Информационная база аудиторской проверки

При аудите расчетов с подотчетными лицами проверке подлежит:

• -правильность оформления и своевременность предоставления авансовых отчетов, наличие документов для обоснования произведенных расходов;
• -правильность оформления командировочных документов и соответствие произведенных расходов установленным нормам;
• -соответствие выдачи под отчет денежных сумм установленным внутренним правилам организации.

Типичными ошибками и нарушениями являются:

• -превышение установленного срока предоставления авансового отчета по денежным средствам, полученным при направлении работника организации в командировку;
• -отсутствие приказа или заявления о выдаче подотчетных денежных сумм с резолюцией руководителя;
• -выдача подотчетных сумм работникам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
• -выдача подотчетных денежных средств лицам, с которыми не заключены трудовые договоры;
• -наличие авансовых отчетов лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера;
• -систематическая выдача под отчет денежных средств с последующим их возвратом в кассу организации, что предполагает отсутствие производственной необходимости.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• -авансовые отчеты;
• -журнал регистрации авансовых отчетов;
• -приказы о направлении сотрудников в командировку;
• -список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• -сметы представительских расходов;
• -приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• -баланс предприятия;
• -отчет о движении денежных средств;
• -главная книга по счету 71;
• -журнал-ордер по счету 71 (№ 7), объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства. Для наглядности представим информационную базу аудита подотчетных средств в виде рисунка (рис. 5).

Рисунок 5 — Схема движения бухгалтерской информации по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по журнально-ордерной (автоматизированной) форме бухгалтерского учета Основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

• -выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
• -выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• -выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
• -несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• -списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия [17, c. 14].