Отражение информации о расчетах с поставщиками в регистрах учета и формах бухгалтерской (финансовой) отчетности

Под термином «регистр» в бухгалтерском учете традиционно понимают различные виды таблиц, в которые записывают данные из первичных документов.

По видам учетных записей регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры[13] используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию, без иной систематизации. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал хронологической регистрации хозяйственных операций и т. п.).

Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов — Главная книга.

Комбинированные (комплексные) регистры — регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке).

Форма бухгалтерского учета — совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия. 14].

В настоящее время у нас распространены четыре формы бухгалтерского учета:

мемориально-ордерная;

журнально-ордерная;

упрощенная форма учета (для малых предприятий);

автоматизированная форма учета;

Сущность мемориально-ордерной формы учета заключается в том, что на основе первичных документов, отражающих хозяйственные операции, составляются мемориальные ордера — документы бухгалтерского оформления. Эти документы представляют собой указание, подписанное главным бухгалтером, о том, в какие синтетические и аналитические счета следует провести записи по хозяйственной операции, изложенной в документе, на основании которого составлен мемориальный ордер.

Журнально-ордерная форма основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый отчетный месяц.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

• · в журнале-ордере отражаются записи только по кредиту какого-либо счета
• · этот способ позволяет свести воедино корреспонденцию двух или нескольких взаимосвязанных счетов.
• · в некоторых журналах-ордерах совмещается синтетический и аналитический учет.
• · при этой форме учета общая хронологическая регистрация всех хозяйственных операций не ведется

Форма учета журнал-Главная предназначена для ведения бухгалтерского учета на предприятиях с небольшими объемами хозяйственных операций и малой численностью работников и основана на «Рекомендациях по ведению бухгалтерского учета и применению учетных регистров на малых предприятиях».

Остановимся более подробно на автоматизированной форме учета. В настоящее время она все более и более распространена, так как создана на базе использования ЭВМ.

Бухгалтерский учет в ООО «Русский фабрикант» на сегодняшний момент ведется с использованием средств вычислительной техники на базе электронной версии «1С:Бухгалтерия Проф. 6.0» под Windows. Это универсальная бухгалтерская программа.

Электронная версия 1: С Бухгалтерия ориентирована на обычного бухгалтера, обладающего азами компьютерной грамоты. Программа настраивается на особенности бухгалтерского учета на предприятии, на изменения в законодательстве и формах отчетности. Подобные изменения могут осуществляться самим пользователем.

Основные особенности электронной бухгалтерии «1:С»:

• o ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
• o получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
• o полная настраиваемость с возможностью изменять и дополнять план счетов, систему типовых проводок, систему аналитического учета, формы первичных документов;
• o возможность печати первичных документов при вводе проводок.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал операций. При помощи электронной бухгалтерии, вместе с вводом проводок, формируются первичные документы. Программа дает возможность составлять отчетность и различные вспомогательные документы, в частности:

• Ш оборотно-сальдовые ведомость по счетам и/или субсчетам;
• Ш анализы счетов, содержащих итоги по корреспонденциям конкретных счетов со всеми счетами;
• Ш сводные проводки — итоги по всем используемым корреспонденциям;
• Ш анализы счета по датам — остатки, обороты и корреспонденции с другими счетами за каждую дату отчетного периода;
• Ш журналы ордера — выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

Организация аналитического учета позволяет в электронной бухгалтерии"1:С", отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товарно-материальных ценностей, выполнение договоров, расчеты по заработной плате и с подотчетными лицами и т. д.

Использование средств вычислительной техники на базе электронной бухгалтерии «1:С» и справочной системы «Консультант Бухгалтер» позволяет добиться в работе бухгалтерии своевременного и качественного составления финансовой отчетности предприятия; строить работу на актуализированной правовой информации и тем самым избежать серьезных ошибок. При использовании средств вычислительной техники экономится огромное количество времени необходимое для рутинных операций и бухгалтер может больше времени уделять аналитической работе.