Совершенствование учета расчетов с покупателями и поставщиками

ТОО «Kesko» является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, отражаемое на его самостоятельном балансе.

Предприятие имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

Ведение бухгалтерского учета на предприятии осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (план счетов, методические указания, комментарии).

ТОО «Kesko» применяет автоматизированную форму учета, созданную на базе использования ЭВМ.

В прошлом применялось ручное оформление документов, что приводило к большому количеству ошибок и соответственно исправлений, но с использованием АРМБ и специализированных компьютерных программ, количество нерационального использования труда работников бухгалтерии сократилось.

В результате совершенствования бухгалтерского учета при реализации готовой продукции и расчетов с покупателями и заказчиками уточняется порядок ведения книги покупок и книги продаж в розничной торговле.

Если раньше счета-фактуры поставщиков готовой продукции фиксировались в книге покупок без участия в расчете итого НДС к возмещению из бюджета, то теперь они должны обычным образом участвовать в расчете этого итога. Как и по материальным ресурсам, счета-фактуры поставщиков готовой продукции должны фиксироваться в книги покупок предприятий розничной торговли и общественного питания только после фактического оприходования и оплаты этой готовой продукции.

При реализации готовой продукции физическим лицам за начисленный расчет счета-фактуры как таковые не выписывают. Для этих предприятий требования считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек, содержащий реквизиты: наименования организации — продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость продаваемой готовой продукции с учетом НДС.

Основанием для записи в книги продаж для таких предприятий является лента контрольно-кассового аппарата.

Новые технологии, внедряемые в организацию учета расчетов с покупателями и поставщиками

Были проведены следующие этапы решении АРМБ:

На первом этапе предполагалось создание в подразделениях учетного аппарата отдельных АРМБ на основе средств организационной и вычислительной техники.

На втором этапе внутри учетного аппарата были созданы локальные сети АРМБ (многотерминальные системы).

На третьем этапе локальные сети документирования и обработки учетной информации были объединены в одну систему со средствами организационной и вычислительной техники. Это привело в перспективе к созданию безбумажной технологии обработки информации.

В решении АРМБ была использована «1 С: бухгалтерия» — универсальная бухгалтерская программа, применяемая при ведении как простого, так и двойного учета. За счет полной настраиваемости она успешно используется на предприятии.

При проведении документов автоматически формируются бухгалтерские проводки по счетам 3310, 1210 и др.

В процессе хозяйственной деятельности могут возникнуть расхождения данных бухгалтерского учета с фактическим наличием.

Расхождения можно выявить путем периодической сверки данных фактических остатков средств с данными бухгалтерского учета путем инвентаризации. Проверку состояния расчетов рекомендуется начинать с анализа материалов инвентаризации расчетов.

Инвентаризация расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Инвентаризация — это способ бухгалтерского учета, при помощи которого сопоставляются и регулируются учетные данные в средствах субъекта с их фактическим наличием с целью обеспечения соответствия этих показателей.

Инвентаризация расчетов проводится с целью обоснованности и сокращения сумм дебиторской и кредиторской задолженности, для контроля за соблюдением платежной дисциплины, взаиморасчетов по заключенным договорам, уточнению сроков оплаты, чтобы не допустить выплату штрафных санкций, неустоек и образование резерва по сомнительным долгам.

Расчеты с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками — проверяют в соответствии с выбранной учетной политикой субъекта. Необходимо помнить, что срок исковой давности составляет три года (ст. 178 ГК РК), в налоговом учете — два года (п. 43 ст.5 Закона РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет»). Срок исковой давности начинается с момента просрочки долга, который устанавливается исходя из условия договора. Дебиторская задолженность, срок исковой давности по которой истек, должна быть списана по решению руководителя субъекта либо за счет созданного резерва (МСБУ № 18 «Выручка»), а если резерв не создавался, то на результат хозяйственной деятельности и подлежит вычетам при налогообложении (ст. 17 Налогового Кодекса).

Проверка по счетам расчетов должна осуществляться по следующим основным направлениям:

• — наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ценностей (работ, услуг);
• — правильность оплаты или получения сумм за полученные или отгруженные материальные ценности;
• — полнота оприходования и списания полученных ценностей.

При проверке следует обратить внимание на следующее:

• — имеются ли договора на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;
• — при наличии дебиторской и кредиторской задолженности необходимо установить дату возникновения и причину образования;
• — имеется ли задолженность с истекшим сроком исковой давности, принимаются ли меры к ее взысканию.

При этом следует иметь в виду, что к важнейшим основам правопорядка при осуществлении сделок на поставку товаров (выполнения работ или оказания услуг) относятся соблюдение формы договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от срока договора. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной Гражданским кодексом РК формы, не в полном объеме или несвоевременно, в соответствии с Гражданским кодексом РК являются ничтожными. Установлено, что обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы или оказанные услуги).

Суммы неистребованной кредитором задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками подлежат списанию по истечении четырех месяцев со дня фактического получения предприятием-должником товаров (выполнения работ, оказания услуг) как безнадежная дебиторская задолженность на убытки предприятия-кредитора, за исключением случаев, когда в его действиях отсутствует умысел; при поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), необходимо проверить:

• — не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков, и не числится ли стоимость этих ценностей как дебиторская задолженность;
• — проводилась ли инвентаризация расчетов. Посмотреть ее результаты, а в необходимых случаях провести встречную проверку расчетов;
• — полнота оприходования материальных ценностей;
• — правильность установления цен на материальные ценности, соответствуют ли они ценам, указанным в договорах поставки;
• — правильность списания затрат с кредита расчетов с дебиторами и кредиторами на себестоимость продукции (работ, услуг)
• — правильность списания задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» в РК, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по решению руководителя предприятия и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов, либо на результаты хозяйственной деятельности, если в период предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались или на уменьшение финансирования (фондов). Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым исковая давность истекла, подлежат отнесению на результаты хозяйственной деятельности или на увеличение финансирования (фондов).

Проверяется:

• — правильность отражения операций при оплате векселями;
• — предъявлялись ли претензии поставщикам и подрядчикам в случае несоответствия цен и тарифов, обусловленных договорами, а также при выявлении арифметических ошибок в счетах; при обнаружении несоответствия качества стандартам или техническим условиям; за недостачу груза в пути сверх норм естественной убыли;

При проверке расчетов с подрядчиками следует установить:

• — обеспечены ли объекты источником финансирования;
• — имеется ли проектно-сметная документация на строящиеся объекты;
• — нет ли приписок объемов выполненных работ;
• — правильность ведения аналитического и синтетического учета по счетам 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность»;
• — соответствие данных журнала-ордера № 6 по этим счетам данным, указанным в главной книге и балансе;
• — правильность составления бухгалтерских проводок по счетам расчетов.

Для предприятий, которые вышли на внешний рынок, очень важным является необходимость создания четкого и отлаженного механизма бухгалтерского учета и анализа экспорта и импорта товаров, так как возникает много новых операций, связанных с внешнеэкономической деятельностью. А информацию для принятия решений, необходимых для эффективной деятельности предприятия, можно получить из бухгалтерского учета и анализа, организованного на самом высоком уровне.

Касательно законодательных актов необходимо внести предложение по уравновешиванию курсов валют, применяющихся в таможенных органах при оценке отгруженных и полученных товаров, и поступления экспортной выручки, оплаты импортного товара в бухгалтерском учете. Это дополнение позволит проводить сверку между таможенными органами, банком и бухгалтерией, что облегчит работу таможенных сотрудников, банковских менеджеров и бухгалтеров в момент закрытия паспортов сделки по внешнеэкономическим контрактам.

Для того, чтобы обеспечить формирование полной информацией о доходах и расходах, полученных от внешнеэкономической деятельности, которая нужна для оперативного руководства и управления, необходимо счет 6010 «Доход от реализации продукции (работ, услуг)» разделить на субсчет 6011 «Доход от реализации продукции (работ, услуг) в Республике Казахстан» и субсчет 6012 «Доход от реализации продукции (работ, услуг) иностранным покупателям». А также к счету 7010 «Себестоимость реализованной продукции» открыть субсчета 7011 «Себестоимость реализованной продукции, приобретенных в Казахстане» и 7012 «Себестоимость реализованной продукции, приобретенных по импорту». Это позволит проводить своевременный анализ дохода по экспорту и импорту Для повышения эффективности внешнеэкономических связей, в решении которых важная роль принадлежит анализу их развития, изучению накопленного опыта, тиражированию всего лучшего и обеспечения постоянного роста удельного веса объема экспортного и импортного товара предприятию рекомендуется организовать аналитическое бюро, которое в современных условиях экономики придаст анализу хозяйственной деятельности управленческий характер. Что поможет более эффективно функционировать предприятию, а также рационально и рентабельно использовать валютные средства в интересах развития производства и повышения его технического уровня.

Валютные средства юридических лиц, местонахождение которых находится в РК, хранятся на валютных счетах. В связи с этим для осуществления операций в иностранной валюте предприятиям, ведущим внешнеторговую деятельность необходимо открытие таких счетов. Предприятие или организация вправе открыть валютный счет на территории РК в любом банке, имеющем лицензию Национального Банка РК на проведение операций в иностранной валюте, а также в банке, находящемся за границей. Для осуществления операций по счету банка, находящегося за границей, необходимы определенные процедуры, регулируемые нормативно-правовыми актами Правительства и Национального Банка РК.

Деятельность организаций, осуществляющих валютные операции, регулируется законами РК «О валютном регулировании», «Об инвестициях», Таможенным кодексом РК. В части налогообложения операций в иностранной валюте предприятиям, ведущим внешнеторговую деятельность, следует руководствоваться Налоговым кодексом РК.

Основным вопросом совершенствования учета внешнеэкономической деятельности является урегулирование плана счетов у взаимодействующих предприятий, т.к. в различных странах планы счетов различные, сотрудничающим предприятиям следует определить одинаковые счета для учета внешнеэкономических операций.

Естественно, что предприятия, основная доля внешнеторговых операций по экспорту и по импорту которых приходится на страны еврозоны, могут быть заинтересованы в использовании евро, а с ростом товарооборота, соответственно, будет увеличиваться и доля расчетов в евро. Тем не менее тенденцию будет определять не высокий курс, а скорее стабильность и предсказуемость стоимости единой иностранной валюты, которой в настоящее время евро не является.

При факторинге предприятие уступает свои требования к покупателям, а банк обязуется кредитовать предприятие. Основным преимуществом этого инструмента является быстрое получение денежных средств (что очень важно для поддержания определенного уровня ликвидности предприятия) и перенесение части затрат по управлению долгом на контрагента. Однако этот инструмент управления дебиторской задолженностью имеет высокую стоимость и влечет за собой ухудшение финансовых отношений с дебитором.

С целью максимизации притока денежных средств, предприятию следует использовать разнообразные модели договоров с гибкими условиями формы оплаты и ценообразования. Возможны различные варианты: от предоплаты или частичной предоплаты до передачи на реализацию и банковской гарантии.

Определение минимально необходимой потребности в денежных активах для осуществления текущей хозяйственной деятельности направлено на установление нижнего предела остатка необходимых денежных средств в национальной и иностранной валютах. Расчет минимально необходимой суммы денежных активов (без учета их резерва в форме краткосрочных финансовых вложений) основывается на планируемом денежном потоке по текущим хозяйственным операциям, в частности, на объеме их расходования в предстоящем периоде.

Дифференциация минимально необходимой потребности в денежных активах по основным видам текущих хозяйственных операций осуществляется на тех предприятиях, которые ведут внешнеэкономическую деятельность. Цель такой дифференциации заключается в том, чтобы из общей минимальной потребности в денежных активах выделить валютную часть для формирования необходимых предприятию валютных фондов. Основой такой дифференциации является планируемый объем расходования денежных активов по внутренним и внешнеэкономическим операциям [18].

Для улучшения состояния расчетов:

• — необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• — контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т. е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;
• — постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;
• — производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;
• — имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т. е. высылать уведомления — претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;
• — разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

Для улучшения организации расчетов с поставщиками и покупателями рекомендуются следующие мероприятия:

• — создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов с покупателями. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
• — необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и покупателям, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию;
• — постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• — контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;
• — в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты [19].

Таким образом, вышеизложенные предложения будут способствовать совершенствованию организации расчетов и их учета, анализа, снижению дебиторской и кредиторской задолженностей, укреплению финансового состояния предприятия.