Проведение эффективной презентации

Анализ эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ» .

Лэни Арредонто выделяет пять критериев успешности. (Лэни Арредонто Искусство деловой презентации. Челябинск, 1998). Не уделяя им должного внимания, есть опасность того, что презентация получится заурядной, серой и неинтересной. Остановимся на них подробнее.

1. Увлекательность.

Презентация — это событие, которое должно увлекать. Это не урок, не нотация, и не лекция. Это нескучное и полезное одновременно общение. Приглашенные не должны скучать, они должны получать информацию с удовольствием. Существуют нехитрые приемы достижения увлекательности, одним из которых является диалог между ведущими (эффект спектакля). Кстати, интереснее если два человека ведущие и желательно обоих полов! Пожалуй, оно ближе к понятию «спектакль», так как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность за то, что происходящее будет интересно приглашенным.

2. Содержательность.

Пришедшие на презентацию получают важную и значимую для них информацию, которая им полезна. Даже если развлекательные моменты окажутся не в их вкусе (что нежелательно), они не пожалеют о затраченном времени, так как будут удовлетворены содержанием. Поэтому материал должен быть представлен довольно полно. Это самый основополагающий пункт в отношении эффективности презентации, который достигается за счет четкой подготовки выступающих, полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в тематику, а также использования технических средств.

3. Визуализация (запоминаемость).

Это крайне важное условие успешности презентации Необходимо найти образное визуальное решение главной идеи презентации, маленький штришок, пустяковина, символизирующие общую тему — тогда оно останется в памяти, будет понуждать ретироваться к предмету презентационного события много дней спустя. Чаще всего используются визуальные выразительные средства и решения, совмещенные с юмором, аллегориями. Например, открытие нового производственного или торгового объекта символизирует огромный пупс (кукла), у которого есть «мама» (директор) и «папа» (учредитель). Рассказывая о презентуемом объекте, они передают пупса из рук в руки. Может быть использовано мультимедийное изображение, которое имеет огромные ресурсы выразительности. Важно, чтобы хорошо поработали художники и режиссеры нашего «спектакля». Необходимо сделать соответствующее оформление зала, сцены. Все это имеет большое важность, ведь, как понятно, человек лучше всего воспринимает информацию визуально — 55%, причем аудиально — 38%, а смысл усваивается только на 7%. Вместе с тем иногда используются игровые приемы, в сценарий презентации вводятся костюмированные персонажи — перфоманс — это остается надолго в памяти гостей.

4. Интерактивность (активизация).

Гости презентации могут быть безучастными зрителями. И все же успешная, грамотная презентация — это интерактивное общение ведущих с залом. Формы активизации используются самые разные: от письменного и устного анкетирования приглашенных до прямого вовлечения их в действо. Но особенно важным является — через убеждение побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации.

5. Сбалансированность.

Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов над другими. Все должно стремиться к гармонии, то есть презентация, к примеру, не должна быть излишне информационной и сухой (в убытки увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной (в убытки содержательности). С одной стороны, презентация содержит объективную информацию, новость, с иной — ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации и для угощения.

Тем не менее, секрет удачной презентации не только в том, чтобы грамотно е выстроить и отработать без запинок и технических сбоев. Гораздо важнее придумать изюминку, которая выделит презентацию из ряда ей подобных и сделает ее по-настоящему запоминающейся. «Нужно просто руководствоваться здравым смыслом, — рассказывает о технике проведения удачной презентации Илья Кузьменков, председатель Совета директоров коммуникационной группы „Кузьменков и партнеры“. — Именно здравый смысл должен подсказать, например, что перегружать слушателя информацией — напрасный труд. И что речь должна быть четкой, логичной и грамотной». (Презентация интересна изюминкой // Современная торговля.2005. № 3. С.-58). Некоторыми шагами к успеху являются следующие рекомендации. Во-первых, желательно приходить на презентацию заблаговременно, тогда можно пообщаться с гостями, установить контакты, которые потом помогут общаться с аудиторией. Во-вторых, оставлять гостям что-нибудь на память. Пусть у человека останется в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое час будет оживлять приятные ассоциации, связанные с организацией. Можно раздать диски с материалами презентации — у гостей останутся доказательства слов выступающих, а это повышает доверие. А также уходя не с пустыми руками, люди воспринимают информацию уже как что-то свое. Только не стоит раздавать подарки сначала, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит — подарок окажется в самый раз. В-третьих, никогда не извиняться. Если человек извиняется, значит, он виноват, то есть заслуживает наказания. И слушатель его накажет — он просто перестанет слушать. Поэтому не стоит просить извинения из-за зависшего компьютера, из-за незнания ответа на вопрос и т. п. Корифеи презентаций не извиняются более того за опоздания. Они просто не опаздывают. И последнее — нужно использовать вещественные доказательства. Если спикер рассказывает о чем-то и может эту вещь принести в зал и показать — пусть обязательно приносит. Это повысит убедительность его слов.

Еще одной «фишкой» презентации считаются запланированные «сбои» ! Что происходит со спикером, когда во час его выступления в зале гаснет свет или выключается ноутбук со слайдами? В 99 случаях из ста неопытный оратор впадет в состояние паники. (Презентация интересна изюминкой // Современная торговля.2005. № 3. С.-59). На самом деле, сбои в ходе презентации могут и должны иногда случаться запланировано. Правда, тот самый прием используют только самые опытные выступающие.

" Если случилось что-то необычное, «презентатору» крупно повезло, — считает бизнес-тренер Ольга Осипова. — Люди любят присутствовать при развитии каких-либо форс-мажорных событий". Например, сделать так, чтобы посреди презентации погас свет или в зал неожиданно ввалился какой-нибудь дворник в валенках. Эти моменты нужно обыгрывать. Если докладчик проводит презентацию компьютерных программ, он может указать на дворника и сказать: «Посмотрите, вот образ не компьютеризированной компании». Это действует порой немаловажно эффективнее, чем сорок минут рассказа на тему: «хорошо было бы компьютеризировать нашу фирму» .

В то же час, не менее эффективным является использование принципа «хука» (с англ. Hook — крючок). Практику «хуков» нужно использовать обязательно, это заинтересует клиента, у него загорятся глаза. Самый простой вариант — поступить как некоторые дипломники перед защитой. Сделать в своей речи намеренное упущение, пропустить важный логический блок (причем именно тот, который докладчик превосходно знает). Именно тот вопрос и зададут строгие зрители, и тут-то человек «блеснет». Это может быть и своевременная юмористика или смешная история — зацепка, привлекающая и удерживающая чуткость слушателей на презентации.

Наконец, весьма действенный прием — применение метафор. Об одной и той же информационной системе можно сказать: «Она позволяет связывать между собой различные регионы» или же «Это как кровеносная система, которая доставляет в сердце — центр вашей фирмы — необходимые порции крови (информацию) и заставляет его биться ровно. Представьте, что произойдет, если в одной или нескольких артериях сразу образуется тромб?». Понятно, что второй вариант звучит значительно интереснее и внушительнее.

Джин Желязны, более сорока лет занимающий в McKinsey&Company пост, аналогов которой нет в мире — директора по визуальным коммуникациям, читающий лекции по проведению презентаций в бизнес-школах Harvard, Stanford и др. и прославленный в РФ по своим книгам «Говори на языке диаграмм» и «Бизнес-презентация» дает следующий совет выступающим на презентации: «Просите для проведения презентации больше времени, чем вам требуется, и заканчивайте ее раньше, чем обещали». (Презентация интересна изюминкой // Современная торговля.2005. № 3. С.-60).

Но какие бы приемы ни использовались, главные правила остаются неизменными — чем солиднее подготовка к презентации, тем больше вероятность успеха; чем больше репетиций, тем спектакль под названием «презентация» пройдет успешнее; чем короче и проще визуальный материал, тем убедительнее покажутся слушателям идеи выступающего. (Стив Мэндел Навыки эффективной презентации. СПб., 2003. С.-8−9). Без этого нельзя добиться успеха.

Перейдём, непосредственно, к разбору презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ» .

Семинары Инсайт проходят в РФ с 1991 года. Сегодня семинары проводятся в Омске, Екатеринбурге, Москве, Сургуте и многих других городах. Для примера возьмём омскую презентацию четырёхдневного семинара «Семинар Инсайт», прошедшую 22 марта 2007 года в 19.00 в Омском центре Международной организации Инсайт. Семинар Инсайт — это практический тренинг личностного роста и персонального развития. Презентация была посвящена тренингу, на котором рассматриваются следующие вопросы: как научиться больше верить себе и другим, как быть более эффективным в жизни, как сделать свою жизнь изобильной и процветающей, как использовать опыт, полученный на семинаре в своей жизни и многие другие. Презентация проходила в довольно просторном помещении при тусклом освещении. Рассадка использовалась театральная. Ряды стульев были направлены на небольшой подиум, на котором находились столик и кресло. По обеим сторонам стояли стенды. Зал был завешен синими шторами, и, пока гости собирались, звучала непринужденная, успокаивающая музыка. Презентация началась с появления ведущей — Людмилы Корчагиной. Людмила — фасилитатор Инсайта, то есть человек, который прошел все семинары и тренинги Инсайта и который может проводить их сам. Людмила поприветствовала присутствующих, представилась и поставила на столик, принесенную в вазу с цветами. На презентации она исполняла несколько ролей: организатор, ведущий и спикер. Это объяснялось тем, что она была одна — довольно странно для организации международного масштаба. Свою речь Людмила начала с вопроса к аудитории — что мы все (присутствующие) тут делаем. От наших ответов зависел ход презентации, это был диалог. Людмила действовала исходя из ситуации, экспромтом. У нее не было заблаговременно приготовленной речи. Она постоянно работала с аудиторией, задавала наводящие вопросы. Отрицательным моментом, оставившим негативный осадок, было, когда Людмила начала рисовать что-то на стенде, говоря: «Жаль, придется испортить листик!», при этом маркер оказался непишущим. В итоге гостям раздали буклеты, в которых можно было ознакомиться с темами и правилами проведения семинаров. Презентация длилась полтора часа. В конце ведущая задала решающий вопрос: «Кто решил пройти семинары Инсайт?» Из пятнадцати присутствующих два человека ещё будут полагать, а остальные отказались, мотивируя это тем, что им неинтересно. Презентация «От паутины проблем к паутине всемирной». Презентация была организована и проведена студентами третьего курса специальности «связи с общественностью» ОмГТУ. Поводом явилось открытие Интернет-сайта кафедры ФиСК — знаменательное событием не только для студентов, но и для преподавателей кафедры и абитуриентов.

На ресепшн (от англ. Reception — саммит, прием) всем пришедшим организаторы подарили шарики изготовленные из золотых и серебряных нитей, символизирующих сайт, а также предложили написать поздравление на небольших листочках бумаги (презентация проводилась накануне Нового года). Началась презентация с показа видеозаписи интервью со студентами кафедры, высказывающими свое мнение о необходимости получения информации и значимости открытия сайта кафедры. После просмотра ведущие (Михаил и Екатерина) «открыли» презентацию, обозначив необходимость создания сайта и рассказав о трудностях распространения информации в организациях на всех уровнях. Спикерами выступили известные и авторитетные личности кафедры, которым после произнесения речи предлагалось символически «решить проблему», снимая листок с обозначенной проблемой с висящей справа от экрана паутины. Презентация длилась 30 минут. В заключении ведущие поздравили гостей с наступающим Новым годом и предложили украсить елку поздравлениями, которые можно будет прочитать на снова открытом сайте.

Презентация «MARS incorporated». 25 апреля 2007 года была проведена презентация программы MGDP (Mars Graduates Development Programmer), поставленной задачей которой является привлечение талантливых выпускников и молодых специалистов и развитие внутри фирмы высокопрофессиональных управленцев, готовых в будущем возглавить фирму, опираясь на существующие ценности и традиции. Началась презентация своевременно. Открыл ее Костюк Ю. В. — начальник отдела трудоустройства ОмГТУ. Потом слово было передано московскому представителю фирмы MARS — Ольге Андреевой. Она совместно с омским сотрудником Дмитрием Михеевым проводила презентацию. Ольга рассказала немного о фирмы, ее структуре, достижениях и корпоративной культуре, ценностях и традициях, Дмитрий — о вакансиях в Омске, об отделе продаж, возможностях развития в фирмы. Использовался экран с презентацией в Power Point, но изображение было неяркое, тусклое. О программе MGDP была предоставлена довольно полная информация. Спикеры часто обращались к аудитории с вопросами. На входе раздавались листовки и брошюры со сведениями о фирмы, программе MGDP и брендах, принадлежащих фирмы (Twix, Snickers, Mars, Bounty, M&M" s, Skittles, Starburst, Kitekat, Chappe, Whiskas, Pedigree, Гурмания). Завершил презентацию показ небольшого фильма, состоящего из нарезок съемки с корпоративных вечеринок фирмы, спортивных мероприятиях, награждений, экспозиций. Музыкальное сопровождение к фильму удачно играло на имидж фирмы. Презентация СОАО «НСГ». Страховое открытое акционерное общество «Национальная страховая группа» 5 мая 2007 г. провела презентацию, поставленной задачей которой было привлечение новых работников, страховых агентов и посещение ими трехдневного семинара, на которых можно подробнее узнать о программах НСГ.

Началась презентация с небольшой задержки. Спикеров было двое — Виталий Коломоец, Ольга Гейтман. Открыл презентацию Виталий, он попросил отключить сотовые телефоны и представился. Рассказал немного о себе, оказалось, что он, а также большинство сотрудников не имеют специализированного образования для работы в этой сфере. Затем Виталий рассказал о фирмы, ее структуре, продемонстрировал сертификаты, свидетельства, развешенные на стенах. Особая гордыня чувствовалась за сертификат, выданный ФСБ, так как он дает многие преимущества. СОАО «НСГ» была создана в 1994 г. В ней можно застраховать все. Виталий перечислил некоторые крупные столичные фирмы, которые пользуются именно услугами НСГ. После чего подчеркнул преимущества и достоинства своей фирмы относительно других омских страховых компаний. И передал слово Ольге.

Ольга также рассказала о себе, о том, что у нее застраховано в НСГ. Затем схематично, используя стенд и маркер, продемонстрировала все программы, которые имеются в фирмы. Программы делятся на ДСИ (дирекция страхования имущества) и ДСЖ (дирекция страхования жизни). Более подробно Ольга рассказала о новой программе страхования пенсионеров. Но это не страхование жизни или имущества — это обеспечение безбедной старости, если в течении 15 лет выплачивать фирмы определенный процент от доходов. Еще Ольга рассказала о новой услуге, предоставляемой компанией — покупка жилья на «шикарных» условиях за счет фирмы. Ольга сравнила эту программу с ипотекой, и оказалось, что она реально удобнее и дешевле. Всех заинтересовавшихся Виталий и Ольга пригласили на трехдневные семинары, остальных пришедших поблагодарили за чуткость.

Оценка эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной» и «MARS incorporated» произведена по критериям, описанным чуть выше в этой же главе Критерии оценки презентации в связях с общественностью. Обозначим их:

• 1. Увлекательность;
• 2. Содержательность;
• 3. Визуализация;
• 4. Интерактивность;
• 5. Сбалансированность.

Презентация «Семинар Инсайт» .

• 1. Увлекательность. Презентация была довольно увлекательной, быть может, за счет нестандартной организации. Полтора часа прошли незаметно.
• 2. Содержательность. Содержательной презентацию нельзя назвать. Речь Людмилы была импровизированной, поэтому была непродуманной, логически не структурированной и сумбурной. Людмила не уделила внимания информации о тренинге и его особенностям, но интересующие данные можно было найти в буклете.
• 3. Визуализация. Были буклеты с информацией о тренинге, его темах и истории Инсайта.
• 4. Интерактивность. Присутствующие на презентации не являлись пассивными зрителями, гости были скорее ее активными участниками. Велся постоянный диалог между Людмилой и приглашенными и поэтому задавали ход презентации.
• 5. Сбалансированность. Ясно, что презентация была не гармонична по своим характеристикам. Прослеживается четкое преобладание интерактивности, и отсутствие какой-либо визуализации.

Таким образом, цели презентации достигнуты не были, что показал заключительный опрос присутствующих. И хотя всех заблаговременно предупредили, что презентация будет импровизированной, что обусловлено спецификой Инсайта, лучше бы она была выполнена по разработанным правилам подготовки и проведения и, конечно, с учетом целевой аудитории. Данная презентация отражает высказывание Г. Н. Татариновой «Неудачное планирование — это планирование неудач!». Это пример непрофессионально и некомпетентно организованной презентации, результатом которой является нереализованные цели и задачи.

Презентация «От паутины проблем к паутине всемирной» .

• 1. Увлекательность. Презентация посвящалась важному и долгожданному событию, поэтому для целевой аудитории была интересна априори. Приглашенные не скучали, они получали информацию с удовольствием. Недостаток — спикерам передавалось слово одному за другим, то есть развлекательная часть между выступлениями отсутствовала. В то же час использовался диалог между ведущими, атмосфера была легкой и непринужденной.
• 2. Содержательность. Приглашенным информация была предоставлено довольно полно. Ведущие были хорошо посвящены в тематику презентации, ориентировались в ней. Информационная часть презентации полностью соответствовала информационным ожиданиям целевых аудиторий. В целом, материал был представлен полно, доступно и интересно. Для приглашенных организаторами был подготовлен пресс-кит, включающий в себя информацию о кафедре, карту сайта и пресс-релизы.
• 3. Визуализация. Никто не ушел с презентации с пустыми руками, организаторы вручали всем шарики из золотых и серебряных нитей, символизирующими новый сайт. Еще интересным моментом было символическое «решение проблемы», которое предлагалось реализовать спикерам — снять листок с обозначенной проблемой с паутины.
• 4. Интерактивность. Организаторы провели письменное анкетирование пришедших студентов кафедры, что позволило узнать информационные ожидания студентов, а также ознакомиться с их пожеланиями.
• 5. Сбалансированность. Презентация была гармонична и сбалансирована. Были интересные решения визуализации, чувствовался творческий подход. Правда, быстрая смена спикеров ограничила развлекательную часть, и ведущие не постоянно держали аудиторию.

Таким образом, в презентации «От паутины проблем к паутине всемирной» материал был представлен довольно полно. Это самый основополагающий пункт в отношении эффективности презентаций, который был достигнут за счет четкой подготовки выступающих, полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в тематику, а также использования технических средств.

Презентация «MARS incorporated» .

• 1. Увлекательность. Презентация представляла собой комментарии Ольги к презентации, выполненной в программе Power Point, ее речь была активный и эмоциональной, что вызывало интерес. Материал преподнесен интересно и с юмором. В заключении презентации Ольга продемонстрировала присутствующим небольшой фильм, посвященный корпоративной культуре корпорации МАРС.
• 2. Содержательность. Речь Ольги была исчерпывающей. Она много рассказала о самой корпорации, брендах, ее корпоративной культуре, ценностях и традициях. Дмитрий подал материал не так полно, как ожидалось. Он рассказывал о перспективах работы в Омске, что являлось основной и ключевой информацией для пришедших студентов, нуждающихся в работе.
• 3. Визуализация. По обеим сторонам были развешены логотипы корпорации «MARS incorporated». На ресепшне раздавались рекламные брошюры с брендами корпорации и с информацией о программе MGDP.
• 4. Интерактивность. Аудитория задавала довольно много вопросов спикерам, на которые получали полные ответы.
• 5. Сбалансированность. Презентация получилась слишком загруженной информацией, в убытки развлекательной части. То есть содержательность прямо преобладает.

Таким образом, презентация прошла сухо и не интересно. Она никого «не зацепила». Ошибкой организаторов было упущение в приглашении фактора возрастного ценза. Презентация рассчитывалась для выпускников университета и молодых специалистов, окончивших ВУЗ не более 3-ех лет назад. Вследствие этого многие студенты покидали аудиторию во час презентации, что отвлекало чуткость. Презентация длилась полтора часа и, жаль, что организаторы упустили развлекательный момент Могла бы получиться незабываемая, интересная, а главное — эффективная презентация.

Презентация СОАО «НСГ» .

• 1. Увлекательность. В презентации были затронуты актуальные и социально-значимые проблемы — обеспечение безбедной старости, покупка жилья — что вызвало интерес аудитории и стремление дискутировать. Материал был представлен непринужденно, с юмором. На презентации не было ведущего, то есть спикеры представляли себя сами. И из-за этого упущена развлекательная часть.
• 2. Содержательность. Информация о фирмы, ее история, заслуги и достижения были представлены четко, логично и грамотно. Материал о программах страхования также был представлен доступно и продемонстрирован схематично. В целом презентация была в меру содержательной.
• 3. Визуализация. Визуализация отсутствовала, не было раздаточного материала.
• 4. Интерактивность. Гости презентации задавали вопросы спикерам, были активны, участвовали в обсуждении программ страхования.
• 5. Сбалансированность. Наблюдается явное преобладание содержательной части над развлекательной и визуализацией. В то же час сам способ подачи материала не является напрягающим и создает ощущение информационной перегруженности.

В целом презентация была увлекательной, час прошёл незаметно. Спикеры задавали вопросы аудитории, аудитория была активна. Многие из присутствующих захотели посетить платный трехдневный семинар, что говорит о достигнутых целей организаторов. Презентация оказалось эффективной, так как были достигнуты основные цели, а именно — приглашенные заинтересовались курсами, предлагаемыми компанией НСГ и регистрировались для их прохождения сразу после презентации.