Проектирование системы управления ООО «Оптика плюс»

Федеральное агентство по образованию Байкальский государственный университет экономики и права Факультет экономики и менеджмента в сфере услуг Кафедра экономики и менеджмента сервиса

Курсовая работа

Проектирование системы управления

ООО «Оптика плюс»

Выполнила:

Гр. М-05−1

Проверила:

Иркутск 2009

1.Общие сведения о проектируемой организации

1.1.Общая характеристика организации

1.2. Анализ внешней среды организации

2. Разработка системы управления

2.1. Разработка системы целей

2.2. Обоснование выбора стратегии развития

2.3. Разработка организационной структуры

2.4. Разработка системы мотивации персонала

2.5. Разработка системы контроля в организации Заключение Список литературы

В наш век информационного бума, когда мы получаем через глаза около 80% всей информации, проблема со зрением рано или поздно возникнет практически у каждого человека. Недаром говорится, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Это действительно так: человек с помощью зрения распознает объекты, воспринимает их размеры, форму, расположение в пространстве, движение. Конечно, гораздо лучше предупредить отклонения зрения, чем устранять последствия негативных изменений. Главное — не допустить необратимых изменений. Однако если неприятность со зрением уже произошла, то необходимо грамотно решить эту проблему, проявив уважение к ней, т. е. к самому себе, посредством очков и линз.

Сегодня мир очков бесконечно разнообразен. Некоторые из них напоминают изделия, которые были созданы в лабораториях корпораций, занимающихся космическими исследованиями, другие кажутся игрушками, которые возникли благодаря фантазии дизайнеров, порой и не задумывающихся о том, что очки — это медицинский прибор. Как же человеку разобраться во всем этом многообразии.

С одной стороны, Оптики торгуют не бижутерией, а оптическим инструментом для глаз — очками. С другой стороны, очки в настоящее время становятся и признаком социального различия. Т. е. очки не только инструмент видения, не только аксессуар, но и средство, которое поднимает престиж владельца. Заслуга продавцов-оптиков — умение видеть, чувствовать клиента и подобрать модель, соответствующую личности человека и той роли, которую он хочет играть в обществе. При этом оправа и линзы должны соответствовать медицинским показаниям.

Перед консультантами-продавцами стоят сложные задачи: помочь посетителю выбрать достойный товар и подобрать ту оправу и те линзы, которые подчеркнут достоинства и скроют недостатки, сделают владельца серьезным или легкомысленным, обнаружат слабость и беззащитность или придадут строгость и солидность.

Исходя из выше изложенного, я думаю создание новой организации в г. Иркутске крайне необходимо. ООО «Оптика плюс», в отличие от ряда конкурентов будет стремиться предоставить отечественному потребителю не только последние достижения ведущих западных производителей, но и превзойти их, акцентируя внимание на отечественных ноу-хау в этой сфере и их внедрении на собственном предприятии путём взаимовыгодного сотрудничества со всеми заинтересованными в общем бизнесе сторонами.

Данная компания будет оказывать, и производить все необходимые услуги и продукции нашему населению, начиная от консультации по подбору оправ и линз до продажи солнцезащитных очков. Я думаю, что наша компания, реализуя передовые научные идеи в этой области, может достичь значительных успехов на российском рынке.

1.Общие сведения о проектируемой организации

1.1.Общая характеристика организации

Наименование: Общество с ограниченной ответственностью

Местонахождения: Иркутская область, г. Иркутск

Характер деятельности: коммерческий

Форма собственности: частное предприятие

Основные виды хозяйственной деятельности: производство и реализация оптических приборов и аппаратуры, а также оказание консультационных услуг в области оптической медицины. Компания «Оптика плюс» будет оказывать, и производить следующие виды услуг и продукции:

— производство и реализация очков, собранных из рецептурных линз любой сложности, из оптического облегченного стекла и оптического пластика;

— нанесение специальных покрытий на очковые линзы из стекла и пластика: водительские (плохая погода и противоослепление), компьютерные со 100% защитой по 6-ти видам излучений, медицинские, для работы с лазером;

— компьютерный подбор оправы с учетом строения лица каждого конкретного клиента;

— оказание консультационных услуг в области подбора линз из пластика, стекла и облегченного стекла, а также контактных линз (в том числе контактных цветных линз) для клиентов с нарушением зрения;

— вставка линз клиента в оправу клиента, вставка линз компании в оправу клиента, вставка линз клиента в оправу компании;

— продажа солнцезащитных очков.

Оказание услуг в области подбора оправы и очков будет, осуществляется при использовании специального компьютерного и диагностического оборудования персоналом, имеющим специальное медицинское образование, в салонах и магазинах.

Общий персонал компании ООО «Оптика плюс» будет насчитывать 45 человек, из которых выполнением управленческих функций будет занято 11 человек, среди них:

· генеральный директор;

· финансовый директор (управление финансами, определением потребности в сырье, выбор наиболее оптимальных схем финансирования и вопросами приобретения нового оборудования, вопросы заработной платы);

· коммерческий директор (решение таможенных вопросов, закупка у оправ у иностранных фирм); главный бухгалтер; менеджер торговли — 3 человека (продажа продукции в арендованных магазинах и киосках);

· главный инженер (доставка, монтаж, ремонт оборудования, руководит работой рабочих цеха);

· главный технолог (разработка и усовершенствование технологий, определение наиболее оптимальных параметров производства, вопросы эффективного использования сырья);

· начальник отдела кадров (найма сотрудников, обучение, повышение квалификации, вопросы организации труда);

· начальник отдела маркетинга (маркетинговые исследования, комплекс маркетинга).

1.2. Анализ внешней среды организации

При существующих в настоящее время условиях выработать комплексный подход к вопросам организации и управления деятельностью компании, направленной на оказание услуг, качественно и количественно соответствующих потенциальному спросу населения, позволит маркетинговое исследование. Таким образом, компания «Оптика плюс» не будет уделять особого внимания маркетинговым исследованиям, что будет осложнять поиск для нее необходимых рынку видов изделий и увеличивать неопределенность в будущих результатах при выпуске новых видов продукции и услуг.

Внутренний рынок и деятельность организации постоянно находятся под влиянием политических событий и решений, и руководство организации должно следить за принимаемыми решениями и законами не только федерального правительства, но и местных органов власти, на территории которых функционирует предприятие. С этой точки зрения компании «Оптика плюс» необходимо будет следить за изменениями текущего законодательства в области налоговой политики правительства, таможенных тарифов и правил таможенного обслуживания, кредитной политики и ставок рефинансирования ЦБ РФ, законодательства по защите прав потребителей, отношений со странами, с которыми компания приобретет партнерство.

Изменчивая рыночная внешняя среда представляет собой область постоянного беспокойства для организации. В анализ рыночной внешней среды входят следующие факторы, которые могут оказывать непосредственное воздействие на успехи и провалы предложенной мной организации:

1) Уровень конкуренции в отрасли. В настоящее время в Иркутской области появилось большое количество фирм, реализующих различные виды различных солнцезащитных очков. Поэтому с точки зрения уровня конкуренции в этой области предприятию очень трудно будет удерживать свое положение в реализации данного вида продукции. Однако в противовес рынку г. Иркутск, в целом по России рынок солнцезащитных очков не насыщен, и у предприятия есть возможность стать лидером на этих рынках.

Вместе с этим в настоящий момент производству линз с различными видами покрытий нет аналогов не только в целом по России, но и в г. Иркутск. Поэтому надо надеяться, что у фирмы «Оптика плюс» не будет существовать конкурентов в производстве данного вида продукции, что дает ей возможность для завоевания большей доли рынка и усиления позиций в борьбе с возможными конкурентами.

2) Изменение доходов потребителей. Компания будет направлена и ориентируема в выпуске своей продукции на потребителей со средним и доходом. Поскольку фирма работает в Иркутской области, население, которое является не наиболее обеспеченным в целом по России, то небольшое снижение или увеличение доходов потребителей не приведет к существенному изменению доходов организации.

3) Демографические факторы. Изменения в демографической ситуации, происходящие в России, оказывают как позитивное, так и негативное воздействие на деятельность компании. Изменение возрастной структуры общества, в которой наибольший удельный вес занимает население предпенсионного и пенсионного возраста, имеющее очень низкие доходы, приведет к сокращению количества реализуемой продукции и оказываемых услуг. Но старение общества, которое способствует повышению доли людей, имеющих нарушения зрения, будет способствовать увеличению объема заказов и оказанных услуг и при установлении наиболее оптимальных цен позволит организации увеличить объем продаж.

Конкуренты. Как отмечалось ранее, у компании «Оптика плюс» в производстве и реализации линз с различными видами покрытий конкурентов на сегодняшний момент нет, что предоставляет ей широкие возможности и является позитивным фактором для выбора любой стратегии.

В производстве и реализации обычных очков и линз, а также солнцезащитных очков у компании «Оптика плюс» основными конкурентами являются такие фирмы как: ООО Оптика «На советской», ООО «Иркутская оптика», ООО «Байкал-оптика», ООО «Лид-Лидер S». На сегодняшний момент рынок подобных видов продукции и услуг уже сформирован, насыщен, и поделен примерно в одинаковом объеме между всеми этими фирмами. Поскольку данная отрасль не является развивающейся, то в качестве будущих стратегий всех фирм, специализирующихся на данном виде продукции, может выступать более глубокое проникновение на рынок с помощью маркетинговых мероприятий, а также диверсификация производства. Что же касается консультационных услуг в области подбора линз, то здесь конкурентами фирмы являются различные лечебные учреждения, оказывающие эти услуги на протяжении уже десятилетий, которым потребители оказывают большее предпочтение, что является негативным фактором для компании «Оптика плюс».

Серьезной конкуренции в ближайшее время следует ожидать в области компьютерного подбора оправ (пока подобные услуги не оказывает больше ни одна организация), что связано с простотой предоставления данной услуги, с связи с чем данный вид услуг не может рассматриваться как основной на длительное время, что следует учитывать при выборе стратегии.

2. Разработка системы управления

2.1. Разработка системы целей

Выбор миссии является первым и самым ответственным решением при стратегическом планировании, поскольку миссия служит ориентиром для всех последующих этапов планирования и одновременно накладывает определенные ограничения на направления деятельности организации при анализе альтернатив развития.

Миссию компании «Оптика плюс» можно сформулировать следующим образом: максимальное удовлетворение потребностей самого широкого круга клиентов в товарах и услугах оптической медицины путем производства и реализации линз и очков, отвечающих самым последним веяниям моды и способствующих максимальному сохранению зрения каждого клиента на работе и в повседневной жизни, а также оказание консультационных услуг в данной области по самым приемлемым ценам, за счет применения новейших технологий и техники, индивидуального и чуткого подхода высоко квалифицированных в области медицины работников к каждому клиенту и при обеспечении справедливого отношения к своим сотрудникам.

С учетом сформулированной миссии можно выделить следующие проблемы, стоящие перед организацией:

1) расширение круга предлагаемых услуг и продукции;

2) постоянное обновление ассортимента;

3) установление приемлемых цен на все виды продукции;

4) поиск и внедрение новейших технологий и техники;

5) повышение квалификации сотрудников;

6) изучение потребностей потребителей.

Претворяя нашу миссию в жизнь, мы будем стремиться предоставить нашим будущим клиентам максимально удобное, быстрое и качественное обслуживание, нашим сотрудникам — максимальную свободу в раскрытии их потенциала, нашим поставщикам — максимальные гарантии и взаимовыгодное сотрудничество, нашим владельцам — максимальную прибыль.

С учетом выявленных выше проблем для компании «Оптика плюс» сформулируем следующие цели:

Стратегические:

§ Увеличивать в течение 5 лет выручку от реализации каждого вида очков и линз, с нанесенными на них покрытиями, ежегодно на 50%;

§ Разработать и внедрить в производство 5 новых видов покрытий к 2010 году;

§ Открыть новый лазерный центр по лечению зрения и оснастить оборудованием к 2010 году.

§ Изменить структуру управления организацией к 2011 году.

§ Проводить ежегодные маркетинговые исследования потребностей потребителей в новых видах продукции

Тактические:

§ Повысить квалификацию всех работников, связанных с оказанием услуг и работой с клиентами, к 2008 году.

§ Увеличивать продвижение по службе на 10% ежегодно

§ Разработать вопросы комплекса маркетинга для линз с новым покрытием к 2008 году;

Оперативные:

§ Обучить к 2006 году работников производственно-промышленного персонала работе на новых видах оборудования для производства внедряемых новых видов покрытий.

§ Снизить текучесть кадров на 5% в течение года

2.2. Обоснование выбора стратегии развития

После рассмотрения внешних угроз и возможностей, внутренних сильных и слабых мест организации, можно определить стратегию, которой организация будет следовать в дальнейшем.

Как отмечалось ранее, данная компания не имеет серьезных конкурентов, обладает достаточно квалифицированными рабочими кадрами, производит и реализует новые для рынка товары и услуги, производит свою продукцию по минимальной себестоимости, но не обладает большими финансовыми ресурсами. Поэтому силу компании «Оптика плюс» можно охарактеризовать как умеренно сильную.

Отрасль, в которой функционирует данная организация, можно отнести к умеренно развивающейся, о чем свидетельствуют следующие факторы:

— производство линз с различными видами покрытий обладает большим потенциальным спросом;

— производство и сборка простых очков и линз является постоянно необходимым для определенного числа потребителей. К тому же в последнее время увеличилось количество людей, имеющих нарушения зрения, что свидетельствует о необходимости существования и развития этой отрасли в дальнейшем;

— производство и продажа солнцезащитных очков является постоянно необходимым видом продукции и услуг, что связано с климатическими условиями различных стран.

Для выбора конкретных возможных стратегий воспользуемся матрицей Томпсона и Стрикланда (табл. № 1)

В связи с тем, что конкурентная позиция компании оценивается как сильная, а возможности роста рынка ее товаров и услуг можно считать умеренно быстрыми, то для компании «Оптика плюс» наиболее приемлемыми являются стратегии, находящиеся в I квадранте матрицы Томпсона и Стрикланда. При этом предпочтение можно отдать стратегии концентрированного роста: стратегия усиления позиций на рынке, стратегия развития рынка (выход с существующим товаром на рынки, находящиеся за пределами г. Иркутска) и стратегия развития продуктов (разработка и выпуск на рынок новых видов товаров и услуг в области оптической медицины). Оставшиеся стратегии являются не подходящими в тех условиях, в которых компания функционирует в настоящее время.

Табл. № 1

Факторами, свидетельствующими о правильности выбора стратегии, являются цели, которые не противоречат и будут способствовать реализации выбранной стратегии, анализ внешних и внутренних факторов, показавший, что у компании «Оптика плюс» нет существенных преград в достижении намеченных целей, и большинство факторов будет способствовать реализации выбранных стратегий.

2.3. Разработка организационной структуры

Для компании «Оптика плюс» в силу относительно не большого ассортимента продукции, ее функционирования на внутреннем рынке, в соответствии с выбранной стратегией, а также из-за ограниченности численности ее персонала наиболее подходящей является линейно-функциональная структура, в которой можно выделить следующие отделы: финансовый отдел, отдел кадров, производственный и коммерческий отделы. При этом коммерческий отдел содержит элементы дивизиональной структуры по территориальному признаку, т. е. месту расположения ее магазина, в котором управляющий выполняет определенные обязанности по управлению его деятельностью в рамках делегированных ему полномочий.

В компании «Оптика плюс» присутствуют линейные полномочия делегирования следующим отделам: производственному отделу, отделу закупок и снабжения коммерческого отдела, управляющим магазинами. При этом штабные полномочия делегированы отделу маркетинга (функциональные полномочия); финансовому отделу (параллельные штабные полномочия), отделу кадров и труда (рекомендательные штабные полномочия). Такие штабные аппараты имеют линейную структуру, а их менеджеры обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным.

Для этой компании с целью повышения эффективности ее работы подходят следующие основные элементы рациональной бюрократии:

1) четкое разделение труда на основе должностных инструкций.

2) иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий руководитель контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

3) наличие обобщенных формальных правил и стандартов работы, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей. Например, правила обслуживания клиентов и выполнения заказов, предоставление отчетов о ежедневных оборотах магазина, правила регистрации заказов и т. п.

4) осуществление найма на работу в строгом соответствии с техническими квалификационными требованиями.

Управленческие функции каждого подразделения указаны выше.

Структура ООО «Оптика плюс»

2.4. Разработка системы мотивации персонала

В качестве основной теории для определения наиболее актуальных потребностей работников компании «Оптика плюс» воспользуемся теорией Маслоу. Наиболее актуальными потребностями работников данной организации будут являться следующие потребности: потребности в безопасности и уверенности, потребность в уважении и самовыражении, социальные потребности. При этом работники управленческих должностей в большей степени будут мотивированы потребностями более высокого порядка, поскольку уровень их будет заработной платы достаточен, следовательно, у многих из них будет желание добиться определенных успехов в своей карьере и использовать возможности роста. Основными потребностями работников, занятых выполнением неуправленческих функций, будут являться потребности в безопасности и уверенности, поскольку их работа носит в основном рутинный, нетворческий характер, уровень заработной платы ниже уровня оплаты управленцев, и следовательно такие работники будут стремиться таких внешних вознаграждений, как дополнительная оплата труда, премии и т. д. Однако необходимо учитывать, что некоторые из этих работников будут иметь

так же социальные потребности и потребности в уважении.

В качестве основных принципов стимулирования и методов удовлетворения различных потребностей работников и руководителей различных уровней управления в компании «Оптика плюс» целесообразнее использовать следующие принципы и методы:

1. Материальное стимулирование:

а) установление премий за перевыполнение плана;

б) использование премий за повышение качества продукции

в) надбавка к заработной плате за сверхурочную работу, при условии, что она не связана с отставанием работников в сроках выполнения задания.

2. Социальные потребности:

а) сохранение неформальных групп, если они не наносят организации реального ущерба;

б) поощрение поддержки одним сотрудником другого;

в) создание в каждом магазине духа единой команды за счет проведения конкурсов между магазинами по объемам сбыта и качеству обслуживания клиентов.

3. Потребности в уважении:

а) обеспечения подчиненным возможности обучения и повышения квалификации, что даст возможность занятия более высокой управленческой должности;

б) привлечение подчиненных к формулировке целей;

в) обеспечение обратной положительной связи с достигнутыми результатами путем подготовки полугодовых листовок о работе организации, результатах работы каждого из сотрудников и о сотрудниках, внесших наиболее существенный вклад в достигнутые результаты;

г) вынесение благодарностей сотрудникам, добившимся наилучших результата работы.

4. Потребность в самовыражении:

а) предоставление возможностей для обучения, которое позволит полностью использовать потенциал работников;

б) возможность продвижения подчиненных по служебной лестнице путем назначения на более высокие должности за счет успешного, аккуратного, обдуманного выполнения порученных работ;

в) предоставление подчиненным сложных работ, требующих от них полной отдачи.

2.5. Разработка системы контроля в организации

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль является фундаментом процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля: фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

Основными средствами предварительного контроля в ООО «Оптика плюс» в области человеческих ресурсов будут являться: установление минимально допустимого уровня образования и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, которые будет использовать ООО «Оптика плюс», является бюджет, который будет позволять также осуществлять функцию планирования. Бюджет будет являться механизмом предварительного контроля в том смысле, что он будет давать уверенность: когда компании потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Мы планируем разработать бюджеты для каждого отдела в отдельности, в которых будут определяться предельные значения затрат различных ресурсов, которые не позволят отделу допустить перерасход этих ресурсов.

Для осуществления текущего контроля деятельности магазина в компании «Оптика плюс» будет использоваться специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов, прослеживать объем продаж в магазине, по каждому товару. Данные касс будут поступать на центральный компьютер управляющего, а затем используются им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок ходового товара. Данные компьютеров, установленных в магазинах, объединяются с данными отдела сбыта, реализовывающего продукцию через другие каналы сбыта. Обобщенная информация анализируется специальным работником финансового отдела и предоставляется руководителям различных уровней управления.

Каждый понедельник руководитель каждого подразделения будет получать информацию о фактических результатах работы своего подразделения за прошедшую неделю. И каждый понедельник руководитель организации будет получать отчет, в котором будут указаны основные показатели, их фактическое и плановое значения. Данный отчет позволит руководителю оценить общее состояние дел в организации и если необходимо, то принять корректирующее решение в случае серьезного отклонения фактических показателей от плановых. При этом каждые 4 недели руководитель организации будет собирать руководителей всех отделов для обсуждения достигнутых результатов и решения, появившихся в процессе работ проблем, которые угрожают достижению намеченных целей.

В компании «Оптика плюс» (заключительный контроль), по результатам работы организации за год, в конце каждого года будет проводиться расширенное совещание руководителя компании с руководителями всех отделов по поводу достижения намеченных годовых целей, обеспечивающих поддержку целей стратегического плана. Этот процесс позволит руководству компании оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Заключение

Мы знаем, что мир динамичен. Прогресс требует постоянных научных, технологических и организационных инноваций. Нам и нашим партнёрам жить и работать в этом мире. Поэтому мы будем стараться уже сегодня заглянуть в будущий день и приблизить его как можно быстрее для каждого нашего потребителя, реализовать его самые смелые мечты и фантазии, устремлённые в будущее. ООО «Оптика плюс» будет прилагать значительные усилия для того, чтобы каждый будущий потенциальный клиент смог найти у нас на складе всё, что им будет необходимо.

Ни от одного партнёра по бизнесу, ни от одного клиента, ни от одного сотрудника мы ничего не будем скрывать. Основа нашего бизнеса — полное доверие. Мы будем стремиться сделать всё предельно открытым, чтобы каждый человек, как внутри компании, так и вне её понимал, за что он работает, и за что он получает.

Мы установили, что политические, демографические, социальные факторы и факторы конкуренции не могут представлять серьезных угроз для достижения запланированных целей компании, а некоторые факторы предоставляют организации возможности для дальнейшего успешного развития (например, рыночные, конкуренция, технологические и др.).

Исходя из произведенного нами проекта ООО «Оптика плюс» мы постараемся реализоваться и развиваться посредством выбранной стратегии и стабильно держаться на рынке.

1. Вайсман А. Стратегия менеджмента: 5 шагов к успеху. / А. Вайсман — М.: АО Интерэксперт, Экономика, 2000. — 344 с.

2. Кондратьев В., Краснова В., Матвеева А., Привалов А., Хорошавина Н. настольная книга руководителя / А. Бочкарев // М.: ЗАО «Журнал эксперт», ЭКСМО. -2002.

3. Курс лекций по основам менеджмента

4. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. / М. Х. Мескон, М. Альберт. — М.: «Дело», 2003. — 702 с.

5. Сердюк В. А. / Карьера менеджера в условиях рынка / В. А. Сердюк // кадры предприятия. -2002. № 9. -С. 46−56.