Проектирование системы управления и ее совершенствование (на примере ООО «Полнис»)

СОДЕРЖАНИЕ Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Вклад различных школ в развитие управленческой мысли

1.2 Управленческие концепции современного менеджмента

1.3 Современные концепции менеджмента

2. Управленческая характеристика организации

2.1 Описание организации

2.2 Анализ внешней среды

2.3 Оценка внутреннего потенциала организации. SWOT-анализ

3. Проектирование системы управления и ее совершенствование

3.1 Оценка взаимодействия подсистем и функции управления (исполнители)

3.2 Анализ социально-психологической подсистемы (управленческое звено-потребности, мотивация, стимулирование, адаптация, управление конфликтами)

3.3 Направления совершенствования системы управления Заключение Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Курс данной практики предполагает изучение функционирования всех подразделений управления предприятия, в ходе курса практики необходимо найти слабые места в схеме управления, проанализировать их, найти причины возникновения. По полученным данным, в ходе ознакомления со схемой управления дать оценку существующему уровню и предложить оригинальный подход и схему решения проблем управления. Ознакомится с финансовыми показателями, дать им независимую оценку, сравнить с прошлыми успехами, проанализировать, — что помогло достичь определенных результатов и как добиться успеха в будущем.

Понять причины текучести кадров, если данная проблема актуальна для данного предприятия, предложить систему решения данного вопроса с целью сохранения кадров, которые, несомненно, играют немаловажную роль на любом предприятии. Если уходит сотрудник, который проработал на одном участке работы не один год и на его место придет новый, который не будет четко знать все тонкости данной должности, это может внести разлад в систему функционирования любого подразделения. Установить внешние связи предприятия, определить продукцию, которая составляет основной объем продаж, предложить свою систему планирования маркетинга предприятия, если имеется необходимость, проанализировать, что именно способствует дальнейшему продвижению данного товара на рынке и предложить систему по улучшению сбыта.

В конечном результате необходимо изучить:

1. Проблемы предприятия и пути их решения

2. Недостатки в схеме управления и их корректировка Предложить оригинальный подход к решению проблем и недостатков.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Вклад различных школ в развитие управленческой мысли Как самостоятельная область знаний менеджмент развивался на протяжении двадцатого столетия под воздействием тенденций мирового общественного и экономического развития, появления новейших научных и технических достижений, в результате чего возникло множество различных школ управления, их модификаций, получили развитие системный и ситуационный подходы к управлению. На сегодняшний день, находясь в 3 тысячелетии, можно объявить о возникновении новой парадигмы в управлении, возникшей в результате осмысления нового опыта и практики бизнеса.

Первый прорыв управленческой мысли связан с именем Фридерика Тейлора (18 651 915), который впервые применил научные принципы к управлению, он перенес идеи инженерных наук на управление в низовом производственном звене путем рационализации труда рабочих, применения специальной техники и технологии. Его идеи продолжили Г. Л. Ганнт, супруги Ф. и Л. Гилбрет, Г. Эмерсон и Г. Форд. Почти все они были успешными менеджерами, эффективно воплощавшими свои идеи на практике.

Следующий крупный шаг в развитии управленческой мысли осуществил Анри Файоль (1825−1925), заложивший основу науки администрирования в ее классическом варианте. Рассматривая управление организацией в целом, он разработал принципы управления, которые действенны и сегодня, определил основные функции управления, принципы построения организационных структур.

Третий прорыв состоял в зарождении школы «человеческих отношений» на рубеже 30-х годов и был связан с использованием достижений психологии и социологии в управлении. Представители этой школы и — Мери Паркер Фоллет и Элтон Мэйо (18 801 941). Мэйо с помощью знаменитого Хоторнского эксперимента сумел доказать, что помимо условий на работе, совершенствования движений и техники на производительность труда работников оказывает влияние в большей степени характер человеческих отношений в трудовом коллективе. Известный психолог А. Маслоу (1908;1970) с помощью исследований раскрыл механизм человеческой мотивации. В дальнейшем эти идеи нашли продолжение в поведенческих науках. Ученые-бихевиористы К. Арджирис, Р. Лайкерт, Д. МакГрегор, Ф. Герцберг в 50−60- е годы изучали различные аспекты социального взаимодействия, мотивации, характера власти и авторитета, коммуникации в организациях, лидерства.

В 50−60-е годы это направление было продолжено развитием теории организации как социально-технической системы. Системный подход (Ч.И. Барнард (1886−1961 гг)) в отличие от одномерных теорий, которые рассматривали только одну сторону управления, явился синтетическим, комплексным взглядом на управление. Системный подход рассматривает организацию как социально-техническую систему, активно взаимодействующую с внешней средой. Система — это совокупность взаимосвязанных элементов (подсистем), образующих единое целое и взаимодействующих для достижения заданной цели. В организации как системе различают следующие элементы (подсистемы):

· производственная или операционная подсистема;

· подсистема обеспечения;

· подсистема управления.

Совместное функционирование разнородных взаимосвязанных компонентов порождает качественно новые свойства системы, в результате чего возникает эффект синергии (2+2=5).

Системный подход к управлению рассматривает организацию как открытую систему, в которой элементы активно взаимодействуют с окружающим миром, она постоянно ищет ресурсы во внешнем мире и расширяет свои границы, поставляет переработанные ресурсы в виде готовой продукции и услуг во внешнюю среду, в закрытой системе этого взаимодействия нет, четко определены границы системы.

Одновременно получил развитие ситуационный подход. Центральным моментом здесь является ситуация, т. е. конкретный набор обстоятельств, влияющих в данный момент на организацию, т.н. ситуационных переменных. Поэтому менеджер, решая проблему в организации, должен обладать «ситуационным мышлением», каждый раз принимать новое решение, так как нет универсальных методов управления и одинаковых ситуаций.

Новый рывок в управленческой мысли в 50−60- е годы — развитие современных количественных методов обоснования решений (школы науки управления). Методологическая база этого направления была основана применении математических методов, компьютерных технологий в процессе управления.

В 70-е годы в мировом менеджменте возникла необходимость углубления адаптации предприятий к меняющейся внешней среде. Это выразилось во всеобщем распространении стратегического менеджмента, в разработке долгосрочных планов, подчинении внутренней среды реализации принятой стратегии, обеспечивающей конкурентные преимущества.

80-е годы ознаменовались открытием значения «организационной культуры» как мощного инструмента управления. В результате исследований было доказано, что культурный стереотип поведения в организации, человек, его сознание и культура являются главным потенциалом организации. Дальнейшая глобализация экономики, охватившая и Россию, привела к усилению международного характера менеджмента. Экономика всех стран стала все более открытой и доступной для любых товаров и услуг, повысилась роль международной конкуренции, вместе с тем усилилась кооперация производства, появились транснациональные корпорации. Поэтому перед менеджментом встали вопросы универсальности методов управления с учетом конкретных условий экономики, национальных культурных особенностей разных стран.

Признак сегодняшнего дня — это усиление влияния научно-технического прогресса на экономику. Это проявляется не только в применении компьютерных технологий в управлении, в повышении роли производительности и качества для победы в конкуренции, но и в стремлении перестроить процессы производства и управления, технологию ведения бизнеса на более рациональной основе, в результате чего возникло новое направление в менеджменте — «реинжиниринг бизнеса». Отсюда можно сделать вывод, что современный менеджмент — это не застывшие догмы, а стремительно развивающаяся область знаний, практический опыт которой дает толчок для ее эволюции.

1.2 Управленческие концепции современного менеджмента В менеджменте выделяют три основополагающих концептуальных подхода: процессуальный, системный, ситуационный. Процессуальный подход рассматривает управление как процесс взаимосвязанных функций, связанных последовательно и параллельно. Коммуникация — обмен информацией как внутри, так и во вне организации, на основе которого руководитель получает данные для принятия необходимых управленческих решений и доводит принятые решения до сведенья сотрудников организации, рассчитывая на их понимание.

Управленческое решение — акт целенаправленного воздействия системы управления организации на её структурные подразделения, основанный на анализе производственной ситуации, определении целей действия и содержащий программы достижения целей.

Системный подход — это методология комплексного анализа, исходящая из принципа взаимосвязи и взаимообусловленности явлений, и предполагающая рассмотрение изучаемой проблемы или объекта не только как самостоятельной системы, но и как части некоторой большой системы. Системный подход требует анализа максимально возможного числа связей для последующего их ранжирования по степени важности, выбора существенных факторов и их оценки. Системный подход можно интерпретировать как сочетание комплексного анализа, системного моделирования и системного управления.

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно. Центральный момент — ситуация — конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретно е время. Ситуация характеризуется ситуационными переменными.

Механизм управления состоит из принципов управления — набора правил, по которым осуществляется управление; целей управления — направлений деятельности; методов управления или способов достижения целей, и функций управления, определяющих виды управленческой деятельности.

К общим принципам управления относятся: принцип эффективности, принцип социальной ответственности, принцип ориентации на потребителя или маркетинг, принцип системности.

К частным принципам относятся: принцип сочетания единоначалия и коллективности, принцип разнообразия управляющей системы, принцип иерархичности, принцип внешнего дополнения управляющей системы, принцип регламентации и инициативы, принцип стабильности и гибкости, принцип рациональности, принципы специализации и автоматизации. Большое значение имеют принципы централизации и децентрализации управления; интеграции целевого, отраслевого и регионального управления; сочетания прав и ответственности; единства распоряжения

1.3 Современные концепции менеджмента Термин «синергетика» происходит от греческого «синергена» — содействие, сотрудничество. Предложенный Г. Хакеном, этот термин акцентирует внимание на согласованности взаимодействия частей при образовании структуры как единого целого. Менеджмент как область научных знаний к концу ХХ века завершил свою эволюцию и в настоящее время четко обозначилась смена управленческих парадигм и подходов, что отмечают уже многие ученые. До настоящего времени все представления менеджмента сводились к четкому разграничению объекта и субъекта управления, управляющей и управляемой подсистем. Школы менеджмента делали предметом своих поисков наиболее эффективные способы воздействия субъекта на объект управления, чтобы за счет полного использования физического, интеллектуального, психологического, творческого и иного потенциала достичь поставленных стратегических целей. На протяжении всего периода развития теории управления было предложено множество методов к управлению, таких как управление по целям, по результатам, по отклонениям, ситуационное управление и другие методы. Тем не менее все эти методы находились в рамках кибернетического подхода, основанного на разделении систем на управляющие и управляемые и факторе обратной связи как одном из ключевых атрибутов. Однако такой подход к концу ХХ века исчерпал себя. Кооперация, сотрудничество, согласие и взаимодополнение творческих способностей менеджеров, находящихся на разных уровнях корпоративного управления, становятся ключевыми аспектами взаимодействия внутри организации. Управленческая теория, в центре внимания которой находилась схема «субъект > объект управления», уступает место концепции самоорганизации. Таким образом, в начале XXI века формируется новая управленческая парадигма, которая основывается на синергетическом подходе, преемственности кибернетических и синергетических тенденций. Особое внимание синергетическому подходу уделяется в рамках теории организации, которая наряду с другими научными дисциплинами и знаниями представляет собой теоретическую основу менеджмента. В настоящее время предпринимаются многочисленные попытки спроецировать на современный менеджмент результаты исследований в области теории управления, синергетики, теории систем, которые тем или иным образом опираются на синергетический подход и теорию самоорганизации.

Изучение самоорганизующихся процессов различной природы привело к появлению и развитию синергетического подхода, вобравшего в себя идеи и подходы различных наук. Идеи самоорганизации имеют чрезвычайно широкое поле применения и в биологии, и в астрономии, и в физике, и в физической химии, и в общественных науках. Синергетический подход рассматривается как дальнейшее развитие системного подхода, который дает специалисту новые возможности для исследования и осуществления управленческой деятельности. Синергетика представляет собой системный подход к сложным открытым нелинейным системам с их свойствами неустойчивости, неравновесности, бифуркации, катастрофы, самоорганизации и др.

Синергетические исследования выделяют три типа самоорганизующих процессов:

самозарождение организации;

поддержание оптимального уровня;

совершенствование и воспроизводство организации.

Механизм самоорганизации напрямую связан с такими условиями существования системы, как открытость, нелинейность, множественность, внешние факторы влияния, неравновесность. Неравновесность системы обусловливается накоплением флуктуации (отклонений значений величин от их средних значений). Неравновесные системы характеризуются особыми состояниями, так называемыми точками бифуркации, в которых невозможно определить пути дальнейшей эволюции системы. Главной характеристикой точки бифуркации является принципиальная непредсказуемость дальнейшего поведения системы.

Функциональной сутью самоорганизованных процессов является самосознание, самосохранение, самосовершенствование и самовоспроизведение порядка в структуре и функционировании системы. В качестве примера может выступать производственная подсистема, экономическое развитие в которой обусловливает разноуровневое и вместе с тем параллельное, непротиворечивое существование процессов качественных изменений и изменений количественных (независимое изменение размеров отдельных экономических единиц и общих пропорций экономики).Одной из существенных характеристик эволюции системы является необратимость. Необратимость заключается в невозможности изменения направленности процессов в каждый данный момент времени. При значительном участии обратимых процессов они составляют лишь часть сложного и в целом необратимого процесса системного развития, который носит циклический характер. Комплексная схема Н. Д. Кондратьева отражает волнообразные колебания системной динамики трех видов: короткие, средние и большие.

Периодические колебания (подъем — спад — кризис — оживление — подъем и т. д.) характеризуются тем, что начало подъема каждого цикла связано с внутрисистемными изменениями, а каждый спад сопровождается затяжными депрессиями наиболее значимых системных компонентов. Волнообразные процессы сочетаются с непрерывными эволюционными изменениями. Возникновение больших, средних и коротких циклов является внутренней закономерностью системной динамики, имманентно присущей многим социальным системам. Данная концепция по сути дела опирается на процессы самоорганизации в управлении корпоративным опытом. В настоящее время в отечественной практике самообучающиеся предприятия также начинают рассматриваться как новая стратегия получения конкурентных преимуществ.

Теория игр С помощью теории игр предприятие получает возможность предусмотреть ходы своих партнеров и конкурентов. Сложный инструментарий следует использовать только при принятии принципиально важных стратегических решений. В последние годы значение теории игр существенно возросло во многих областях экономических и социальных наук. В экономике она применима не только для решения общехозяйственных задач, но и для анализа стратегических проблем предприятий, разработок организационных структур и систем стимулирования. Уже в момент ее зарождения, которым считают публикацию в 1944 г. монографии Дж. Неймана.

Моргенштерна «Теория игр и экономическое поведение», многие предсказали революцию в экономических науках благодаря использованию нового подхода.

Эти прогнозы нельзя было считать излишне смелыми, так как с самого начала данная теория претендовала на описание рационального поведения при принятии решений во взаимосвязанных ситуациях, что характерно для большинства актуальных проблем в экономических и социальных науках. Такие тематические области, как стратегическое поведение, конкуренция, кооперация, риск и неопределенность, являются ключевыми в теории игр и непосредственно связаны с управленческими задачами.

Первые работы по теории игр отличались упрощенностью предположений и высокой степенью формальной абстракции, что делало их малопригодными для практического использования. За последние 10 — 15 лет положение резко изменилось.

Бурный прогресс в промышленной экономике показал плодотворность методов игр в прикладной сфере.

В последнее время эти методы проникли и в управленческую практику. Вполне вероятно, что теория игр наряду с теориями трансакционных издержек и «патрон — агент» будет восприниматься как наиболее экономически обоснованный элемент теории организации.

Следует отметить, что уже в 80-х годах М. Портер ввел в обиход некоторые ключевые понятия теории, в частности такие, как «стратегический ход» и «игрок». Правда, эксплицитный анализ, связанный с концепцией равновесия, в этом случае еще отсутствовал.

Теория хаоса Формально, теория хаоса определяется как учение о сложных нелинейных динамических системах. Под термином сложные это и понимается, а под термином нелинейные понимается рекурсия и алгоритмы из высшей математики, и, наконец, динамические — означает непостоянные и непериодические. Таким образом, это учение о постоянно изменяющихся сложных системах, основанное не математических концепциях рекурсии, в форме ли рекурсивного процесса или набора дифференциальных уравнений, моделирующих физическую систему. В действительности, почти любая хаотическая система может быть смоделирована — рынок ценных бумаг порождает кривые, которые можно легко анализировать при помощи странных аттракторов в отличие от точных соотношений; процесс падения капель из протекающего водопроводного крана кажется случайным при анализе невооруженным ухом, но если его изобразить как странный аттрактор, открывается сверхъестественный порядок, которого нельзя было бы ожидать от традиционных средств.

2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Описание организации Предприятие ООО «Полнис» было создано в 2002 г. в городе Пенза для внедрения и производства научных разработок ученых Института Радиотехники и Электроники Российской Академии Наук (ИРЭ РАН). По результатам изучения потребностей медицинского рынка в новых диагностических приборах, которые должны были отличаться безопасностью, информативностью и доступностью, было принято решение начать серийное производство новейшего диагностического прибора, в основу действия которого легло изобретение ученых ИРЭ РАН. Задачей ООО «Полнис» стала наладка серийного производства маммографа электроимпедансного компьютерного «PPL» и последующая его реализация. Данное устройство, основанное на использовании электроимпедансной томографии, предназначено для визуализации и диагностики патологических изменений тканей молочной железы и других приповерхностных областей тела.

В ООО «Полнис» осуществляются следующие основные процессы:

1. Проектирование и разработка изделий;

2. Закупки комплектующих изделий;

3. Контроль качества изготовления прибора;

4. Программирование, тестирование и отладка прибора;

5. Консервация, упаковка и оформление документации;

6. Реализация продукции.

Для предприятия характерна линейно-функциональная организационная структура, т. е. предприятие, состоит из подразделений, каждое из которых выполняет свою функцию. Однако, в связи с тем, что предприятие малое, каждое из подразделений представлено одним, двумя, или небольшим числом сотрудников, каждый из которых подчиняется директору предприятия Директор отвечает за формирование стратегии, политики, установление целей в области качества, выделение ресурсов для реализации политики и целей. Он проводит периодический анализ и оценку результативности СМК и ставит цели по ее улучшению.

Ведущий конструктор контролирует соответствие изготавливаемого изделия конструкторской документации, проводит тестирование изготовленных приборов, осуществляет мониторинг процессов технологической подготовки производства, изготовления продукции, контроля и испытаний, метрологического обеспечения, управления документацией и записями, отвечает за качество готового изделия, следит за новинками в производстве электронных компонентов.

Менеджер устанавливает и поддерживает контакты с клиниками — потенциальны ми потребителями; осуществляет обратную связь с частными и государственными медицинскими организациями, которыми были приобретены маммографы «PPL»; занимается подготовкой исходящей технической документации, заданий для WEB-мастера, дизайнеров; занимается подготовкой материалов к конференциям.

Ответственный за медицинскую часть и тестирование создаёт оригинальную медицинскую методику обследования, проводит медицинское тестирование изготовленных приборов, т.к. в соответствии с ТУ 100% изделий подлежат медицинскому тестированию.

Научные сотрудники осуществляют научное сопровождение проектирования, разработки модернизации и модификаций приборов и программного обеспечения.

Организационная структура предприятия выглядит следующим образом:

Рис. 1. Организационная структура предприятия Характеристика продукции ООО «Полнис» выпускает маммограф электроимпедансный компьютерный «PPL®». Маммограф позволяет визуализировать распределение электропроводности биологических тканей в нескольких поперечных сечениях тела пациента и обнаруживать на изображениях опухоли как области с аномальными значениями электропроводности. Основными преимуществами электроимпедансных методов диагностики являются абсолютная безвредность обследования, высокая информативность, связанная со значительной корреляцией электропроводности (электрического импеданса) биологических тканей с их физиологическим состоянием, компактность и невысокая стоимость аппаратуры, простота процедуры обследования.

В 1999;2002 гг. были проведены клинические испытания электроимпедансного маммографа на базе Российского научного центра рентгенологии и радиологии МЗ РФ г. Москва, областного онкологического диспансера г. Пензы и клинической больницы № 9 г. Пензы. Проведённые клинические испытания электроимпедансного компьютерного маммографа показали его высокую эффективность, удобство и безвредность при диагностике опухолевых и неопухолевых заболеваний молочных желёз.

Результаты научных исследований и клинических испытаний опубликованы в ведущих зарубежных и российских научных журналах, а также доложены на международных и российских конференциях.

2.2 Анализ внешней среды К внешней среде организации относят: — экономические условия; стабильность или нестабильность экономической ситуации оказывает важное влияние на деятельность организации. И действительно, если экономика стабильна, то руководство организации может принимать долгосрочные решения, касающиеся развития организации. Если же экономика нестабильна, руководству приходится в большей степени ориентироваться на задачи текущего момента, поскольку таким образом легче добиться выживания организации;

— законодательство и государственные институты; организация должна действовать в соответствии с теми «правилами игры», которые устанавливает государство на самых разных уровнях — от общегосударственного до местного;

— потребителей; организация заинтересована в производстве товаров, которые будут покупаться, а потому она зависит от состояния рынка и желаний покупателей: никто не станет приобретать товар или услугу, в которых не испытывает необходимости, а с коммерческой точки зрения товар, которого на рынке достаточно, не может привлечь особого внимания покупателей;

— профсоюзы; профсоюзы защищают интересы работников организации, поскольку люди — один из самых важных ресурсов, организации приходится считаться с требованиями профсоюзов, создавая для них необходимые условия, проводя социальную политику и т. д.;

— конкурирующие организации; в ситуации, когда все ниши рынка заполнены, успех производителя любого продукта зависит от того, какими качествами, выгодно отличающими его от аналогичных товаров, этот продукт обладает, насколько удобно покупателю приобретать данный продукт у этого производителя и т. д.; если организация не учитывает наличия других аналогичных услуг, она в конечном счете проигрывает;

— уровень развития техники и технологий; для производства любого продукта необходимо техническое обеспечение, а потому организация не может производить продукт, который по своим качествам превосходит имеющиеся технологические возможности;

— систему ценностей, разделяемых в данном обществе; далеко не любой товар воспринимается положительно в каждой культуре. Например, в России.

Во внешней среде принято выделять факторы прямого и косвенного воздействия. К первой группе — факторам прямого воздействия — относят потребителей, конкурентов, акционеров, поставщиков, законодательство, государство и профсоюзы. Эти факторы оказывают на деятельность организации наиболее сильное влияние.

К факторам косвенного воздействия относят состояние экономики, технологические нововведения, изменения в политической системе общества, трансформацию общества и его культуры, групповые интересы. В отличие от факторов прямого действия, факторы косвенного воздействия не влияют на деятельность организации непосредственно, хотя их наличие сказывается на ней.

Как отмечают многие исследователи, в том числе и зарубежные, в современных условиях внешняя среда организации меняется очень быстро и наблюдается постоянное ускорение этих изменений. Это обусловлено тем, что в мире постоянно появляются новые технологии, стремительно меняется состояние рынка, появляются новые виды товаров, которые вытесняют с рынка товары, ранее пользовавшиеся высоким спросом (например, появление компьютеров заметно снизило спрос на печатные машинки).

В результате этого среда, в которой существует организация, оказывается достаточно неопределенной. Под неопределенностью в этом случае понимают постоянное возникновение новых факторов, нередко непредсказуемое. При этом важно, что любые представления о том, каким образом устроена внешняя среда организации и какие факторы в ней действуют, очень быстро могут оказаться необъективными.

Единственный способ справиться с трудностями, связанными с быстрыми переменами в среде, — это постоянный сбор информации и ее обработка. В современных организациях эти задачи могут возлагаться как на отдельных работников, выполняющих и другие функции, так и на специалистов-аналитиков, способных дать развернутую и обоснованную экспертную оценку происходящих изменений.

Аналитики могут быть сотрудниками организации или привлекаться со стороны. К сожалению, в России необходимость в услугах таких экспертов еще в недостаточной степени осознана. Однако нередко только специалисты в состоянии помочь разобраться в изменениях, характеризующих среду организации, поскольку в их распоряжении имеются знания, гораздо более разработанные, чем у обычных руководителей. Благодаря этому они могут увидеть то, что не видят другие.

Анализ внешней среды заключается в выделении наиболее значимых экономических, политических, социальных, технологических и прочих факторов, которые могут оказать влияние на деятельность организации. Основная задача, стоящая перед руководителем, проводящим анализ внешней среды, заключается в определении потенциальных угроз и новых возможностей, с которыми может столкнуться организация.

Анализ внешней среды дает возможность разработать ситуационные планы, которые вступят в действие в том случае, если один из факторов внешней среды в какой-то момент изменится.

Группы факторов, существенных с точки зрения условий, в которых действует организация, представлены в таблице.

Факторы внешней среды, существенные с точки зрения деятельности организации

1. Экономические факторы а) налоговая ставка и ее изменения, б) темпы инфляции (дефляции), в) уровень занятости населения как в целом, так и в отрасли, г) международный платежный баланс, д) платежеспособность предприятий

2. Рыночные факторы а) уровень доходов населения, распределение доходов, б) уровень конкуренции в отрасли, в) относительная доля рынка, занимаемая организацией, г) защищенность рынка правительством, д) емкость рынка, е) жизненные циклы различных товаров

3. Факторы конкуренции а) сильные и слабые стороны конкурентов, б) текущие стратегии конкурентов, в) возможные будущие цели конкурентов, г) актуальные возможности конкурентов в связи с их возможным поведением в будущем

4. Политические факторы а) возможные изменения в законодательстве, б) государственное влияние на отрасль, в том числе и доля участия государства в отрасли, в) государственное регулирование конкуренции в отрасли, антимонопольная политика, г) возможные изменения в политическом курсе государства в результате выборов, д) особенности таможенной политики.

5. Социальные факторы а) общественные ценности и их возможные изменения, б) доходы, их распределение и возможные изменения в этой области, в) изменения демографической структуры населения, г) изменение отношения к работе, отдыху и образованию

6. Технологические факторы а) изменения в технологии производства, б) появление новых материалов и продуктов, в) изменения в технологии сбора, обработки и передачи информации, а также средств связи, г) государственная технологическая политика В процессе анализа внешней среды необходимо иметь в виду, что каждый фактор должен учитываться только в том случае, если он может оказать существенное влияние на деятельность организации. В частности, не все изменения в законодательстве или технологические изменения могут привести к последствиям, существенным с точки зрения стратегического планирования.

2.3 Оценка внутреннего потенциала организации. SWOT-анализ Для проведения количественного SWOT-анализа отберем по пять наиболее влияющих факторов из внешней и внутренней сред.

Количественный SWOT — анализ

По результатам количественного SWOT — анализа предприятие ООО «Полнис» выбрало следующее направление своего развития: рост, ежегодное повышение целей от достигнутого путем улучшения характеристик серийной продукции, расширения номенклатуры диагностических медицинских приборов и выхода на зарубежные рынки.

Для реализации данной стратегии будет прежде всего необходимо как можно боле эффективно представить производимый прибор для конечных покупателей, дать максимально полную информацию о всех его достоинствах. Задача менеджеров будет стоять в проведении и участии в выставках, на которых нужно будет грамотным образом изложить все его функциональные возможности, выдать все конкурентные преимущества. А поскольку прибор довольно сложный в исполнении, сфера применения его довольно своеобразна, а участие в выставках и конференциях требует определенных навыков, не только общения, диалога, но и знания мед. Техники, специфических особенностей аппаратуры конкурирующих фирм, компании нужно по мере необходимости проводить обучение сотрудников. Для менеджеров, представляющих фирму — это обучение новым методам воздействия на публику, разработки эффективных презентаций, рекламе, а так же им будет необходимо аппелировать сведениями о медикаментозных свойствах выпускаемого продукта. Поэтому будут необходимы знания о заболевании, а так же технических характеристиках прибора.

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

3.1 Оценка взаимодействия подсистем и функции управления (исполнители) При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Система управления — понятие многостороннее. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся: состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, система управления — это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов — либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала — цели, а затем — механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики.

М. Мескон определяет следующий подход (последовательность действий) при проектировании структуры управления:

— осуществить деление организации по горизонтам на блоки, соответствующие направленности деятельности по реализации стратегии. Определить, какие виды деятельности линейные, какие штатные;

— установить соотношение полномочий должностей. Определить уровни иерархии;

— определить должностные обязанности.

Кроме того, при проектировании системы управления имеет место определение следующих вопросов:

— формализация управления, то есть насколько необходимо формальное взаимодействие.

— уровень принятия решений: где, кто, когда.

— системность системы управления А. Файоль так сформулировал принципы хорошей организации:

— единство управления — независимо от структуры ответственность несёт за всё один человек;

— скалярный метод передачи полномочий. Полная ответственность предполагает право не только управлять, но и делегировать полномочия;

— единство подчинения — у каждого только один начальник;

— принцип соответствия: делегированные полномочия соответствующей условно ответственности;

— масштабы управления, число подчинённых лимитировано; Эффективность и надёжность коммуникативных связей;

— принцип ориентированности — организации строятся на основе задач и не зависят от субъективных факторов;

— избирательность — руководитель получает информацию, относящуюся к исключительному типу, то есть выходящую за рамки плана и требующую корректирования действий;

— дифференциация труда: линейный, штабной принцип; квалифицированный и мало квалифицированный труд;

— сегментация и специализация — разбивка структуры на простые и специализированные составляющие (специалист по налогам, специалист по учёту движения материальных средств и т. д.);

— контроль за операциями — должен быть орган, следящий за ходом дел и выполнением распоряжений;

— планирование предшествует делу;

— гибкость — структура отвечает ситуации;

— доступность уровней управления — сотрудник имеет возможность обратиться к любому руководителю по вопросам работы.

Особое значение имеет характер влияния внешней среды на построение организации и всю систему связей элементов структуры с элементами внешних воздействий. Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем: а) не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной; б) выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления — от генерального директора предприятия до мастера участка; в) исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления, т. е. по координации деятельности разных звеньев и органов в связи с выполнением общих текущих задач и реализацией перспективных межфункциональных программ; г) обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления, имея в виду нахождение оптимального для данных условии соотношения централизации и децентрализации в управлении.

3.2 Анализ социально-психологической подсистемы (управленческое звено — потребности, мотивация, стимулирование, адаптация, управление конфликтами) Психология управления изучает поведение человека в процессе общественного производства. Психологические методы управления играют важную роль в работе с персоналом, направлены на конкретную личность и, как правило, индивидуальны. Главной особенностью этих методов является то, что они направлены на внутренний мир человека, его личность, интеллект, чувства, образы, поведение и позволяют сосредоточить внутренний потенциал сотрудника на решении конкретных производственных задач.

Психологическое планирование является новым направлением в работе с персоналом по формированию эффективного психологического состояния коллектива. Оно включает в себя: постановку целей развития и разработку критериев эффективности производственной деятельности, обоснование психологических нормативов, создание методов планирования социально-психологического климата и достижения конечных результатов. Результатами психологического планирования являются:

* формирование подразделений (групп) с учетом психологической совместимости сотрудников;

* создание комфортного социально-психологического климата в коллективе;

* формирование личной мотивации сотрудников исходя из философии организации;

* минимизация межличностных конфликтов;

* разработка моделей профессионального продвижения сотрудников на основе психологической ориентации;

* рост интеллектуальных способностей и уровня квалификации персонала;

* формирование организационной культуры на основе норм поведения и образов «эффективных» сотрудников.

Способы психологического воздействия являются важнейшими составляющими психологических методов управления. Они обобщают необходимые и разрешенные законодательно приемы психологического воздействия на персонал для координации действий сотрудников в процессе совместной производственной деятельности. К числу разрешенных способов психологического воздействия относятся: внушение, убеждение, подражание, вовлечение, побуждение, принуждение, осуждение, требование, запрещение, порицание, командование, обман ожиданий, намек, комплимент, похвала, просьба, совет и т. д.

Внушение представляет собой целенаправленное психологическое воздействие на личность подчиненного со стороны руководителя при помощи обращения к групповым ожиданиям и мотивам побуждения к труду.

Убеждение основано на аргументированном и логическом воздействии на психику сотрудника для достижения поставленных целей, снятия психологических барьеров, устранения конфликтов в коллективе.

Подражание является способом воздействия на отдельного сотрудника или социальную группу путем личного примера руководителя или иного лидера, образцы поведения которого являются примером для других.

Вовлечение является психологическим приемом, посредством которого сотрудники становятся соучастниками трудового или общественного процесса (принятие согласованных решений, соревнование и т. п.).

Побуждение представляет собой позитивную форму морального воздействия на сотрудника, повышающую социальную значимость сотрудника в коллективе, когда подчеркиваются положительные качества сотрудника, его опыт и квалификация, мотивация к успешному выполнению порученной работы.

Принуждение — это крайняя форма психологического воздействия при отсутствии результатов иных форм воздействия, когда сотрудника заставляют выполнять определенную работу против его воли и желания.

Осуждение является приемом психологического воздействия на сотрудника, который допускает большие отклонения от моральных норм коллектива или результаты труда которого крайне неудовлетворительные. Такой прием не может применяться в отношении сотрудников со слабой психикой и практически бесполезен для воздействия на отсталую часть коллектива.

Требование имеет силу распоряжения и может быть эффективным только в том случае, когда руководитель обладает большой полнотой власти или пользуется непререкаемым авторитетом. Во многих отношениях категорическое требование аналогично запрещению, выступающему в виде легкой формы принуждения.

Запрещение обеспечивает тормозящее воздействие на личность и по сути является вариантом внушения, а также ограничения недозволенного поведения (бездеятельность, попытки хищения и т. п.).

Порицание обладает убеждающей силой только в тех условиях, когда сотрудник считает себя последователем и психологически неразрывно связан с руководителем, иначе порицание воспринимается как менторское назидание.

Командование применяется тогда, когда требуется точное и быстрое исполнение поручений без обсуждений и критических замечаний.

Обман ожиданий эффективен в ситуации напряженного ожидания, когда предшествующие события сформировали у сотрудника строго направленный ход мыслей, обнаруживший свою несостоятельность и позволяющий без возражений воспринять новую идею.

Намек — это прием косвенного убеждения посредством шутки, иронического замечания и аналогии. По сути намек обращается не к сознанию и логическому рассуждению, а к эмоциям. Поскольку намек представляет собой потенциальную возможность оскорбления личности, применять его следует с учетом конкретного эмоционального состояния сотрудника.

Комплимент не следует смешивать с лестью, он должен не обижать, а возвышать сотрудника, наталкивать на размышления. Предметом комплимента должны быть вещи, дела, идеи и т. п., косвенно относящиеся к конкретному сотруднику.

Похвала является позитивным психологическим приемом воздействия на личность и оказывает более сильное воздействие, чем осуждение.

Просьба представляет собой весьма распространенную форму неформального общения и является эффективным методом руководства, так как воспринимается подчиненным как доброжелательное распоряжение и демонстрирует уважительное отношение к его личности.

Совет — это психологический метод, основанный на сочетании просьбы и убеждения. В оперативной работе, требующей принятия быстрых решений, использование советов следует ограничить.

Ответной реакцией на психологические приемы и способы управления являются настроение, чувства и поведение.

социальный психологический метод управление Настроение представляет собой слабо выраженное эмоциональное переживание, еще не достигшее устойчивой и осознанной определенности.

Чувство — это особый вид эмоциональных переживаний, носящих отчетливо выраженный предметный характер и отличающихся сравнительной устойчивостью.

Они отражают нравственные переживания реальных отношений человека с окружающей средой в виде эмоций. Различают: нравственные, эстетические, патриотические и интеллектуальные чувства. По степени проявления чувств выделяют эмоциональные состояния: умиротворения, причастности, переживания, угрозы, ужаса.

Эмоции — это конкретные переживания тех или иных событий в жизни человека, зависящие от его склонностей, привычек и психологического состояния. В зависимости от реакции эмоции могут быть:

* положительные (радость, удивление, удовольствие и т. п.),

* отрицательные (гнев, злость, раздражение, зависть, обида, печаль, досада и т. п.),

* амбивалентные (противоречивые — ревность, соперничество, намек и т. п.).

Поведение выражается в совокупности взаимосвязанных реакций, осуществляемых человеком для приспособления к окружающей среде. Отмечается пять основных форм поведения человека в социальной среде:

* «ангельское», в форме полного отрицания зла и насилия;

* высокоморальное, провозглашающее неукоснительное соблюдение высоких принципов поведения (честность, бескорыстие, щедрость, мудрость, искренность и т. п.);

* нормальное, основанное на приверженности к принципам общественной морали, допускающей отклонения и недостатки, на диалектическом единстве добра и зла;

* аморальное, когда личные интересы, мотивы и потребности ставятся выше принятых норм поведения в социальной группе;

* «дьявольское», т. е. абсолютно аморальное, противоправное и противоречащее законам, общественной морали и нормам.

Среди социально-психологических методов менеджмента можно выделить:

1. социологические исследования;

2. развитие социальной инфраструктуры предприятия;

3. соревнование;

4. преодоление и использование конфликтов;

5. методы гуманизации труда;

6. методы морального поощрения и порицания;

7. психологическое влияние;

8. убеждение;

9. методы планирования и развития карьеры сотрудников.

Соревнование между сотрудниками и подразделениями основывается на вполне естественном желании человека — быть лучше других. Реализовываться соревнование может одним из следующих способов (или их совокупностью):

1) Выявление лидера и мотивация остальных работников на достижение и преодоление его результатов, благодаря чему возможна смена лидера;

2) Установление стандартов поведения и производительности в различных областях деятельности предприятия;

3) Поддержание социальной преемственности передового опыта, что достигается проведением различных конкурсов, работой кружков качества, поощрением передовиков производства, празднованием успешного завершения важных для организации работ.

Важным аспектом соревнования является обязательное и гласное подведение его итогов с обязательным награждением победителя.

Социологическое исследование в современном менеджменте играет двойственную роль: с одной стороны, они являются источником информации о социальных проблемах организации, подразделений и социальных групп. С другой стороны, с их помощью можно оказывать непосредственное воздействие на персонал организации.

Наглядным примером такого воздействия являются исследования Элтона Мэйо, проведенные в 1924 г. на заводе, принадлежащем компании «Вестерн электрик». Суть исследований заключалась в определении влиянии уровня освещенности рабочего место на производительность труда рабочих-станочников. Результаты были удивительными: производительность труда росла как при увеличении, так и при уменьшении освещенности. оказывается, это была реакция рабочих на проявление внимания к ним.

Основными требованиями, предъявляемыми к методам морального поощрения, являются:

* моральное поощрение необходимо распространять на всех работников, которые показали стремление к улучшению результатов трудовой деятельности, а не только передовиков;

* моральное поощрение необходимо проводить в торжественной обстановке;

* обеспечение сравнения результатов в различных областях деятельности.

3.3 Направления совершенствования системы управления Совершенствование систем с управлением сводится к сокращению длительности цикла управления и повышению качества управляющих воздействий (решений). Эти требования носят противоречивый характер. При заданной производительности СУ сокращение длительности цикла управления приводит к необходимости уменьшения количества перерабатываемой информации, а следовательно, к снижению качества решений. Одновременное удовлетворение требований возможно лишь при условии, что будет повышена производительность УС и СС по передаче и переработке информации, причем повышение производительности обоих элементов должно быть согласованным.

Основными путями совершенствования систем управления являются:

1. Оптимизация численности управленческого персонала. Самый естественный путь, позволяющий поднять производительность, — увеличить число людей. Так и поступали длительное время. В результате численность управленческого персонала возрастала. Количество информации, которую надо перерабатывать каждому человеку во многих современных системах, настолько возросло, что далеко выходит за пределы человеческих возможностей. Поэтому дальнейшее увеличение численности людей, занятых в управлении, уже не может привести к повышению его эффективности.