Реквизиты документов, унификация и стандартизация, классификация документов

Учетные документы составляются, как правило, на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты.

Реквизиты — это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций [2.с.20].

Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость оформления различных документов, которые содержат много реквизитов. Однако в каждом документе должны быть реквизиты, которые являются обязательными для любого документа. Обязательными реквизитами являются:

• 1) наименование документа (накладная, приходный кассовый ордер и т. д.);
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• 4) содержание хозяйственной организации;
• 5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• 6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• 7) личные подписи указанных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами [2.с. 21].

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Единую форму документов в России разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций на различных предприятиях и в организациях называется унификацией.

Унификация документов — это установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях [4.с. 30].

Унификация облегчает документацию хозяйственных операций и механизацию учета. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства.

Унифицированные формы первичных документов не должны подвергаться изменениям организации. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно и должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов.

Стандартизация документов — установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Это облегчает обработку и хранение документов [4. с. 30].

В России унифицированы формы кассовых документов, банковские документы и т. д.

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируют по назначению, месту составления, способу отражения и объему содержания хозяйственных операций, способу составления.

По назначению документы можно подразделить на:

• 1) Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции, указания о производстве. Например, платежное поручение, платежное требование-поручение, приказ о премировании работников предприятия, распоряжение на проведение инвентаризации, доверенность на получение товаров. Эти документы составляют до совершения хозяйственных операций. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа запись в учете не делается, так как операция не совершена.
• 2) Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: акты приемки-выбытия основных средств, акты приемки материалов, накладная на получение товара, акт на списание материальных ценностей. Эти документы составляют в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерии оправдательные документы сначала проверяются, затем принимаются к учету.
• 3) Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он же несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки, расчеты, ведомости распределения. Например, расчет амортизационных отчислений на социальное страхование и другие.
• 4) Комбинированные документы — это такие документы, которые сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления [5. с. 25].

Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом. Наличие в нем подписи распорядителя кредитов и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и подпись кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления.

Применение комбинированных документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

• 1) Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия. Ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. К внутренним документам относятся: накладные на внутреннее перемещение товара, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера.
• 2) Внешние документы поступают на предприятие со стороны или наоборот направляются из данного предприятия сторонним предприятиям, организациям, налоговой инспекции, учредителям и др. (Такими документами являются: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары, доверенности, платежные поручения и др.) [6. с. 50].

Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки.

По способу отражения операций документы подразделяют на первичные и сводные.

• 1) В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения (документы об отгрузке продукции покупателям, о начислении заработной платы работникам, о поступлении и отпуске материалов).
• 2) Сводные документы — обобщают показатели путем группировки, систематизации, составляют на основании первичных документов. Например, кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и др. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.

По объему содержания первичные документы подразделяют на две подгруппы:

• 1) Разовые первичные документы — оформляют каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения. Например, накладная на отпуск товара.
• 2) Накопительные документы — составляют в течение определенного периода (дня, месяца) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. Например, на предприятиях общественного питания при отпуске блюд из кухни в буфет выписывают накопительный документ — заборный лист, в котором в течение дня записывают отпущенные блюда с указанием времени отпуска. В конце дня по заборному листу подводят итог. Заборный лист заменяет накладные, которые пришлось бы выписывать в течение дня несколько раз. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов [7. с. 51].

По способу составления (степени использования средств механизации) документы подразделяют на:

• 1) составленные вручную;
• 2) частично механизированным способом;
• 3) полностью механизированным способом;
• 4) автоматизированным способом.