Роль, структура и виды информации в процессе управления торговлей

Документ — любой материальный носитель с закрепленной на ней информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информационных системах.

В правовой науке документ изучается как средство документирования и документных правоотношений.

По государственному стандарту, документ — это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Отсюда я могу понять для себя, что документ — прежде всего сознательная деятельность человека. Закрепленная информация, выполненная при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация, закрепляемая техническими средствами, созданными человеком. А также сознательное закрепление информации не может быть выражено без слов или каких-либо знаков или символов, поскольку она является мысленным отображением действительности. Поэтому основное смысловое значение документа обобщается в определении его как средство закрепления информации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях является объективной действительностью и мысленная деятельность человека может быть закреплена различным способом — письмом, графикой, фотографией, звукозаписью, видеозаписью и др. И особенно отменную, немаловажную роль играет, на каком материале документ создается — папирус, пергамент, бумага, фотопленка, видеокассета, дискета и т. д.

Так как я вплотную коснулась понятия «документ», то будет упущением, если я не опишу, какие функции выполняет документ.

Документ обладает определенными функциями. Это есть его целевое назначение, органически присущее только ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

При изучении этих функций появляется возможность:

Уяснить подлинную цель создания документа и заключающейся в нем информации;

Правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;

Провести более четкую научную классификацию документа;

Сформулировать определенные требования к их организации, содержанию и форме и к технологии обработки;

Подвести теоретическую базу под рационализацию документооборота и отчасти управления.

Нет документов, несущих только одну функцию. Критерием классификации функций является специфика содержания документа, которая, в свою очередь, определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции.

Можно выделить следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.

Немного более подробно об этих функциях.

Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определения содержания информационной функции. Особенность ее в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксирования информации — причина появления любого из них.

Все остальные функции документа в принципе можно назвать как различные аспекты, составные части, модификации именно этой основополагающей функции, поскольку они базируются на разных модификациях или интерпретация содержащейся в документе информации.

Важной информацией, которую содержит документ, является социальная — это информация о процессах, происходящих в обществе. Она состоит в закреплении, сохранении и передаче именно социальной информации. Может содержаться в готовом виде, не требующем расшифровки, так и в форме, которая позволяет извлечь ее в результате анализа, с помощью применения специальных методов и приемов исследования.

Можно сказать, что социальная функция документа — это в той или иной степени отражение в нем деятельности места и роли данного человека в данном обществе.

Тесно связана с информацией коммуникативная функция документа. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информации, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя, ярко выраженная специфика, а именно передача информации во времени и пространстве. По содержанию она есть функция организации и поддержки информационной связи между членами общества и между разными частями общественной и государственной организации.

Одна из важных функций документа — культурная. В данной функции он выступает в роли средства закрепления и передачи культурных традиций. Культурная функция наиболее эффективно выполняет комплекс документов.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, — их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.

Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.

Правовая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существует два вида категорий документов, наделенных правовой функцией:

Изначально обладающих ею;

Приобретающие их на время.

К первой категории относятся документы устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.

Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, арбитраже и органах управления.

По моим представлениям, любой документ может выступать в качестве доказательства и соответственно быть наделенным правовой функцией.

Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характеристику информации. Она есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Еще в древности документы в ответ на (приобретение) потребность в учете земли, урожая, скота, населения, долгов и т. д. Со временем роль учета возросла, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением.

А вот роль как исторического источника документа, нет необходимости объяснять само слово «история» (говорит) дает понять.

Также хотелось отметить о реквизитах документа. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называют реквизитами. К ним относятся — наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и другие не менее значительные элементы. Разные документы состоят из разных реквизитов. Число их характеризующих документ определяется целевым назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Кроме реквизитов документ могут охарактеризовать следующие особенности, как оригинальность и подлинность или подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, ее качество, цвет, способ изготовления и другие атрибуты документа.

Есть документы, для которых число реквизитов строго ограничено. Особенно это касается финансово-торговых операций и документов, характеризующих личность установленную законодательством.

Каждый документ имеет своего автора. Автором может выступать учреждение или юридические и физические лица и государство.

Торгово-оперативная информация характеризует выполнение основных функций предприятия (закупка товаров, состояние и уровень товарных запасов, объем продажи товаров, планирование и расчеты по хозяйственному обслуживанию и строительству и т. д.), а также финансово-экономическое состояние системы управления, изучение спроса. Эта информация необходима преимущественно для планового, торгового отделов, бухгалтерии, отдела организации торговли.

На высшем уровне управления торговлей используется, кроме того, бюджетно-статистическая информация (распределение населения по уровню дохода, полу и возрасту, потребление товаров отдельными группами населения и т. д.).

Важное значение для организации процесса управления имеет нормативная информация, источником которой являются научно обоснованные нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле.

Документ является основным носителем фиксированной информации о различных сторонах деятельности торгового предприятии. Совокупность однородных, но функциональному назначению и взаимосвязанных документов называется документацией.

Практически любая операции процесса управления, связанная с подготовкой и принятием решения, организацией его исполнения, не обходится без подготовки, оформления, обработки и хранения разнообразных документов. Так, товаровед торгового отдела оптовой базы в среднем в день обрабатывает и готовит семь документов, содержащих около 24 тыс. знаков, товаровед розничного торгового предприятия — до десяти документов, содержащих 4,5 тыс. знаков. Работа с документами занимает от 45 до 70% рабочего времени руководителей и специалистов торговли.

В процессе управления различными сторонами деятельности торговых организаций и предприятий возникает поток документов, последовательность прохождения которых с момента их возникновения или получения до исполнения или отправки носит названых документооборота.

Правильная организация документооборота, грамотное и логичное составление документов — необходимые условия усиления оперативности, гибкости, маневренности управления торговлей.

Документы могут быть классифицированы по разнообразным признакам.

Анализ полезности информации предполагает установление степени ее необходимости и достаточности для практического использования, своевременности поступления, надежности и достоверности для данного уровня управления и класса решаемых задач.

В действующих организационных структурах на основе распределения прав и обязанностей в системе управления оценивается потребность в информации для принятия решений во всех звеньях системы управления.

Анализ затрат на информационное обеспечение предполагает оценку материальных, финансовых ресурсов и времени на сбор, поиск, обработку и передачу информации, определение периодичности обновления массивов данных.

Анализ степени агрегирования информации и образования документов позволяет оценить рациональность сложившегося уровня агрегирования информации в разных звеньях управления, а также уровень соответствия массивов информации составу и содержанию принимаемых управленческих решений.

Анализ полноты информационного обеспечения данной системы управления и его соответствия информационному обеспечению систем управления других уровней направлен на разработку модели информационной системы данного объекта управления и его связей с другими системами. Эта задача может быть решена только на базе создания автоматизированных систем управления торговлей.

Следует выяснить причины составления деловых писем, их необходимость. Например, зачастую не вызваны необходимостью препроводительные письма, письма-запросы, а информационные письма, как правило, не требует ответа.

Особого внимания требует изучение не только взаимосвязи, но и взаимообусловленности документов. Так, во исполнение постановлений, приказов вышестоящих органов управления торговли, а также распоряжений, приказов непосредственного руководства данной системы управления, как правило, возникает поток информации, дублирующий документы.

Фиксируется степень использования документа (однократность или многократность документирования одних и тех же вопросов).

Проектирование информационного обеспечения систему управления осуществляется на базе материалов, полученных в результате анализа, и включает систему документопотоков, формы документа, организацию делопроизводства, систему сбора и передачи информации.

Основой проектирования документопотоков в подразделении следует считать разработку проекта рационализации. При этом снимаются дублирующие потоки информации, отдельные реквизиты документов, уточняются маршруты их движения, составляется документограмма предполагаемого состава документов в сопоставлении с действующим положением. Основной метод проектирования — составление макетов документов.

При проектировании делопроизводства в торговле необходимо учитывать специфику документационного обеспечения деятельности данной системы управления, а также необходимость централизованного делопроизводства в аппарате управления, что позволит достичь единообразия в формах документов и методах их обработки, повысить уровень механизации операций по делопроизводству.