ним относятся расчеты ежемесячной суммы амортизации основных средств и нематериальных активов, суммы списания транспортных расходов; суммы расходов на производство продукции, работ, услуг, подлежащей списанию в отчетном периоде, определение сумм отложенных налоговых активов и обязательств, подлежащих признанию и погашению (списанию) в отчетном периоде, и т. п.

Регистры информации об объектах учета предназначены для отражения и хранения дополнительной информации об объектах учета. Например, для объектов основных средств такой информацией является дата изготовления, содержание драгметаллов, срок полезного использования, способ амортизации и т. п., для дебиторской задолженности — реквизиты дебитора, дата возникновения и погашения задолженности, информация о штрафных санкциях за нарушение условий договора и т. п.

В общем случае форма регистра аналитического учета должна обеспечивать унификацию представления информации для целей формирования финансовой отчетности, определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организации, а также выполнения требований ПБУ18/02. Для этого в регистры аналитического учета формирования стоимости объекта учета, информации о движении объектов учета, регистры-расчеты включается три части, в которых содержится информация о показателях хозяйственной операции, раскрывающих:

• 1) ее бухгалтерскую оценку;
• 2) оценку для налогообложения прибыли;
• 3) оценку разниц в соответствии с ПБУ 18/02.

Регистры синтетического учета предназначены для обобщения информации по однородным группам объектов учета для ее использования при составлении финансовой отчетности. В этих регистрах показатели представлены в денежном (стоимостном) выражении.

В общем случае форма регистра синтетического учета должна обеспечивать унификацию представления информации для целей формирования финансовой отчетности, определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организации, а также выполнения требований ПБУ18/02. Для этого в регистры синтетического учета включается три части в порядке, аналогичном рассмотренному для регистров аналитического учета.

В условиях компьютерной обработки данных регистры аналитического учета (за исключением регистров информации об объектах учета) должны формироваться автоматически на основании записей хронологических регистров. При этом идентификационные признаки могут не отображаться в структуре записи регистра, но по запросу пользователя должен быть обеспечен автоматический подбор записей из хронологического регистра для раскрытия порядка формирования соответствующей записи аналитического регистра.