Автоматическая обработка информации на ПЭВМ позволяет выдавать результативную информацию в виде различных машинограмм. В условиях автоматизированной обработки учетной информации возрастает роль системы результативной выдачи информации, так как расширяются функции выдаваемых машинограмм. Если в первичных документах отражаются реквизиты постоянного и переменного характера, их количественное и суммарное значение, то в машинограмме — результат соответствующей группировки этой информации. По машинограмме можно проверить правильность и обоснованность расчетов, провести контроль, можно оперативно найти нужную информацию.
По учету работы грузового автотранспорта на УАТДП БПС предусмотрено составление двух выходных машинограмм.
№ 11 «Ведомость распределения услуг автотранспорта по направлениям производственных затрат».
№ 28 «Ведомость эксплуатационных показателей работы грузовых автомобилей (по гаражным номерам и маркам).
Машинограмма № 28 содержит эксплуатационные показатели работы автотранспорта, обеспечивает составление всей отчетности по автотранспорту. В данном случае машинограмма составлена за февраль 2000 г.
Машинограмма составляется на каждую работающую машину. В первой графе машинограммы стоит число например, 6, 8, номер первичного документа: 181,192. В следующей графе указывается табельный номер водителя автомобиля — 4102, потом код государственного номера автомобиля — 101. В графе «Часы» указано, сколько автомобиль был часов в наряде- 8 ч, за два дня итого — 16, в движении и под погрузкой — 5 и 6, итого 11. Следующая графа — число ездок — 15 и 18, итого: 33. Графа «Пробег» разделена на две части: общий пробег- 300,320 и пробег с грузом- 150,160. Здесь мы сразу можем увидеть на сколько эффективно использовался пробег автомобиля. В следующей графе указано, сколько тонн груза перевез автомобиль- 60,72, итого: 310. В графе «Сделано тонно-километров» указано, сколько тонно-километров проделано, то есть грузооборот автомобиля на данное число, за два дня — 1240. Следующая графа расход ГСМ по норме — 123 и 131 и фактически — +10,т.е 133 и +6, т. е — 137. и в последней графе указана начисленная сумма заработной платы водителя — 204 и 321,8. Данная машинограмма очень полно раскрывает все показатели использования грузового автомобиля. Имея на руках машинограмму за месяц очень удобно произвести анализ работы автомобиля (она сама фактически представляет собой анализ) и рассчитать необходимые для отчетности коэффициенты Таким образом, машинограммы содержат информацию, необходимую для контроля и анализа хозяйственной деятельности. Кроме того, использование машинной обработки информации позволит повысить производительность труда бухгалтеров. Они смогут больше времени уделять контролю первичного учета, следить за рациональным использованием ГСМ другими статьями затрат.
