Приемы и способы работы с подотчетными лицами

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с рабочими по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуются в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету 94 «Недостачи и потери от ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) [30, с. 26].

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет (Приложение 4). Рассмотрим основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами и представим их в виде таблицы (табл. 2).

Таблица 2 — Бухгалтерские проводки учета расчетов с подотчетными лицами.

Аналитический учет в журнале-ордере по счету 71 ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе «Выдано под отчет» предусмотрены соответствующие графы.

Для получения синтетических данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.).

Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то руководитель предприятия признает, что перерасход оправдан и работнику должны возместить разницу.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» [29, c. 253].

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Из вышеизложенного следует, что наибольшее количество ошибок в отношениях с подотчетными лицами, как правило, происходит именно при оформлении документов.

Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях. Также часто встречаются недочеты в первичной документации.

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с подотчетниками, является приказ руководителя фирмы. В нем должен быть прописан перечень лиц, которые имеют право получать «наличку» под отчет. — В приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы. Помимо этого необходимо указать предельный размер и порядок сдачи авансовых отчетов.

Авансовый отчет (форма № АО-1) используют для списания денег, выданных на приобретение административно-хозяйственных нужд. Этот документ должны заполнить бухгалтер и подотчетное лицо. К нему необходимо приложить кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие необходимые документы. К авансовым отчетам необходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы. Это могут быть счета из гостиниц (если сотрудник отчитывается по расходам на служебную командировку), товарные чеки из магазинов розничной торговли и другие.

Если такая документация отсутствует, организация вправе решить, что денежные средства были истрачены на иные цели.