Разработка рекомендаций по совершении системы закупок на основе информационных технологий

Автоматизация в торговле: «Болевые точки» Основные проблемы предприятий торговой отрасли возникают там, где пересекаются зоны ответственности разных подразделений либо внешних контрагентов, например, поставщиков. Нехватка актуальной информации о состоянии товарных запасов приводит к плачевным ситуациям: отдел закупок закупает больше или не те товары, которые пользуются спросом, склад не может подвозить нужные товары в тот магазин, где они нужны в это время, поставщики срывают сроки поставок, бухгалтерия не может вовремя расплатиться с поставщиками. Даже при достижении высоких показателей в каждом отдельном подразделении на уровне предприятия такая несогласованность действий приводит к росту издержек и недополученной прибыли.

ERP-системы дают возможность ключевым сотрудникам компании принимать правильные решения. На основе информации о текущем состоянии бизнеса — финансах, товарно-материальных запасах, плане и прогнозах объема продаж — менеджеры, например, отдела закупок могут принимать обоснованные решения о том, сколько и каких товаров нужно закупить, какие финансовые ресурсы потребуются и на каких условиях можно отгружать товар/услугу покупателям.

Основная ценность ERP-систем состоит в их способности «увязать» составляющие бизнеса в единое целое путем формирования прозрачного информационного пространства для формирования оптимального товарного запаса. Это главное преимущество ERP-решений в сравнении с так называемой «лоскутной автоматизацией» — набором различных информационных систем в разных отделах, которые не позволяют видеть картину целиком. Разрозненные ИТ-инструменты затрудняют работу сотрудников компании: данные хранятся в разных подразделениях, в различных форматах. К тому же, когда сотрудники ориентируются лишь на показатели собственного предприятия, возникают многочисленные конфликты интересов: например, отдел закупок закупает ЗАО «Экстра» гипермаркет «Главмаг» больше «на всякий случай», а склад воюет за повышение оборачиваемости и сокращение «неликвида».

В едином информационном поле ERP-системы собираются данные от всех торговых предприятий ЗАО Экстра. Сотрудники будут тратить меньше времени на поиск информации и согласование действий: например, вместо того, чтобы обзванивать контрагентов и ходить в бухгалтерию, менеджер сам может контролировать состояние дебиторской задолженности по каждому контрагенту несколькими щелчка мышью.

Кроме того, современные ERP-системы содержат большое количество преднастроенных отчетов, а также инструменты создания новых, что обеспечивает руководству возможность быстро получать информацию в нужном разрезе — например, структуру себестоимости (производственной и управленческой), план — факт по закупке и продажам, качество работы поставщиков, отчет по срокам годности и многое другое.

Благодаря тому что современные ERP-системы состоят из множества модулей, они могут дать возможность ЗАО «Экстра» гипермаркет «Главмаг» возможность автоматизировать именно те зоны деятельности, где есть потенциал снижения затрат и оптимизации бизнес-процессов. Например, большинство ИТ-проектов (информационные технологии) в продуктовом ритейле начинаются именно с упорядочивания процессов товародвижения, то есть закупок, приемки товара, складской логистики и сбыта. Автоматизация этой цепочки сразу дает видимый результат и позволяет существенно сократить издержки. В то же время, усилить конкурентное преимущество дистрибьюторских компаний — сократить сроки поставок, снизить логистические издержки, упорядочить работу с производителями — можно за счет автоматизации цепочек поставок. Все зависит от отраслевой специфики и особенностей бизнес-модели конкретной компании.

Помимо автоматизации бизнес-процессов, проекты по внедрению ERP-систем — еще и эффективный инструмент упорядочивания и оптимизации самих бизнес — процедур. Любое внедрение корпоративной информационной системы (КИС) начинается с анализа деятельности предприятия. Способы организации бизнес-процесса закупки и его составляющих, «действующие лица», схемы работы предприятия ЗАО «Экстра» гипермаркет «Главмаг», сопутствующая документация — все это изучается и описывается проектной командой, которая традиционно состоит из представителей заказчика и консультантов по внедрению. На этом этапе у компании есть реальная возможность повысить эффективность и рационализировать многие участки своей деятельности, ведь ERP-система — это не только программное обеспечение, по сути — это мировой опыт построения бизнес-процессов и огромное количество вариантов их реализации. ERP-системы известных производителей (SAP, Oracle, Microsoft, 1C) вмещают в себя лучшие практики управления, доказавшие свою эффективность в отечественном и зарубежном бизнесе.

В преимущества ERP-СИСТЕМУ входит пять главных факторов:

· Функциональность Насколько система в ее стандартном варианте удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса.

· Гибкость Возможность относительно легкой адаптации системы под уникальные бизнес-процессы конкретной компании.

· Масштабируемость Возможность быстро и легко подключать новых пользователей, тиражировать систему на новые бизнес — единицы (торговые предприятия ЗАО «Экстра» гипермаркет «Главмаг») и наращивать функциональность.

· Наличия опыта внедрения системы в отрасли Кроме отработанных технологий автоматизации специфических бизнес-процессов, это гарантирует достаточное количество ИТ-специалистов, которые в будущем смогут поддерживать и развивать систему закупок.

· Мощность и производительность Способность системы поддерживать рост бизнеса, обеспечивая быстродействие совершаемых операций. Зачастую именно мощность и производительность являются отправной точкой при выборе. Требования к ним определяются количеством пользователей, которые будут одновременно работать в системе, ведь система должна работать быстро и не «виснуть» при обращениях к единой базе данных.

Так же может применить ЗАО «Экстра» гипермаркет «Главмаг» в системе закупок WMS-СИСТЕМУ.

Автоматизация складских комплексов компании, работающих в области розничной торговли, сегодня является для них одной из наиболее насущных проблем. WMS-система (warehouse management system) позволяет сделать прозрачным процесс управления поставками и товаров — то есть, фактически, отладить товарообеспечение всей торговой сети.

У ЗАО «Экстра» гипермаркет «Главмаг» существуют свои специфические требования к WMS-системам. Например, при хранении пищевых продуктов с разными температурными режимами («сухие», охлажденные или замороженные товары) необходима также довольно сложная схема размещения товаров на склад после приема с разделением по зонам склада и температурным режимам. Дополнительно необходимо учитывать совместимость разных товарных групп внутри зон с разным температурным режимом и отслеживать наличие товарных запасов на складе т в зоне хранения.

Так же может применить ЗАО «Экстра» гипермаркет «Главмаг» в системе закупок CRM: клиенты лояльны, партнеры довольны.

CRM-система — это не только мощный инструмент, который помогает управлять процессами взаимодействия с клиентами, партнерами, поставщиками, дистрибьюторской сетью, но и целая методология, позволяющая компании правильно выстраивать отношения с любыми внешними контрагентами. Основная ценность CRM-системы создается благодаря комплексному охвату всех коммерческих бизнес-процессов — продажи, маркетинг, обслуживание клиентов. С помощью CRM в компании формируется единое информационное пространство для совместной работы этих отделов с клиентом.

Благодаря CRM компания может получить с высокой точностью информацию о поставщике, причем не только текущего, но и потенциального, в любой момент времени оперативно предоставить информацию по любому запросу. При этом предложение, сделанное по этому запросу, всегда будет актуальным с учетом конкурентной ситуации на рынке. CRM позволит максимально сократить количество повторных операций — следовательно, ускорить процесс закупки и получения денежных средств, что является критичной задачей в пищевой отрасли. И, конечно же, следует отметить такое важное преимущество, как повышение исполнительской дисциплины сотрудников — теперь работа менеджеров будет видна, как на ладони, исчезнут еженедельные отчеты, сформированные в пятницу вечером, вместо этого появится оперативный мониторинг в различных срезах, что всегда позволит «держать руку на пульсе» и не бояться неприятных сюрпризов.

Внедрение CRM-системы при минимальных задачах займет меньше месяца, при необходимости создания специализированного решения — от трех месяцев. Окупить инвестиции в CRM-систему при грамотном внедрении можно в течение года.

Для предприятий торговой сети ЗАО Экстра отрасли необходимо CRMрешение, гибко интегрированное в инфраструктуру компании, позволяющее управлять огромной ассортиментной матрицей, тесными взаимосвязями (включая совместное поставщиками и закупочным центром, учитывающее жестокие сроки сбыта готовой продукции.