Совершенствование учета денежных средств в условиях использования ЭВМ

Автоматизированный учет приобретают все большее значение. Он позволяет в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. Автоматизированный учет значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение Главной книги, составление баланса и других форм отчетности в ОАО «Зорина» выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит компьютер. Организация в своей деятельности использует бухгалтерскую программу «1С:Бухгалтерия, версия 7.7». Технология обработки информации по учету кассовых операцийпредусматривает выполнение следующих функций, отраженных в главном меню:

• — настройка системы;
• — обработка справочников;
• — обработка приходящих документов;
• — получение отчетов и справок;
• — печатание платежных документов;
• — сервисные функции и архив.

Настройка системы произведена на конкретное предприятие ОАО «Зорина"проставлены его реквизиты (УНП, ОКПО, расчетный счет, юридический адрес), наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части выходных машинограмм.

Справочники (база данных учета) подразделяются на:

• — справочники балансовых счетов;
• — справочники организаций;
• — справочники сотрудников;
• — справочники наименований платежных документов;
• — справочники назначения платежей.

Справочники разработаны до начала расчетов, но дополняются в ходе обработки информации. В справочнике балансовых счетов при обработке информации по счетам 50, 51,57 проставлен остаток денежных средств на начало для проведения расчетов, здесь также проставляются номера журналов-ордеров и дата начала расчетов. В справочнике организаций заполнены наименования организаций — контрагентов, программно — их код. Остальные же справочники заполняются по мере совершения операций — в диалоговом окне.

Обработка приходящих документов обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документах:

• — кассовых отчетов и информации по первичным документам, приложенных к ним приходным и расходным кассовым ордерам и другим документам (по счету 50);
• — банковских выписках, приложенных к ним документов: объявлений на взнос наличных, платежных поручений, мемориальных ордеров (по счетам 51,57).

Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня по кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход — 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. После ввода данных и разноса сумм программно проверяется правильность ввода данных.

Особенностью ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш. После ввода данных по одному кассовому отчету с его первичных документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, проставляется дата обработки информации, указанной в первичных документах. Есть и некоторые особенности разноса информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если сумма по документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную. После вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдает сообщение и останавливает работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов. Таким образом производится автоматизация учета кассовых операций на предприятии: получение выходных, отчетных машинограмм. В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы:

• — журналы-ордера и ведомость № 1,
• — расшифровки к журналам-ордерам,
• — расшифровки к ведомостям: по подразделениям, по счетам затрат, по дате поступления документов.

Переход организации на установку программы клиентбанк дает возможность посредством формирования электронных документов осуществлять хозяйственные операции по счетам предприятия. Обмен электронными документами позволяет оптимизировать труд бухгалтера. Инструкции организации формируются в виде запросов в банк, после исполнения банком соответствующих мероприятий, обработанные документы возвращаются предприятию и в автоматическом порядке данные выгружаются в бухгалтерскую программу. Обмен электронными документами позволяет оперативно осуществлять банковские операции и контролировать денежные средства на счетах в банке.

Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки — № счета, вид операции и период. Для получения справкипо организации и материально-ответственному лицу — название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, инкассовое поручение, ведомости по выплате денежных средств. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа.

В нынешних условиях, когда вычислительная техника гармонично вписывается в деятельность организации, компьютеризация учета является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Автоматизация ведения учета способствует значительному облегчению труда бухгалтеров. Поэтому одним из путей совершенствования учета является совершенствование формы ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее более универсальной. В настоящее время существует множество разнообразных программ для облегчения работы бухгалтера. Для совершенствования учета денежных средств Общество планирует внедрение «1С: Бухгалтерия», версия 8.0. Версия программы содержит набор решений, которые значительно упростят выполнение бухгалтерских операций. Программа ориентирована на оформление документов и их автоматическое фиксирование в журналах. Последовательность заполнения документов в программе соответствует операциям бухгалтерского учета. В новой версии программы упрощен интерфейс для работы с приходными и расходными кассовыми ордерами, кассовой книгой и другими приложениями. Любой сформированный отчет может быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных форм, в том числе в формате самого популярного процессора Excel.

Одним из этапов совершенствование технологии учета денежныхсредств является приведение бухгалтерского учета к международным стандартам. В Республики Беларусь международные стандарты выбраны ориентиром для трансформации существующего бухгалтерского учета и отчетности. Многие финансовые институты уже сейчас осуществляют кредитование предприятий только при предоставлении отчётности, составленной в МСФО. Аналогичной практики придерживаются МВФ и Всемирный банк. В соответствии с МСФО денежные средства в примечаниях к финансовой отчетности представляются двумя категориями: «Средства в банках и кассе — рубли» и «Средства в банках и кассе — валюта». Для этого в белорусском учете следует объединить категории «Касса», «Расчетные счета» и «прочие денежные средства» в одну категорию и представить ее как «Денежные средства в банках и кассе — рубли. Переход к использованию международных стандартов должен быть постепенным и целенаправленным процессом.

Проведя исследования во второй главе дипломной работы мы выяснили.

• 1. Бухгалтерский учет организован по централизованной форме. Обработка учетной информации производится с применением комплекса компьютерных программ «Ветразь», разработанных НТ ООО «ЛюксСофт». Правом подписи первичных документов обладает директор, главный бухгалтер. В учете организация применяет Типовой план счетов. Сумма выручки от реализации отражается в бухгалтерском учете на момент ее признания в соответствии с учетной политикой организации — по мере отгрузки.
• 2. Кассовые операции в ОАО «Зорина» осуществляет должностное лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.
• 3. Документы по учету кассовых операций и операций по расчетному счету оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь и своевременно.
• 4. В качестве совершенствования учета денежных операций предложено установить программу клиент — банк, что даст возможность посредством формирования электронных документов осуществлять хозяйственные операции по счетам предприятия.