Хранение бухгалтерских документов

Банки обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определённые места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очерёдность выноса документов в безопасные места.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчёта документы года, предшествующего отчётному, передаются в архив для хранения на общих основаниях.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т. п.) определяются руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчёта.

Документы, затрагивающие по дебету счёта более одного счёта, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные папки подшиваются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заёмщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные документы и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров отдельно по дебетуемым и кредитуемым внебалансовым счетам (счетам непредвиденных обстоятельств), помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов указываются данные о документах, находящихся в папке. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, вышестоящего банка, оформив акт изъятия.

Работники, на которых возложено хранение документов, обязаны обеспечить полную их сохранность. Они не имеют права допускать кого-либо из других работников к просмотру документов без разрешения главного бухгалтера, его заместителя или начальника отдела.

Заявления клиентов об открытии им счетов со всеми необходимыми документами должны храниться в отдельном деле по каждому клиенту, никаких изъятий документов из таких дел не допускается.

В это же дело помещаются переписка об изменении права подписи и документы, определяющие полномочия на распоряжение счетом, заявления обязательства об открытии ссудных счетов, а также копии распоряжений об открытии счетов. Каждому делу присваивается тот же номер, который присвоен депозитному счету до востребования.

Хранение документов по юридическому оформлению счетов возлагается на главного бухгалтера или его заместителя. Эти дела должны храниться в запирающихся шкафах. Действующие образцы подписей должны храниться в запирающихся картотеках у операционных работников.

Утратившие силу документы по юридическому оформлению счетов остаются в деле, но перечеркиваются крестообразно и на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей один из экземпляров утративших силу карточек помещается в дело по оформлению счета, а остальные экземпляры уничтожаются.

Все материалы бухгалтерского учета (мемориальные документы и лицевые счета за истекшие месяцы и пр.) до сдачи их в архив банков должны храниться в текущем архиве бухгалтерии, оборудованном стеллажами и железными шкафами. Этот текущий архив находится в ведении специально выделенного работника, ответственного за сохранность документов.

Этот же работник должен ведать документами, хранящимися в бухгалтерии в несгораемых и железных шкафах при недостатке мест в хранилище.

Справки по документам, хранящимся в хранилище, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии работников, на ответственности которых находятся документы кассы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Сотрудник банка, получивший разрешение на наведение справки, должен работать в присутствии кассира или работника, ведающего текущим архивом. Лица, ответственные за документы, обязаны следить за тем, чтобы сотрудники, допущенные для наведения справок, не производили в документах никаких исправлений и надписей.

Выдача мемориальных документов из кладовой и текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены.

Изъятие мемориальных документов производится только с разрешения руководителя банка по письменным требованиям судебных и следственных органов или вышестоящего банка. Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованиям судебных или следственных органов в связи с уголовными делами.

При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями руководителя банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя организации, для которой изымается документ. В акте или протоколе должно быть точно указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие, и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта или протокола вручается указанному представителю.

На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.