Научные основы организации архивных фондов и архивных документов (на примере Общества с ограниченной ответственностью «Ротор»)

Введение

Архивы и сохраняемые ими архивные документы — неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы — бесценное хранилище информации о прошлом — для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников — даже на те, что еще не были им заданы исследователями. [12]

Знание юридических норм, организационных и методических аспектов организации хранения документов в современных условиях, безусловно, необходимо для руководителей юридических лиц и их специализированных структур, отвечающих за работу с документами и организацию их дальнейшего хранения, которые зачастую не располагают соответствующей информацией и не имеют опыта для решения данных проблем.

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности.

В архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Именно поэтому правильно организованный архив может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию.

Цель курсовой работы заключается в изучении научных основ организации архивных фондов и архивных документов и разработке рекомендаций по совершенствованию организации архивного фонда в ООО «Ротор».

Для выполнения цели были поставлены следующие задачи:

— дать понятие архивного фонда, архивных документов, предоставить классификацию уровней организации архивных фондов и архивных документов;

— изучить научные основы фондирования документов;

— проанализировать работу архивного фонда в ООО «Ротор», выявить недостатки;

— разработать рекомендации по совершенствованию работы архивного фонда.

Объектом курсовой работы выступает Общество с ограниченной ответственностью «Ротор».

Предметом исследования является организация архивного фонда и архивных документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор».

В процессе исследования применялись следующие методы: анализ, синтез, сопоставление.

1. Теоретические основы организации архивных фондов и архивных документов

1.1 Понятие архивных фондов и архивных документов. Их значимость в деятельности организации Документы отражают и обеспечивают все стороны деятельности юридического лица, начиная от его правового статуса до чисто хозяйственных вопросов. Многие из них, пройдя свой путь в текущем делопроизводстве, приобретают статус архивных документов, сохраняемых юридическим лицом в силу той правовой, финансовой, экономической, социальной и другой информации, которую они содержат.

Как правило, в коммерческих организациях, имеющих статус юридического лица, образуется огромное количество документов, которые должны храниться в течение определенного времени, из-за чего возникают серьезные проблемы, связанные с организацией их хранения, обеспечением сохранности, учетом и использованием содержащейся в них информации. Для практического решения этого комплекса вопросов на государственном уровне создаются специализированные организации — государственные или муниципальные архивы, хранящие документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации. В составе действующих юридических лиц разных форм собственности создаются специальные структурные подразделения (участки работы).

Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой. Это поверхностный взгляд. Да, часть архивных документов, хранящихся юридическим лицом, выполняет юридическую или фискальную функцию, т. к. отражает и помогает регулировать его правовые и финансовые взаимоотношения с государством и его органами, а потому может быть ими востребована в соответствии с действующим законодательством. Именно поэтому государство через ряд нормативных правовых актов устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, обязывая все организации их сохранять в течение этих сроков. Но не только и не столько в этом очень важном обстоятельстве заключается основная функция архивов, действующих в юридических лицах.

Архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности. Ведь в архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой — информация в них представлена комплексно, т. к. документы поступают от всех структурных подразделений.

Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации. [13]

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются:

а) наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;

б) самостоятельный баланс;

в) расчетный счет в банке;

г) штатное расписание, печать, собственные бланки;

д) для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

В соответствии с ГОСТ Р51 141−98 архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. Создание фонда — естественный и неизбежный результат работы организации. Учреждение и его фонд связывают «родственные» отношения, что подчеркнуто в научном названии исторического принципа классификации — «принцип происхождения (провениенцпринцип)».

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, в Основах законодательства подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести их в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией.

1.2 Уровни организации архивных фондов и архивных документов Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне Архивного фонда страны, которые окончательно были сформулированы в конце 1950;х годов. Они оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются:

1 Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности. К ним относятся:

— архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

— архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

— архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

— архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.

2 Организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации. К ним принадлежат:

— архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

— кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

3 Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения. К ним относятся:

— архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

— архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

— архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых депозитарных фондах;

— архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части — государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Перечень данных архивов представлен ниже:

1 Государственный архив РФ;

2 Российский государственный архив древних актов;

3 Российский государственный архив экономики;

4 Российский государственный исторический архив;

5 Российский государственный военно-исторический архив;

6 Российский государственный военный архив;

7 Российский государственный архив военно-морского флота;

8 Российский государственный архив научно-технической документации;

9 Российский государственный архив социально-политической истории;

10 Российский государственный архив новейшей истории;

11 Российский государственный архив литературы и искусства;

12 Российский государственный архив Дальнего Востока;

13 Российский государственный архив кинофотодокументов;

14 Российский государственный архив фонодокументов.

Ведомственные архивы, согласно уровням организации фондов, подразделяются на 5 групп:

— архив организации;

— центральный архив;

— центральный отраслевой архив;

— объединенный ведомственный архив;

— объединенный межведомственный архив. [18]

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

а) государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций.

б) негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации.

в) физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

В соответствии с третьим признаком организации документов Архивного фонда РФ существуют три формы хранения документов.

Постоянное хранение — вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение — хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений.

Временное хранение — хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ФАС, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение в учреждении ФАС (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение — хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением — договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами. [19]

Таким образом, можно сделать вывод, что уровни организации архивных фондов и архивных документов имеют сложную многоступенчатую систему.

1.3 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию архивных фондов и архивных документов

22 октября 2004 года вступил в силу Федеральный закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ, регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Данный Федеральный закон закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами. [2]

В рамках реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации"1 в 2007 г. были приняты и внедрены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. В них сконцентрированы действующие нормативы по основным направлениям архивной работы.

Действующие Правила имеют лаконичную нормативность и во многих случаях требуют раскрытия той или иной проблемы, содержат ссылки на «отраслевые научно-методические разработки», являющиеся результатом научно-исследовательской работы Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивоведения (далее — ВНИИДАД) и других научно-исследовательских институтов.

В 2001 году приказом Росархива от 28 марта № 24 утверждена «Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях». [4]

Приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 утвержден Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов АФ РФ, который ведется Федеральной архивной службой в целях централизованного государственного учета уникальных документов АФ РФ, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей. [5]

Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) регламентируют организацию архивных фондов и архивных документов в организациях.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290 утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве, являющимся федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. В положении определяются полномочия и организация деятельности Федерального архивного агентства.

Для решения проблемы фондирования документов ВНИИДАД разработал «Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах». В них рассматриваются общие положения фондирования документов, особенности фондирования документов федеральных органов и организаций, государственных органов и организаций субъектов РФ, органов и организаций местного самоуправления, общественных, частных и иных негосударственных организаций. [6]

Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации содержат технологические нормы обеспечения противопожарного режима в архивах. Также в нем установлены требования к содержанию территории, зданий, помещений архивов, эвакуационных путей и выходов, электроустановкам. Им предусмотрен особый противопожарный режим для архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских помещений. В нем определены средства обеспечения пожарной безопасности, а также регламентирован порядок действий при пожаре. [7]

В развитии вопросов технического оснащения архивов ВНИИДАД разработал Перечень средств и оборудования для оснащения архивов. Он имеет справочный характер и предназначен для облегчения выбора и приобретения архивами необходимых технических средств, оборудования и материалов. В нем перечислены технические характеристики стеллажного оборудования, шкафов и сейфов для хранения документов и ценностей, оборудования для поддержания температурно-влажностного режима, оборудования для читальных залов и др. [8]

В 2010 г. был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данному документу принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. В Перечне указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. [9]

В методических рекомендациях «Составление архивных описей» освещена методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания раскрывается в. В них рассматриваются следующие вопросы: общие понятия об архивной описи и этапах ее составления, методика описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания, организация дел и документов в пределах описи, составление описи и справочного аппарата к ней, повышение информативности описи при ее усовершенствовании и переработке, составление архивной описи в электронном формате, порядок заполнения примерного перечня полей баз данных «Архивная опись».

Разработанные ВНИИДАД Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами позволяют использовать их при решении вопросов экономики архивного дела. В нем детально прописаны технология и содержание архивных работ и услуг по всем направлениям деятельности архива, что представляется важным ввиду отсутствия в Правилах, одном из основных подзаконных нормативных правовых актов архивной отрасли, методик выполнения практически всех архивных работ.

2. Анализ организации работы архивного фонда в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор»

2.1 Характеристика деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Ротор»

Общество с ограниченной ответственностью «Ротор» учреждено в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998 г. № 14 — ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами в результате реорганизации путем преобразования товарищества с ограниченной ответственностью «Ротор» в 2002 году.

Основной целью создания Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» является осуществление производственной деятельности в сельскохозяйственной отрасли, а именно:

— производство, переработка и реализация сельхозпродукции (зерновые и кормовые культуры);

— производство работ по монтажу, ремонту, техническому обслуживанию и перемотке электродвигателей.

Общество с ограниченной ответственностью «Ротор» осуществляет также внешнеэкономическую деятельность, определяемую экспортом производимых Обществом собственной продукции (услуг, работ) и импортом продукции (работ и услуг) для собственных производственных и социальных нужд, а также для насыщения рынка товарами и услугами.

Основные виды деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» заключаются в организации и участии коммерческой, инвестиционной, агентской, консультативной и маркетинговой деятельности.

Фирменное название Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Ротор», Красногвардейского района, Оренбургской области. Сокращенное наименование на русском языке: ООО «Ротор».

Фактический адрес расположения Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» — Оренбургская область, Красногвардейский район, с. Луговск, ул. Центральная, д. 228.

Почтовый адрес: индекс 461 141, Оренбургская область, Красногвардейский район, с. Луговск, ул. Центральная, д. 228.

Реквизиты Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» представлены следующими данными:

ОГРН 1 025 603 214 251

КПП 563 101 001

ИНН 5 631 000 210

ОКПО 23 862 359

ОКАТО 53 223 825 006

БИК 44 525 201

Р/с 40 702 810 246 300 098 560 в отделении № 8623 Сбербанка России г. Оренбург.

Тел.: (35 345) 3−26−99

E-mail: ooo_rotor@mail.ru

Поскольку Общество с ограниченной ответственностью «Ротор» является малой организацией, структурные подразделения отсутствуют.

Возглавляет Общество с ограниченной ответственностью собрание учредителей Общества, которое вправе:

— участвовать в управлении делами Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» (далее — ООО «Ротор»);

— получать информацию о деятельности ООО «Ротор» и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном его уставом порядке;

— принимать участие в распределении прибыли;

— продавать или осуществлять отчуждение иным образом своей доли или части доли в уставном капитале ООО «Ротор» одному или нескольким участникам данного Общества (либо другому лицу);

— выйти из ООО «Ротор» путем отчуждения своей доли Обществу, если такая возможность предусмотрена уставом Общества, или потребовать приобретения обществом доли;

— получить в случае ликвидации ООО «Ротор» часть имущества, оставшегося после расчетов с кредиторами, или стоимость такого имущества ООО «Ротор».

Помимо прав, учредители ООО «Ротор» имеют также обязанности, в числе которых обязанность оплачивать доли в уставном капитале ООО «Ротор» и не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности ООО «Ротор».

Решением учредителей ООО «Ротор» избран директор Общества, который подчиняется непосредственно общему собранию учредителей Общества. В его задачи входит:

— руководство деятельностью ООО «Ротор» в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законодательством, уставом Общества и целями её деятельности;

— обеспечение эффективного использования ресурсов ООО «Ротор», его имущества в процессе предпринимательской деятельности, сохранности материальных ценностей;

— организация продуктивной работы сотрудников ООО «Ротор», контроль добросовестности и качества профессиональной деятельностью сотрудников, соблюдения дисциплины труда;

— контроль достижения уставных целей ООО «Ротор» своевременного и надлежащего исполнения имеющихся обязательств, как частно-правового (обязательства перед контрагентами), так и публично-правового характера (уплата налогов, иных обязательны платежей в пользу государства, органов местного самоуправления, сдача отчетности);

— обеспечение конкурентоспособности производимых ООО «Ротор» товаров, работ, а также оказываемых услуг;

— формирование кадрового состава ООО «Ротор»;

— реализация принадлежащих работникам ООО «Ротор» прав;

— надзор за соответствием требованиям законности хозяйственной деятельности ООО «Ротор»;

— представление интересов ООО «Ротор» перед лицом органов государственной власти, местного самоуправления, физическими и юридическими лицами;

— разработка и принятие локальных нормативно-правовых актов ООО «Ротор».

Также директор ООО «Ротор» имеет право:

— оставлять и подписывать документы, относящиеся к уровню его компетенции;

— заключать и расторгать от имени Общества любые виды договоров, в том числе трудовые;

— открывать все виды счетов Общества в банках;

— утверждать и подписывать Должностные инструкции подчиненных сотрудников, приказы, распоряжения;

— давать в пределах своей компетенции указания, обязательные к исполнению подчиненными сотрудниками,

— утверждать Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативно-правовые документы ООО «Ротор», относящиеся к его компетенции;

— распоряжаться имуществом и денежными средствами ООО «Ротор»;

— выдавать доверенности;

— утверждать штатное расписание ООО «Ротор»;

— принимать на работу и увольнять сотрудников ООО «Ротор»;

— в соответствии с законодательством РФ определять систему, формы и размер оплаты труда и материального поощрения сотрудников ООО «Ротор»;

— выносить вопросы, связанные с его деятельностью и входящие в пределы его компетенции, на рассмотрение общему собрания учредителей ООО «Ротор» в порядке, определяемом законодательством РФ и Уставом ООО «Ротор».

Директор ООО «Ротор» имеет в подчинении бухгалтера, механика, машинистов сельскохозяйственного производства, подсобного рабочего, водителя автомобиля.

Канцелярией ООО «Ротор» заведует бухгалтер, который осуществляет не только ведение бухгалтерии, но и ведение делопроизводства.

Организационная структура ООО «Ротор» представлена в приложении А.

2.2 Характеристика организации архивного фонда и выявление недостатков в его работе в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор»

Канцелярией в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» заведует бухгалтер. Должностная инструкция бухгалтера представлена в приложении Б.

В Обществе с ограниченной ответственностью на бухгалтера возложены не только обязанности, прописанные в должностной инструкции, но и ведение делопроизводства, а также осуществление архивной работы — учет архивных документов, фондирование и т. д.

При ознакомлении с организацией архивного фонда и фондирования документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» было выявлено следующее:

— отсутствует Положение об архиве в Обществе с ограниченной ответственностью;

— в должностной инструкции бухгалтера отсутствует перечень обязанностей, относящихся к области организации архивного фонда Общества с ограниченной ответственностью «Ротор»;

— отсутствует инструкция по делопроизводству;

— не создается номенклатура дел, дела формируются хаотично, так как отсутствует формирование по определенным критериям согласно методическим рекомендациям, следовательно, и комплектование архива не ведется должным образом;

— не ведется учет выбывших из архива и поступивших на хранение документов;

— не проводится экспертиза ценности документов, не осуществляется опись документов.

Исследование условий, в которых хранятся документы, показало следующее:

— для хранения документов используются два шкафа и сейф, в котором хранятся личные дела сотрудников;

— для формирования дел используются папки, на корешках которых бухгалтер указывает год, соответствующий году создания документов;

— освещенность, влажность и температурный режим помещения соответствует Санитарным правилам и нормам СанПиН 2.2.4.548−96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений» (утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 1 октября 1996 г. N 21).

Таким образом, следует сделать вывод, что в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» нарушаются все возможные предписания и рекомендации, а также Правила, регламентирующие процесс создания архивного фонда организации, его пополнение, технологию фондирования и т. д.

3. Направления совершенствования организации архивного фонда в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор»

Аналитическая часть работы курсовой продемонстрировала существенное количество недостатков в работе архива. С целью их устранения в данной главе предлагаются рекомендации.

Функции архивного фонда Общества с ограниченной ответственностью необходимо определить специальным правовым документом — Положением об архиве Общества с ограниченной ответственностью «Ротор». Положение об архиве необходимо разработать на основании Примерного положения об архиве, утв. приказом Росархива от 18.08.1992 № 176. [13]

Рекомендуемая структура:

Раздел I «Общие положения». В данном разделе должны быть четко зафиксированы: правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ведущего архив.

Раздел II «Состав документов архива». Определяет перечень видов документов и признаки, согласно которым документы определяется на хранение. Определяется срок хранения для разных категорий документов. Прописывается порядок создания научно-справочного аппарата.

Раздел III «Задачи и функции архива». Определяется круг задач архив: комплектование, учет, обеспечение сохранности и т. д.

Раздел IV «Права архива». Определяется перечень прав, необходимых для выполнения возложенных задач и функций.

Раздел V «Ответственность заведующего архивом». Содержит формулировку: Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Рекомендуемое Положение об архиве Общества с ограниченной ответственностью представлено в Приложении В.

Так как объем документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью невелик, экономически нецелесообразно вводить новую должность архивариуса. Рекомендуется бухгалтеру, ответственному за ведение делопроизводства, обучиться основам ведения архива. В ст. 60.2 Трудового Кодекса предусмотрена возможность совмещения двух должностей в лице одного сотрудника. Для осуществления данной процедуры руководитель организации адресует сотруднику Предложение о совмещении должностей, где письменно уведомляет сотрудника о необходимости данного шага, и предлагает ему взять на себя обязанности, согласно требованиям предлагаемой должности. Подпись сотрудника является документально подтвержденным согласием на совмещение. Руководитель издает приказ о назначении сотрудника на должность, которую он будет совмещать с основной должностью. Также сотрудник может выразить свое согласие на совмещение, написав соответствующее заявление руководителю организации (в данном случае — руководителю ООО «Ротор»). После согласования условий, стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору. Окончательным звеном в цепи оформления совмещения должностей, является издание соответствующего приказа.

Доплата за совмещение должностей законодательно предельной и минимальной величиной никак не ограничивается. Ее размер устанавливается только по соглашению сторон. Сумма доплаты также указывается в приказе о совмещении должностей сотрудника.

Проведем экономические расчеты, отражающие расходы организации при состоявшейся процедуре оформления совмещения должностей.

Оклад бухгалтера ООО «Ротор» — 11 000 рублей. Стандартный вычет выражается в сумме 400 рублей в месяц. Так как расчет НДФЛ производится по формуле: (величина окладаналоговый вычет) Ч13/100, произведем его и получим в денежном эквиваленте: (11 000 — 400) Ч13/100 = 1378 рублей.

После определения величины НДФЛ, рассчитывается заработная плата, которая подлежит выдаче работнику по следующей формуле: Величина оклада — НДФЛ=Заработная плата. Рассчитываем: 11 000 — 1378 = 9622 рубля. Теперь необходимо учесть доплату за совмещение должностей. Допустим, что стороны определили величину доплаты за совмещение должностей в размере — 4000 рублей. Следовательно, итоговая сумма заработной платы будет равна: 9622+4000=13 622 рублей.

Для осуществления совмещения необходимо внести изменения в должностную инструкцию бухгалтера. Бухгалтеру рекомендуется пройти обучение. В структуру существующей должностной инструкции следует включить следующее:

В раздел «1 Общие положения»:

Внести дополнения, включающие в себя требования к должности архивариуса: что должен знать, чем владеть, чем руководствоваться в работе, кому подчинятся и т. д.

В раздел «2 Должностные обязанности»:

Внести дополнения, включающие в себя основные задачи и выполнение этих задач.

В раздел «3 Права»:

Внести дополнения, включающие в себя информацию о том, какими правам обладает архивариус.

В раздел «4 Ответственность»:

Внести дополнения, включающие в себя сведения, за что несет ответственность архивариус.

Таким образом, очевидно, что в должную инструкцию бухгалтера Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» в конечном варианте будут интегрированы все сведения, присутствующие в примерной должностной инструкции архивариуса.

Номенклатура дел является специальным классификационным справочником, определяющим порядок комплектования документов в дела. В ООО «Ротор» номенклатура дел не создается и это создает большие неудобства при комплектовании дел. Ведение номенклатуры дел позволит:

— распределить исполненные документы в дела;

— систематизировать дела;

— закрепить индексы дел;

— установить сроки хранения дел.

Для ООО «Ротор» рекомендуется создать индивидуальную номенклатуру, представляющую собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. Рекомендуемая номенклатура дел ООО «Ротор» представлена в приложении Г.

Так. основными задачами архива организации являются:

— комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);

— учет и обеспечение сохранности документов;

— создание научно-справочного аппарата к документам архива;

— использование хранящихся в архиве документов.

Все принятые в архив документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Книга учета поступления и выбытия документов создана для учета документов, поступающих или выбывающих за некий промежуток времени, как правило, за год. В ООО «Ротор» отсутствует такая книга. Рекомендуется разработать книгу учета. Пример формы книги учета представлен в приложении Д.

Бухгалтеру ООО «Ротор», совмещающего с основной должностью должность архивариуса рекомендуется пройти обучение на специализированных курсах, которые позволят грамотно осуществлять ведение архива.

В городе Оренбурге есть возможность пройти обучение архивному делу в Центре подготовки офисных специалистов «Профи+» по адресу: пр. Дзержинского, д. 13. Стоимость учебного курса составляет 5200 рублей. Длительность обучения — 6 дней. Альтернативных организаций, предлагающих обучению по данному профилю в городе Оренбург не найдено.

Рассчитаем затраты организации на обучение сотрудника в Центре подготовки офисных специалистов «Профи+»:

Дорожные расходы: 1000 рублей по маршруту «Плешаново-Оренбург-Плешаново». Так же необходимо учесть дорожные расходы на маршрут от гостиницы «Ля ви де Шато» до учебного центра и обратно: 15 рублейЧ2Ч6 дней=180 рублей.

Стоимость одноместного номера в гостинице «Ля ви де Шато» — 2600 руб/сут. Следовательно, стоимость 6-дневного проживания будет равна: 2600Ч6=15 600 рублей.

Рассчитаем итоговую сумму затрат ООО «Ротор» на обучение сотрудника:

5200+1000+180+15 600=21980 рублей. Для наглядности, представим экономический расчет в таблице:

Таблица 1 — Затраты ООО «Ротор» на обучение сотрудника в учебном центре «Профи+»

Сеть Интернет также может послужить источником знаний посредством так называемых вебинаров. Как правило, вебинары бесплатны, то есть организации такой вид обучения сотрудника выгоден. Поиск подходящего курса можно осуществить с помощью поисковых систем «Яндекс» или «Google», используя запросы «Курсы по архивному делу», «Вебинары для архивоведом» и т. д.

Существует возможность обучения архивному делу и при помощи интерактивного курса, который так же можно найти, используя поисковую систему.

Рисунок 1 — Результат выдачи поисковой системы «Яндекс» по запросу «Интерактивные компьютерные курсы по архивному делу»

Поисковая система представляет все доступные предложения, которые, как правило, являются актуальными на момент выдачи результата. Руководитель организации может выбрать подходящий по стоимости и программе обучения соответствующий курс.

Изучив результаты выдачи поисковой системы, мы выявили оптимальный курс «Документооборот и архив в современной организации», как по стоимости, так и по эффективности обучения.

Рисунок 2 — Скриншот web-страницы с рекламой интерактивного курса «Документооборот и архив в современной организации»

Стоимость данного курса составляет 17 100 рублей. Стоимость пересылки учебного материала к курсу составляет 300 рублей. Таким образом, стоимость курса будет равна: 17 100+300=17 400. Программное обеспечение курса построено на принципе диалога с пользователем, поэтому обучение работе с программой не требуется.

Из двух предложенных вариантов обучения экономически выгоден второй. Однако, более эффективен, на наш взгляд, первый вариант, так как обучение в Учебном центре «Профи+» предполагает общение с квалифицированными преподавателями, которые компетентны ответить на все вопросы, возникающие в процессе учебы и которые могут дать практические навыки непосредственно в процессе получения знаний.

Очевидно, что в ООО «Ротор» не соблюдаются даже элементарные правила ведения архивов. Поэтому, все вышеприведенные рекомендации, безусловно, помогут при их выполнении в организации архивного фонда и архивных документов.

Заключение

Современная эпоха характеризуется как этап информационного взрыва. Умение найти необходимую информацию, проанализировать ее и в сжатые сроки принять обоснованное решение является особенностью всех управленческих процессов, в какой бы сфере они ни происходили.

В деятельности юридических лиц разной формы собственности ежегодно образуются сотни и даже сотни тысяч документов, несущих информацию о самых разных сторонах их деятельности. Эти документы являются официальными, служебными, имеют юридическую силу и потому подлежат дальнейшему хранению.

В данной курсовой работе дано понятие архивного фонда и архивного документа. Приведена классификация уровней организации архивных фондов и архивных документов.

Аналитическая часть курсовой работы посвящена характеристике деятельности ООО «Ротор». Большое внимание уделено анализу организации архивного фонда ООО «Ротор», выявлены недостатки в ведении архива, даны рекомендации.

Совершенно очевидно, что документы отражают и обеспечивают все стороны деятельности юридического лица, начиная от его правового статуса до чисто хозяйственных вопросов. Многие из них, пройдя свой путь в текущем делопроизводстве, приобретают статус архивных документов, сохраняемых юридическим лицом в силу той правовой, финансовой, экономической, социальной и другой информации, которую они содержат.

Как мы уже упоминали, в юридических лицах образуется огромное количество документов, которые должны храниться в течение определенного времени, из-за чего возникают серьезные проблемы, связанные с организацией их хранения, обеспечением сохранности, учетом и использованием содержащейся в них информации. Для практического решения этого комплекса вопросов на государственном уровне создаются специализированные организации — государственные или муниципальные архивы, хранящие документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации. В составе действующих юридических лиц разных форм собственности создаются специальные структурные подразделения (участки работы).

Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой. Это поверхностный взгляд.

Действительно, часть архивных документов, хранящихся юридическим лицом, выполняет юридическую или фискальную функцию, т. к. отражает и помогает регулировать его правовые и финансовые взаимоотношения с государством и его органами, а потому может быть ими востребована в соответствии с действующим законодательством.

Именно поэтому государство через ряд нормативных правовых актов устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, обязывая все организации их сохранять в течение этих сроков.

Архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности. Ведь в архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. [13]

Архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой — информация в них представлена комплексно, т. к. документы поступают от всех структурных подразделений. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Именно поэтому правильно организованный архив может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию.

Список использованных источников

архивный фонд документ состав

1 Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция Российской Федерации: офиц. текст [по состоянию на 30 декабря 2008 г.] // СЗ РФ. — 2009. — № 4. — Ст.445.

2 Российская Федерация. Законы. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». [Электронный ресурс] // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива). [М., 2009;2012]. URL: http://archives.ru/documents/fz/zakon-archivnoe-delo.shtml

3 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / Мин-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. архив. агентство, ВНИИДАД. М., 2007. 187 с.

4 Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях. [Электронный ресурс] // Портал правовой поддержки предпринимательской деятельности Предпринимательское право". [М., 2003;2012]. Режим доступа: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_26 656.html

5 Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». [М., 2001;2012]. режим доступа: http://www.rusarchives.ru/lows/rgryd.shtml

6 Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД; сост. Н. И. Химина, А. В. Елпатьевский, З. П. Иноземцева. М., 2007. 44 с

7 Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». [М., 2001;2012]. URL: http://www.rusarchives.ru/lows/fi rerules. shtml

8 Кололеева, Е. В. Действующие нормативно-методические документы в области архивоведения/ Е. В. Кололеева //Вестник РГГУ. 2013. № 43. — С. 143−154

9 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. М., 2012. 272 с.

10 Составление архивных описей: методические рекомендации / ВНИИДАД; Сост: Н. М. Андреева, Л. И. Белянина (отв. исполн.), В. Г. Ларина (рук. темы, отв. исполн.), А. В. Панова, Е. Н. Сахарова (отв. исполн.). М., 2003. 140 с.

11 Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами / Росархив, ВНИИДАД; Сост.: З. В. Бушмелева (отв. исполн.), В. Е. Соболев, Л. П. Шотина. М., 2008. 144 с.

12 Малышева С. Ю. Основы архивоведения: Учебное пособие. Казань: Татарское Республиканское изд-во «Хэтер», 2002. 142с.

13 Альбрехт, Б.В. А56 Архивы коммерческих организаций — М.: ЦФЭР, 2005 — С. 85−97. — ISBN 5−7709−0332−5

14 Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций) [Текст]: пособие /А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004. С. 3−14.

15 ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: 2006 — С. 16−19

16 Алексеева, Е. В. Организация документов в архивах/ Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова //Делопроизводство. 2002. № 3. — С. 93−100

17 Козлов В. П. Российское архивное дело. Архивноисточниковедческие исследования — М.: ТЕРМИКА, 2004 — С.15−30

18 Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2004. — № 9. — С.76−80

19 Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М., Осичкина Г. А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. — 2000. — № 3. — С. 33−39

Приложение А

(обязательное) Организационная структура Общества с ограниченной ответственностью «Ротор»

Совет Учредителей

Общества с ограниченной ответственностью «Ротор»

Директор

Машинист сельскоВодитель

Бухгалтер хозяйственного Подсобные рабочие Автомобиля

производства

Приложение Б

(обязательное) Должностная инструкция бухгалтера УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Ротор»

Классен Н.И.

«___"__________ г.

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов.

1.2. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению главного бухгалтера.

1.3. Бухгалтер непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

1.4. На время отсутствия бухгалтера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.6. На должность бухгалтера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание компьютерных программ по ведению бухгалтерского учета.

1.7. Бухгалтер должен знать:

— законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;

— формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;

— план и корреспонденцию счетов;

— организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;

— порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

1.8. Бухгалтер руководствуется в своей деятельности:

— законодательными актами РФ;

— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

— Положением о бухгалтерии организации;

— приказами и распоряжениями руководства;

— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера Бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т. п.).

2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

2.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

2.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

2.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.

2.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

2.7. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.

2.8. Участвует в проведении инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.

2.9. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

2.10. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

2.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права бухгалтера Бухгалтер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера Бухгалтер несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.