Контроль, за исполнением документов
Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения — это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные… Читать ещё >
Контроль, за исполнением документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения — это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:
- · контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению — помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы — документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;
- · контроль, за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.
- · контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами.
Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как:
- · предложения, заявления и жалобы граждан — в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней;
- · заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей — не позднее 7 дней со дня поступления;
- · запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ — в срок до 20 дней;
- · Поручения Президента РФ и Правительства РФ — в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» — в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения — в 10-дневный срок;
- · письма предприятий и учреждений — 30 дней;
- · приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ — согласно указанному сроку или в течение 30 дней.
Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.
Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.
Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:
- · распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;
- · распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);
- · распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).
Кроме этих документов, на контроль также ставятся:
- · протоколы совещаний при руководителе органа управления;
- · поручения руководителя;
- · входящая корреспонденция;
- · письменные и устные обращения граждан.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- · постановку документов на контроль;
- · проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- · предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- · учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
- · регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
- · снятие исполненных документов с контроля.
Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:
контрольные журналы;
регистрационно-контрольные карточки (картотека);
письменные отчеты;
проверки;
Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование — не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
бухгалтерский документ архивирование.