Подготовительные работы, предшествующие составлению Бухгалтерского баланса

При составлении бухгалтерского баланса, учитываются следующие правила:

• · Статьи баланса должны соответствовать данным бухгалтерского учёта, которые в свою очередь должны отражать реальное положение имущественных элементов предприятия как результат проведённой инвентаризации;
• · Не допускается компенсирование между счетами, которые отражаются в Бухгалтерском балансе, и также между счетами доходов и расходов, получивших отражение в «Отчёте о прибылях и убытках».

Национальные Стандарты Бухгалтерского Учёта разработаны таким образом, чтобы бухгалтерский баланс, составляемый на их основе объективно отражал экономико-финансовое положение предприятия, этим самым выполняя их первоначальную цель и роль. На тот случай, если для нахождения, представления, оценки или раскрытия тех или иных аспектов, не предусмотрено конкретного НCБУ, объективность представления информации достигается путём применения различных методов, разрешённых к использованию учётной политикой самого предприятия, которая гарантирует существенность, безопасность, сопоставимость и доступность информации.

При подготовке Бухгалтерского баланса руководство должно оценить деятельность предприятия с точки зрения его дальнейшего развития, то есть его способность функционирования в обозримом будущем. Именно на основе данного принципа должен составляться бухгалтерский баланс, за исключением ситуаций, в которых руководство намеренно желает ликвидировать предприятия, или же сузить спектр и масштабы своей деятельности.

Необходимо отметить, что в Республике Молдова, согласно «Закону о Бухгалтерском учёте», все государственные предприятия и публичные учреждения составляют и предоставляют Бухгалтерский баланс вместе с другой отчётностью каждые полгода и раз в год, в то время как другие субъекты составляют и предоставляют лишь годовой баланс.

Подготовка Бухгалтерского баланса является сложной процедурой с точки зрения установления экономико-финансовых показателей в отношении имущества предприятия по полученным в отчётном периоде результатам. Этот процесс подразделяется на серию работ и операций, которые, в зависимости от назначения, подразделяются на 2 группы:

• 1. Предварительные (подготовительные) работы
• 2. Работы по редактированию и непосредственному заполнению Бухгалтерского баланса.

Предварительные работы по подготовке бухгалтерского баланса проводятся в определённом порядке и в следующей последующей последовательности:

I. Анализ хозяйственных операций и проверка правильности и своевременности их отражения на счетах аналитического учёта

На данном этапе проверяется правильность отражение в бухгалтерском балансе всех экономических операций и корреспонденция счетов согласно данным первичных документов. При этом следует иметь в виду, что План счетов бухгалтерского учёта составлен по принципу строгого разграничения и регламентации счетов актива и пассива баланса. Далее, суммы по корреспондирующим счетам отражаются в соответствующих регистрах синтетического и аналитического учёта.

II. Проверка соответствия данных аналитического учёта оборотам и остаткам по счетам синтетического учёта Данный этап предполагает одновременно с тем, как отражаются суммы в бухгалтерских регистрах — совершать проверку соответствия данных аналитического учёта с оборотами и остатками синтетических счетов.

Синтетические счета взаимосвязаны с аналитическими счетами. Суммы начального и конечного сальдо, а также дебетовых и кредитовых оборотов всех аналитических счетов равны суммам начального и конечного сальдо, дебетового и кредитового оборотов синтетического счета.

Аналитический учет составляет основу для формирования данных синтетического учета. Аналитический учет на ARTA CURATENIEI ведется в карточках (автоматизировано), в ведомостях (расчетная ведомость, платежная ведомость), оборотных ведомостях (материалов). Данные в них о движении отдельных объектов учета аккумулируются, группируются, а полученные итоги одновременно отражаются на соответствующих синтетических счетах (в журналах-ордерах, Главной книге).

В случае, если на анализируемом предприятии есть производственная деятельность, необходимо в обязательном порядке распределить косвенные производственные затраты согласно правилам распределения, установленным НСБУ 3 «Состав затрат и расходов предприятия», а также в соответствии с правилами и рекомендациями НСБУ 2 «Товарно-материальные запасы». Так же производится списание соответствующих сумм (долей) расходов и/или доходов будущих периодов на расходы и/или доходы текущего отчётного периода.

Производятся корректировочные записи, чтобы не допустить дебетового/кредитового сальдо по некоторых из статей пассивов/активов соответственно. Так же следует в обязательном порядке закрыть счета управленческого учёта.

III. Полная инвентаризация имущества предприятия и внесение в бухгалтерский учёт корректировочных записей.

На данном этапе предварительных работ огромную роль играет, непосредственно, инвентаризация активов и пассивов на предприятии и отражение её результатов в бухгалтерском учёте. В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете», полная инвентаризация проводится не реже чем один раз в год с целью проверки фактического наличия и подтверждения данных, отражённых в бухгалтерском учете в отчётном периоде. Конкретные сроки проведения инвентаризации определяются руководством предприятия.

Потом создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в которую входят: руководитель предприятия или же его заместитель — председатель комиссии, главный бухгалтер, начальники подразделений, другие специалисты.

Роль инвентаризационной комиссии результате проведённой инвентаризации:

• · Проверка правильности выявления результатов инвентаризации
• · Рассмотрение объяснений от материально-ответственных лиц, по причине действий которых была допущена недостача/порча ценностей/другие нарушения
• · Принятие решений по урегулированию расхождений с данными бухгалтерского учёта

Инвентаризация нематериальных активов, основных средств, товарно-материальных запасов, денежных средств, бланков строгой отчётности проводится по местам их фактического нахождения и по материально-ответственным лицам, на хранении у которых данные ценности находятся, путём записи их фактических остатков на дату проведения инвентаризации в инвентаризационные описи.

Данные по остаткам (сальдо) из инвентаризационных описей сопоставляют с соответствующими данными бухгалтерского учёта предприятия, и имеющиеся расхождения отражаются в составляемых сличительных ведомостях.

По долгосрочным активам: излишки и недостачи списываются на доходы и расходы от инвестиционной деятельности. Соответствующие доли расходов будущих периодов списываются на соответствующие расходы периода.

По текущим активам: по товароматериальным ценностям, денежным средствам, ценным бумагам и пр. излишки списываются на доходы от операционной деятельности, в составе прочих операционных доходов, а недостачи относят: на косвенные производственные затраты или прочие операционные расходы (в пределах норма естественной убыли/сверх норм) и на чрезвычайные убытки (возникшие в результате стихийных бедствий). Доля текущих расходов будущих периодов относят на соответствующие расходы периода.

В отношении расчётов с дебиторами: производится рассылка дебиторам выписок с лицевых счетов, далее, суммы выявленной нереальной дебиторской задолженности, обнаруженные в результате сверок с данными, полученными от дебиторов, заносятся в акт. Далее, касаемо анализа краткосрочной дебиторской задолженности: сверка расчётов, далее, составленные списки на безнадёжную дебиторскую задолженность предоставляются инвентаризационной комиссии на рассмотрение, и, далее, просроченная дебиторская задолженность, а также суммы, не полученные от дебиторов из-за неплатёжеспособности последних списываются на коммерческие расходы или списываются за счёт ранее созданного резерва. В отношении долгосрочной дебиторской задолженности: перевод долгосрочной дебиторской задолженности в краткосрочную, при наступлении срока погашения менее 1 года.

В отношении краткосрочной кредиторской задолженности: списываются на счета соответствующей дебиторской задолженности дебетовые остатки по счетам соответствующей кредиторской задолженности: с поставщиками, с персоналом, с бюджетом, с органами страхования.

В отношении краткосрочных обязательств: производится списание кредиторской и депонентской задолженности, срок исковой давности которой истек, на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя предприятия. В отношении долгосрочных и текущих активов: их доли списываются на соответствующие доходы периода.

На предприятии ARTA CURATENIEI инвентаризация обычно проводится каждый квартал, однако в конце отчётного периода не проводилась, что является отрицательным фактором осуществляемой им деятельности, который приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей (на случай их составления) и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной (вещественной) проверки).

После проведения инвентаризации, инвентаризационная комиссия решает, за счёт кого будут возмещены обнаруженные недостачи, а также определяет порядок оприходования излишков. На основании утверждённых протоколов, в которых заносятся решения комиссии, производят записи на счетах бухгалтерского учёта. Помимо корректировочных записей на основании результатов проведённой инвентаризации, следует произвести расчёты по уточнению стоимости долгосрочных и текущих активов, произвести пересчёт активов и пассивов, выраженных в иностранной валюте.

Различают методы осуществления переоценки долгосрочных активов: пропорциональный метод — переоценка по первоначальной стоимости одновременно с переоценкой суммы накопленного износа, и чистый (балансовый) метод — переоценка по чистой (балансовой) стоимости актива. На предприятии ARTA CURATENIEI используется чистый метод переоценки долгосрочных материальных активов, в тех случаях, когда их балансовая стоимость существенно отличается от их рыночной стоимости на дату уточнения стоимости, в соответствии с НСБУ 13 «Учёт нематериальных активов», НСБУ 16 «Учёт долгосрочных материальных активов» и НСБУ 25 «Учёт инвестиций». Результаты переоценки долгосрочных активов оформляются Актом переоценки по соответствующей форме. Изменение балансовой стоимости отражается по каждому активу отдельно. Запрещается взаимозачёт в части изменения балансовой стоимости различных активов. При списании долгосрочных активов сведения об дооценках и уценках в части конкретного актива берутся из соответствующих регистров аналитического учёта, в которых зафиксированы все переоценки, которые имели место за всё время полезного функционирования актива.

В отношении переоценки текущих активов, а именно товарно-материальных запасов, следуют следующим правилам: в финансовых отчётах ARTA CURATENIEI товарно-материальные запасы отражаются по наименьшей из их фактической себестоимости и чистой стоимости их реализации. Материальные ценности, фактическая себестоимость которых больше чистой стоимости реализации, оцениваются, соответственно, по наименьшей из стоимостей, то есть по чистой стоимости реализации, согласно Акту оценки, составляемому специально созданной для этого комиссией на предприятии, в котором указаны следующие данные: номер ценности по номенклатуре, полное наименование ценности, фактическая себестоимость единицы по данным бухгалтерского учёта, цена для оценки в финансовых отчётах (то есть чистая стоимость реализации), общая стоимость товарно-материальных ценностей, сумма разницы, на которую чистая стоимость реализации меньше фактической себестоимости (будет отнесена на операционные расходы).

В отношении пересчёта активов и пассивов, выраженных в иностранной валюте: положительные и отрицательные курсовые разницы по активам и пассивам в иностранной валюте относятся на доходы и расходы финансовой деятельности.

Порядок пересчёта активов и пассивов в иностранной валюте:

Пересчёт производится по курсу на дату завершения отчётного года (31 декабря).

• 3 Определяется разница между курсом валюты на дату совершения операции/оценки и курсом на дату составления бухгалтерского баланса.
• 4 В случае, если полученная величина леевого эквивалента является положительной величиной, в учёте отражается отрицательная (положительная) курсовая валютная разница для активных (пассивных) статей.

В случае, если полученная величина леевого эквивалента является отрицательной, в учёте отражается положительная (отрицательная) курсовая валютная разница для активных (пассивных) статей.

Отражаются исчисленные курсовые валютные разницы в соответствии со стандартом НСБУ 21 «Последствия изменений курсов обмена валют». На предприятии ARTA CURATENIEI за отчётный период не было операций с активами или пассивами в иностранной валюте.

IV. Закрытие в конце отчётного года счетов учёта доходов и расходов и определение итогового финансового результата.

На данном этапе проходят подготовительные работы в области составления финансовых отчётов: процесс закрытия счетов (доходов и расходов), необходимый для составления годовых финансовых отчётов, и включающий так же подготовку бухгалтерских счетов для регистраций хозяйственных операций следующего отчётного периода.

Рассмотрим порядок корректировочных записей на предприятии ARTA CURATENIEI:

1. Закрытие счетов доходов

Доходы ARTA CURATENIEI отражены по кредиту счета 611 «Доходы от продаж» в сумме 3 091 055 леев, 612 «Другие операционные доходы» — 12 164 леев.

Бухгалтерские записи, отражающие закрытие счетов доходов выглядят следующим образом:

Дебет счёта 611 «Доходы от продаж» — 3 091 055 леев,

Дебет счёта 612 «Другие операционные доходы» — 12 164 леев,

Кредит счёта 351 «Итоговый финансовый результат» — 3 103 219 леев

2. Закрытие счетов расходов

Расходы ARTA CURATENIEI отражены по дебету счетов 711 «Себестоимость продаж» в сумме 3 091 055 леев, 712 «Коммерческие расходы» — 8014 леев, 713 «Общие и административные расходы» — 240 675 леев, 714 «Другие операционные расходы» — 562 813 леев. Бухгалтерские записи по закрытию счетов расходов выглядят следующим образом:

Дебет счёта 351 «Итоговый финансовый результат» — 3 902 557 леев

Кредит счёта 711 «Себестоимость продаж» — 3 091 055 леев

Кредит счёта 712 «Коммерческие расходы» — 8014 леев

Кредит счёта 713 «Общие и административные расходы» — 240 675 леев

Кредит счёта 714 «Другие операционные расходы» — 562 813 леев

После составления данных записей счета доходов и расходов сальдо не имеют, а счет 351 «Итоговый финансовый результат имеет дебетовое сальдо в сумме (799 338) леев (3 103 219−3 902 557) и представляет собой убыток до налогообложения, и отражается в Отчете о прибылях и убытках (Приложение 7) по строке 130 «Прибыль (убыток) отчётного периода до налогообложения».

• 3. Определение налогооблагаемого убытка. Для определения облагаемого дохода (убытка) учётных доход корректируется на величину постоянных и временных разниц, согласно Налоговому кодексу. На предприятии ARTA CURATENIEI таковые разницы отсутствуют, поэтому на полученный им учётный убыток подоходный налог начислен не будет, а сумма чистого убытка составит (799 338) леев, и отражена по соответствующей строке 150 «Чистая прибыль (убыток) — (799 338 леев) Отчёта о прибылях и убытках (Приложение 7).
• 4. Закрытие счёта 351 «Итоговый финансовый результат». Сальдо данного счёта в сумме (799 338) леев представляет собою чистый убыток отчётного 2013 года на анализируемом предприятии, который в конце года переносится на счет 333 «Чистая прибыль (убыток) отчётного периода» следующей записью в учёте:

Дебет счёта 333 «Чистая прибыль (убыток) отчётного периода» — (799 338) леев Кредит счёта 351 «Итоговый финансовый результат» — (799 338) леев Данная сумма чистого убытка будет отраженная в Бухгалтерском балансе (на предприятии используется упрощённая форма) по строке 190 «Чистая прибыль (убыток) отчётного периода».

V. Закрытие учётных регистров за последний месяц отчётного периода, заполнение Главной книги и составление Оборотного баланса представляет собой последнюю работу подготовительного характера по составлению Бухгалтерского баланса, и обеспечивает централизованный сбор текущих данных бухгалтерского учёта и достижение комплексного обзора имущественных элементов предприятия. На данном этапе данные из бухгалтерских регистров переносятся в Главную Книгу (обороты по счету — автоматизировано), в которой калькулируются обороты и остатки по каждому счёту. После определения остатков по счетам, эти данные сопоставляются с данными аналитического учёта, а после — составляется оборотный (проверочный) баланс, именуемый как Оборотно-сальдовая ведомость.

Проведём сверку данных ARTA CURATENIEI. Порядок заполнения Главной книги на анализируемом предприятии следующий:

• 1. Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере.
• 2. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров.
• 3. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составляется оборотно-сальдовая ведомость (Приложение 8).

Так, например, суммы начального сальдо (24 701,53 леев), оборота по дебету (500 840,5 леев) и кредиту (498 016,70 леев) счета 211,6 «Прочие материалы» (7761,00 лей), и сальдо на конец отчётного месяца (27 525,41 лей) переносятся из «Журнала ордера счета по субконто за Декабрь 2013 г. счет 211,6 Материалы» (Приложение 9) в Главную книгу (Обороты по счету 211,6) (Приложение 10), в соответствующие графы по строке «Итого».

Оборотный баланс, во-первых, направлен проверить соответствие, взаимозависимость и взаимообусловленность между элементами синтетического и аналитического учёта в соответствии с системой двойной записи, а во-вторых, он служит связующим звеном между ними и итоговой финансовой отчётностью.