Аудит учета кассовых операций

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок — это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и так далее. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими.

Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты. Многочисленные и разно-образные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• — Главная книга;
• — Журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 (для журнально-ордерной формы счетоводства);
• — Иные регистры синтетического учета кассовых операций;
• — Баланс предприятия (ф. № 1);
• — Отчет о финансовых результатах и их использовании (ф. № 2), раздел 3 «Движение денежных средств» ;
• — Отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку, так как «сплошная» проверка не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы.

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в последовательности:

• 1) инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
• 2) проверка документального оформления операций;
• 3) проверка полноты оприходования денежных средств;
• 4) проверка правильности расхода денежных средств;
• 5) проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;
• 6) проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
• 7) оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки аудитор оценивает эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств. С помощью тестирования аудитор дает оценку соблюдения кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав процедур, определяет особенности ведения учета в организации.

О недостаточности внутреннего контроля свидетельствуют факты:

• 1 отсутствие постоянно действующей системы проведения внезапных инвентаризаций кассы;
• 2 наличие признаков формального проведения ревизий кассы;
• 3 отсутствие приказа или записи в учетной политике, определяющей периодичность проверок кассы;
• 4 отсутствие в штате кассира и когда его функции выполняет другой работник без письменного распоряжения руководителя организации;
• 5 отсутствие договора о полной индивидуальной ответственности кассира;
• 6 предоставление права подписи кассовых документов другим лицам, кроме руководителя и главного бухгалтера, неотраженное письменным распоряжением.

Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объема аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

Инвентаризацию кассы проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге.

Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня. Кассир дает расписку в том, что все кассовые документы включены в отчет или предоставлены и на момент инвентаризации в кассе нет неоприходованных и несписанных в расход денег.

Кассир в присутствии аудитора и главного бухгалтера пересчитывает наличные денежные средства. Результат инвентаризации оформляется актом, подписанным кассиром, главным бухгалтером и аудитором. В случае расхождения и выявления недостачи и излишка с кассира берется объяснительная и прикладывается к акту (в случае больших сумм в известность ставится руководитель).

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств:

• — обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка или в банк;
• — обеспечена ли сохранность денег во время выдачи заработной платы;
• — имеется ли в кассе сейф или несгораемый шкаф;
• — застрахована ли касса организации;
• — соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам;
• — соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа.

Если штатным расписанием не предусмотрена должность кассира, его обязанности должен исполнять другой работник с его согласия и при обязательном заключении договора о материальной ответственности.

Организации могут иметь в своих кассах деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителем организации.

Организации обязаны сдавать в банк наличность сверх лимитов в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

По организации, не представившей расчет на установление лимита ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит считается нулевым.

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита.

Если отсутствует справка банка об установлении лимита или выявлены случаи превышения лимита, аудитор предупреждает клиента о возможных штрафных санкциях.

За нахождение в кассах денег сверх лимитов — штраф в трех кратном размере, выявленной сверх лимитной наличности.

Аудитор проверяет полноту оприходования денежных средств путем сверки идентичных сумм в корешках чеков, выписках банков, накладных и так далее. Чековые книжки, корешки, использованных чеков должны храниться у главного бухгалтера.

Испорченные чеки погашаются надписью аннулировано и хранятся подклеенными к корешкам. Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции, услуг вспомогательных производств. Аудитор должен сверить записи в кассовой книге, приходно-кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами-фактурами по реализации продукции.

В ходе проверки аудитор особое внимание уделяет правильности расчета налога с продаж.

Аудитору следует проверить правильность определения облагаемого оборота по этому налогу. Для налога с продаж установлен ежемесячный порядок уплаты и представления расчета в ГНИ, поэтому аудитор проверяет правильность составления расчета и своевременность уплаты.

Центральный банк устанавливает предельные размеры расчетов наличными деньгами.

Аудитор обнаружив в ходе проверки нарушение размера расчетов наличными деньгами предупреждает об ответственности:

1 за осуществление расчетов сверх установленных предельных суммштраф в двойном размере произведенного платежа и на руководителя- 50 минимальных заработных плат.

В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям аудитор устанавливает все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений аудитор обращается с просьбой в отдел кадров завизировать платежные ведомости.

Аудитор проверяет подписи выборочно, в случае необходимости сплошным порядком проверяет соответствие подписей подписям в других документах (заявление на прием на работу).

Подотчетными лицами считаются работники, получившие авансом на предстоящие командировочные, представительские и административно-хозяйственные расходы.

Порядок ведения кассовых операций регламентирует, что лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на которые они были выданы представить отчет об израсходованных суммах и произвести расчет по ним.

Аудитор проводит процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрывают подотчетные суммы. Если проверкой выявлено, что суммы числятся дольше установленного срока, аудитору нужно получить письменное объяснение от данных лиц. Следует предупредить работников бухгалтерии и подотчетное лицо о необходимости включения непогашенной подотчетной суммы в совокупный доход работника. Все случаи неполного набора документов по расходно-кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором. По ним подсчитывается итог, соизмеряется с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса» для определения уровня существенности ошибок.

В соответствии с законодательством Российской Федерации при ведении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации все организации обязаны применять контрольно-кассовые машины.

При денежных расчетах с покупателями должны применять модели контрольно-кассовых машин, допускаемые к использованию на территории Российской Федерации и внесенных в государственный реестр контрольно-кассовых машин.

Все контрольно-кассовые машины должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции по месту нахождения. Организации, используемые контрольно-кассовые машины для учета выручки обязаны вести книгу кассира — операциониста: показания счетчика на начало и конец рабочего дня, суммы выручки за день. Для проверки полноты оприходования выручки через контрольно-кассовые машины, аудитор сверяет на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассираоперациониста, кассовой книги. Одновременно аудитор проверяет сделаны ли записи на полученные суммы на счета реализации. Контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин осуществляют налоговые органы. Аудитор предупреждает руководителя о санкциях за нарушение порядка применения контрольно-кассовых машин.

В завершении аудита кассовых операций аудитор проверяет правильность составления бухгалтерских проводок по счету 50 «Касса», соответствие записей в первичных документах записям в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге записям в журнале — ордере № 1 и ведомости № 1, соответствие записей в журнале — ордере № 1 и ведомости № 1 записям в Главной книге, соответствие записей в главной книге записям в ф. № 1, 4.