Введение. 
Современные методы документации

Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т. е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Она имеет важное, значение для теории документоведения и практической документной — коммуникационной деятельности.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Молодому специалисту, пришедшему работать на предприятие, необходимо иметь представление не только о движении документов в организации, но и навыки и знания в области составления и оформления различной документации.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Необходимость фиксировать информацию появилась давно, и в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука — и видеозаписи на специальном материале (бумаге, кинои фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Для организации правильной, а главное эффективной защиты документированной информации необходимо, прежде всего, хорошо представлять сам объект защиты, его основные свойства, характеристики, особенности документирования на различных носителях.

Документоведение как наука о документах позволяет научно систематизировать признаки документов, то, каким образом появляется документ, какие принципы положены в основу его создания, каким образом выстраивается технологическая цепочка движения документа в зависимости от его назначения и степени конфиденциальности.

Особенно выросла роль документоведения в связи с распространением рыночных отношений и коммерческой самостоятельностью предприятий. В условиях жесткой конкуренции борьба за прибыль все больше из материальной сферы перемещается в сферу информационных технологий, за обладание информацией (кадровой, финансовой, коммерческой, технической, технологической и т. д.).

В этих условиях документ выступает и как основной носитель конфиденциальной информации, и как объект информационной защиты. Знание основных правил работы с документами из удела узкого круга специалистов-делопроизводителей и архивариусов превращается в насущную необходимость практически всех работников государственных и коммерческих организаций.

Неправильное оформление управленческой, кадровой, финансовой и коммерческой документации, несоблюдение режима конфиденциальности документов может обернуться тяжелыми правовыми и экономическими последствиями.

Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:

• 1) информационная составляющая документа;
• 2) физическая (материальная) составляющая документа;
• 3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие одного какого-либо приоритетного признака, на основе которого осуществляется деление документов на подвиды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсистем.

Каждая из них олицетворяет отдельный признак современных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам материального носителя, структуре построения текста и т. п.

Предмет исследования — Современные системы документации. Классификация документов.

Объект исследования — Информационные свойства и коммуникативные возможности документа.

Информационная база работы: В данной работе использовалась как законодательная база: Федеральные законы — «Об архивном деле в Российской Федерации».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом и т. д.).

Гост Р 51 141−98.

Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Среди изученных авторов можно выделить Т. В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.

В научной литературе вопрос экспертизы ценности раскрыт в трудах Павлюка Л. В., Киселева Т. И., Воронина М. Ф., Вовкотруба О. В., Фионовой Л. Р., Алексеевой Е. В., Афанасьевой Л. П., Бурововой Е. М., Охотникова А. В., Булавиной Е.А.

Например, в статье Быковой Т. А. («Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов организации») подробно рассмотрен процесс экспертизы ценности в организациях.

В статье В. Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. В рекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.

Банасюкевич В.Д. в статье «Экспертиза ценности документов» детально изучает экспертизу ценности как комплексный процесс работы с документами, рассматривает основные проблемы экспертизы ценности.

Исторические аспекты развития и становления экспертизы ценности документов наиболее полно раскрыты коллективом авторов Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова ЕМ., Осичкина Г. А. в статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов», в данной статье также приводятся особенности экспертизы ценности как организационного процесса.

Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.

Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).

Структура работы.

Данная дипломная работа состоит из введения (во введении указывается актуальность, предмет и объект исследования, теоретико-методологическая база исследования), основной части работы (трех глав), заключения и списка использованных источников литературы.

В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей, возникновение и развитие отечественного делопроизводства.

Во второй главе рассматриваются документ и его функции.

В третьей главе описывается информационные свойства и коммуникативные возможности документа В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сама «Инструкция по Документационному обеспечению управления» разработанная в ходе выполнения данной работы, приведена в приложении, как и документация, используемая в процессе написания дипломной работы.

Цель дипломной работы: Классификация документов история создания и современное состояние Актуальность и цель дипломного исследования определили ее основные задачи:

• 1. Рассмотреть законодательную и нормативно-методическую регламентацию по вопросу истории создания и современного состояния документов.
• 2. Провести апробацию разработанных методических материалов и дать глубокий анализ источников и литературы.
• 3. Изучить возникновение и развитие отечественного делопроизводства. Современные системы документации
• 4. Рассмотреть понятие и свойства документа. Классификация документов.
• 5. Разработать проект должностной инструкции секретаря делопроизводителя.

документ делопроизводство должностная инструкция.