Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Четкая организация расчетов с покупателями и заказчиками оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

Не поступление или несвоевременное поступление выручки нарушает ритмичность хозяйственной деятельности. Возникают дебиторские задолженности, часто влекущие за собой финансовые потери и разрушения установившихся партнерских связей.

Покупателями и заказчиками являются юридические и физические лица, приобретающие товары (работы, услуги) оптом.

Клиентами ООО «Деметра» являются как физические лица, также организации. С каждой организацией заключен договор, который регулирует отношения сторон.

Договоры заключены на разные сроки, в основном на год, но по некоторым производится пролонгация.

После передачи товара, у них возникают обязательства по отношению к ООО «Деметра», которые выражаются в дебиторской задолженности.

Вся дебиторская задолженность формируется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На сумму купленного товара покупателям выписываются платежные документы: счет-фактура. Все платежные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством, иметь все необходимые реквизиты в соответствии с Постановлением «Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

В счёте-фактуре при реализации товаров (работ, услуг) указывается цена (тариф) за единицу измерения и стоимость всего количества товара (услуги) с учётом НДС, ставка НДС. В счёте-фактуре должен быть указан порядковый номер. На выписанные счета ведутся журналы учёта счетов-фактур и книга продаж для учёта НДС. Регистрация составленных счетов-фактур в книге продаж производится сразу на всю сумму отгрузки по этим счетам-фактурам.

При наличии большого количества клиентов допускается составление счетов-фактур, ведения книги продаж с использованием компьютера.

При получении товара, покупатель обязан проверить количество и качество приобретаемого товара, его соответствие документам. При получении обязательно наличие доверенности от покупателя, которая не должна иметь исправлений и помарок.

Покупатель производит оплату за товар с соблюдением порядка и форм расчетов, предусмотренных в договоре. Если соглашением сторон порядок и форма расчетов не определены, то они производятся платежными поручениями.

Оплата может проводиться в наличной и безналичной форме. При оплате за наличный расчет, при приеме денежных средств от покупателей, выписывается приходный кассовый ордер и оформляется запись:

Д 50 К 62/2.

Если оплата производится путем перечисления задолженности покупателем через банк, то составляется проводка:

Д 51 К62/2.

При расчётах с клиентами могут применяться авансовые платежи. Суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются на счёте 62 обособленно.

В подтверждение своих намерений по своевременному расчёту с кредиторами предприниматели могут перечислять авансы в счёт предстоящих обязательств. Их получение отражается в учёте записью:

Д 50,51, др. К 62 субсчёт «Расчёты по авансам полученным» на всю сумму, указанную в документах по полученным авансам.

В ООО «Деметра» поступают авансовые платежи от клиентов, но они не учитываются и не выделяются отдельно, а проходят как обыкновенный платёж за поставку товара (услуги).

С полученных сумм аванса организации начисляют НДС, который подлежит взносу в бюджет (Д 62 К 68).

При выполнении обязательств полученные суммы аванса засчитывают в уменьшение задолженности покупателей и заказчиков и относят в Д 62/1 и К 62/2. При этом на сумму НДС, ранее начисленную по полученным авансам, делают восстановительную запись (Д 68 К 62).

Невостребованные авансы списывают с Д 62 в К 91.

Прекращение обязательств с покупателями и заказчиками (помимо надлежащего исполнения) как и при расчете с поставщиками и подрядчиками, осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом РФ по основаниям: при зачете взаимных требований, новации, прощении долга, ликвидации юридического лица.

Бывают ситуации, когда возникают взаимные обязательства. В основном они появляются при расчетах с предприятиями коммунальной сферы, которые оказывают услуги ООО «Деметра». В данном случае эти предприятия могут приобрести наш товар в счет оплаты предлагают провести зачет услугами, которые осуществляют.

Так как все расчеты с поставщиками услуг учитывают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», то составляют записи:

Д 62/2 К 90/1.1 реализованы товары;

Д 41,10/01 К 76 отражены приобретенные товары (услуги);

Д 76 К62/2 зачет взаимных требований.

При данной операции необходимо наличие письма от предприятия, с которым производится взаиморасчет, подписанного руководителем и главным бухгалтером с прошением провести зачет взаимных требований, должны быть приложены счета-фактуры, которые подтверждают оказание услуг предприятию.

Отпуск товара (услуг) производится с использованием ККМ. При частичной оплате за услуги производится запись: Д 50 К 76.

В случае несоответствия товара (услуги), полученного от поставщика по каким-либо параметрам, согласно договору (брак, нетоварный вид, другие причины), не всегда составляется претензия, иногда оформляют как возврат товара. Оформляется он так же, как и обычная реализация товара, кредитуется счет 90 «Продажи» и дебетуется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Впоследствии с целью уменьшения задолженности перед поставщиком, производят зачет требований:

Д 60 К 62/2.

При расчётах с покупателями и заказчиками могут возникать претензии, как и при расчёте с поставщиками и заказчиками. Покупатель может предъявить к организации претензию по полученному товару. Составляется акт на претензию и представляется организации с предъявлением документов, подтверждающих факты недостачи, боя, брака и т. д. Претензия отражается на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами», субсчёт «Расчёты по претензиям». Составляют запись:

Д 62 К 76/2.

После рассмотрения претензии, её закрывают по дебету счёта 76/2 и кредиту счёта 51 (если организация перечисляет сумму претензии), 10,41 (если производит отпуск материалов, товаров на сумму недостачи) и т. д.

Особое значение имеет управление дебиторской задолженностью, поскольку она ведет к прямому отвлечению денежных средств из оборота. Поэтому предприятию необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.

Можно использовать ряд способов предотвращения неоправданного роста дебиторской задолженности, возврата долгов и снижения потерь при их невозврате:

• — избегать дебиторов с высоким риском неоплаты, например, испытывающие финансовые трудности;
• — периодически пересматривать предельную сумму отпуска товаров в долг исходя из финансового положения покупателей и своего собственного;
• — определить срок просроченных платежей на счетах дебиторов, сравнить этот срок с показателями прошлых лет

Управлять дебиторской задолженностью можно путем стимулирования предпринимателей за досрочную оплату счетов, сделать это можно путем предоставления скидки, если платеж осуществлялся ранее договорного срока.

Выигрыш предприятия в данном случае будет состоять в том, что получив выручку ранее обусловленного срока, он, используя ее в денежном обороте, возмещает предоставленную скидку, что положительно сказывается на результатах деятельности предприятия, так как приводит к сокращению задолженности покупателей.

Для ведения учета по счету 62 можно составить журнал хозяйственный операций в виде таблицы 6 за февраль 2011 года по покупателям ООО «Деметра».

Таблица 6. Журнал хозяйственных операций по ООО «Деметра» за февраль 2011 года, счет 62.