Международные стандарты и зарубежный опыт учета кассовых операций

Кассовыми операциями называются операции с наличными денежными средствами, осуществляемые организациями с физическими и юридическими лицами.

Порядок осуществления кассовых операций в организациях определяется в настоящее время Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03 2003 № 57 и Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98.

Все расчеты между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями проводятся, как правило, в безналичном порядке. Вместе с тем Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 г. № 359, допускает следующие случаи расчетов наличными денежными средствами:

• 1. Между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями с разрешения руководителя обслуживающего банка — в размере не более 50 базовых величин в месяц;
• 2. В размерах, превышающих 50 базовых величин в месяц:

с рынками за оказываемые ими услуги, за исключением аренды помещений, — в порядке, определенном Национальным банком;

с магазинами-складами за приобретаемые у них товары — в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь и Национальным банком;

с ветеринарными и фитосанитарными службами — в порядке, определенном Национальным банком;

с юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими международные автомобильные перевозки грузов — за топливо и услуги, связанные с этими перевозками, по перечню, определяемому Советом Министров Республики Беларусь и в порядке, установленном Национальным банком;

за продукцию (товары, работы, услуги), аренду площадей, платежей в бюджет (в том числе в государственные целевые бюджетные фонды) и в государственные внебюджетные фонды в случае внесения этих денежных средств непосредственно в кассы банков с последующим их зачислением на текущие (расчетные) счета получателей в порядке, определенном Национальным банком.

3. Без ограничения их размера — для юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, осуществляющих выставочную деятельность (за услуги, кроме оплаты аренды площадей), розничную торговлю.

Кассовые операции выполняет кассир. Его должность предусматривается в штате предприятия. При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности. На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Кассир отвечает за сохранность денежных средств в кассе и несет полную материальную ответственность за причиненный ущерб. Ему запрещается передоверять исполнение своих обязанностей другим лицам. Если возникает необходимость в его временной замене (по болезни или другим причинам), исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности. [4, с. 381].

В соответствии с нормативными актами для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса организации должна отвечать следующим требованиям:

быть изолированной от других служебных и подсобных помещений;

располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом;

иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери:

• а) внешнюю, открывающуюся наружу;
• б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь.

укрепляться металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;

иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию.

Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

Кроме того, Правилами ведения кассовых операций в РБ предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Все предприятия, организации и учреждения (далее — предприятия) без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. В то же время предприятиям разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы — например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью банки устанавливают предприятиям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Лимит остатка кассы — предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации по состоянию на конец рабочего дня. Лимит остатка кассы определяется с учетом особенностей деятельности, режима работы, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, времени заезда инкассации, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок наличных денег, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег Лимит остатка кассы устанавливается банком по согласованию с предприятием ежегодно. Для его установления необходимо представить «Заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу, на ______ год» .

В случае непредставления указанной заявки срок сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит остатка кассы — нулевым, не сданные в банк наличные деньги — сверхлимитными.

Лимит остатка кассы устанавливается по времени на конец рабочего дня организаций, их подразделений. Наличные деньги, полученные от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) в конце рабочего дня после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи их на следующий рабочий день банку либо эксплуатационному предприятию Министерства связи Республики Беларусь. При этом учитывается время на подготовку и формирование инкассаторской сумки, выписку соответствующих сопроводительных документов и их последующую передачу службе инкассации, а также подготовку выручки для последующей сдачи в банк, эксплуатационным предприятиям Министерства связи Республики Беларусь.

Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года на основании представленной заявки по просьбе организации в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим причинам. Лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи наличных денег могут быть пересмотрены банком самостоятельно на основании результатов проверки организации по вопросам соблюдения правил ведения кассовых операций и порядка расчетов наличными деньгами, иной тематической проверки в случае уменьшения объемов кассовых оборотов организации.

Надо отметить, что при установлении лимита остатка кассы не учитывается сумма выручки, поступившей от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг), оплаченных в безналичном порядке посредством чеков из чековых книжек, расчетных чеков, банковских пластиковых карточек и других форм безналичных расчетов.

На изучаемом предприятии сверхлимитные денежные средства могут храниться не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке, а по истечении этого срока сдаются в банк.

Организации имеют право хранить в кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплату стипендий, пособий, дивидендов, осуществление выплат педагогическим работникам на приобретение методической литературы на срок не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей. [10, с. 126].

Порядок и сроки сдачи наличных денег, размер расходования наличных денег из выручки, лимит остатка кассы устанавливаются согласно Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10. 2002 № 213.

В случае реализации продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет через стационарные торговые (обслуживающие) пункты организациями должны использоваться кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, модели (модификации) которых включены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь. А в Государственный реестр включаются те модели, которые соответствуют государственным стандартам.

Использование кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем осуществляется в соответствии с эксплуатационной документацией.

Кассовые суммирующие аппараты и специальные компьютерные системы, подлежат регистрации в налоговом органе по месту регистрации юридического лица в качестве налогоплательщика.

Важным элементом организации сохранности денежных средств является аудит кассы и кассовых операций.

При аудите кассы и кассовых операций необходимо руководствоваться в первую очередь Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлениями Правления Национального банка Республики Беларусь 26.03.2003 г. № 57, Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98.

Для достижения целей аудита кассовых операций должны быть решены следующие задачи:

• * проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка;
• * проверка соблюдения Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь и кассовой дисциплины;
• * соблюдение правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;
• * соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денег;
• * контроль за своевременным и полным оприходованием денег, полученных из банка, при реализации товарно-материальных ценностей и услуг за наличный расчет;
• * соблюдение лимита хранения наличных денег в кассе и при выдаче их на операционно-хозяйственные нужды и другие расходы;
• * соблюдение сроков внезапных инвентаризаций кассовой наличности;
• * проверка законности, достоверности и целесообразности кассовых операций. [11]

После проведения инвентаризации кассы составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств.