Хранение бухгалтерских документов

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

• * наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
• * период, за который скомплектованы документы;
• * перечень скомплектованных первичных документов;
• * дату комплектации и передачи документов в архив;
• * подпись ответственного лица.

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (например, наряды на работу, сменные рапорты и т. п.) могут храниться не переплетенными, а подшитыми в папки.

Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее 5 лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета). Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

При этом, согласно п. 99 Положения по ведению бухгалтерского учета, рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 101 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством (п. 100 Положения по ведению бухгалтерского учета). Постановление об изъятии должно содержать четкий перечень изымаемых документов и причину изъятия (то есть основания, по которым соответствующий орган может предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства). Обращаем внимание читателей, что изъятие документов просто «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Руководителю предприятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.

При изъятии документов оформляется протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия [3,4,1,2,5].