Процесс организации MITT

MITT — схема организации

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупно международной выставки, в качестве которой выбрана MITT — безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России. Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:

• 1. Принятие решения о проведении выставки.
• 2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.
• 3. Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.
• 4. Прием заявок на участие в выставке.
• 5. Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий, среди которых:
  • · Распределение выставочных площадей между участниками.
  • · Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.
  • · Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.). Оформляется следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х экземплярах. Четвертый экземпляр хранится до вывоза. При потере письма невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра.

• 6. Монтаж экспозиции.
• 7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.
• 8. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей дело­вых кругов, а вторую — для широкой публики.
• 9. Обеспечение рабочей программы выставки.
• 10. Официальное закрытие выставки.
• 11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).